Stéphane LACHENAL (trésorier groupe SAMSE) est en charge des opérations de croissance, des questions de productivité et de la qualité de l’information poussée vers le client interne. Chez COLAS, François Levasseur est directeur de la Transformation. Ils évoquent leur utilisation de CashOnTime en matière d’automatisation du poste clients sur le DSO et le BFR lors du FORUMDIMO 2024. Un atelier animé par Fanny RONDET, manager commerciale CashOnTime chez DIMO Software.
Comment la comptabilité gère la question du cash ?
Chez SAMSE, le service clients agit principalement comme un service de recouvrement de premier niveau, en procédant à des relances amiables. Concernant les encaissements, la majorité des tâches a été dématérialisée et automatisée, notamment le lettrage grâce à la solution CashOnTime Allocation. L’absorption du flux client s’est structurée au niveau de la trésorerie. Chez SAMSE, une quinzaine de personnes se consacrent à cette tâche, car il y a deux secteurs d’activité : le B2B et le B2C. Elles gèrent les règlements, qu’ils soient effectués en ligne, par SMS, par mail, etc. Dans le secteur B2C, bien que les paniers soient plus petits, le volume de transactions est bien plus conséquent.
COLAS est organisé de manière très décentralisé. Sur le périmètre France, le groupe gère beaucoup de grandes entreprises via 200 centres de profit – qui ont chacun un compte bancaire d’encaissement – disséminés sur tout le territoire, avec 1 à 3 membres de l’équipe administrative au plus près de l’exploitation locale pour traiter facturation, relance, recouvrement de créances et encaissement clients. François LEVASSEUR explique : « Nos clients considèrent souvent qu’un seul IBAN correspond à une seule personne morale, et qu’ils n’ont pas besoin de gérer dans leur ERP 200 IBAN de COLAS France pour envoyer chacun des paiements dans la bonne agence. Nous avons cherché un outil nous permettant dans son standard de relier les encaissements reçus avec la facture correspondante ».
Qu’est-ce qui a motivé la réflexion autour de l’optimisation du cash ?
Pour SAMSE, la motivation était axée sur la productivité, comme l’explique Stéphane DELACHENAL : « Dans le secteur du bâtiment, le mode de paiement préféré est la LCR (Lettre de Change Relevé) automatique. Certaines entreprises souhaitent parfois reprendre la main sur le règlement et modifier les conditions générales, passant ainsi au virement. Cela a entraîné une diminution des encaissements de type LCR qui était un mode pourtant simple pour nous et une augmentation des encaissements de type virements. La situation est devenue plus complexe, créant ainsi un problème de lettrage. »
De son côté, COLAS a fait évoluer son calibrage : « Jusqu’en 2020, nous étions articulés en travaux France sur 6 entreprises régionales, qui arrivaient à relier leurs encaissements avec leurs 40 ou 50 centres de profit. Début 2021, pour des questions de gouvernance et de simplification, nous avons agrégé ces 6 entités en une seule. Nous nous sommes retrouvés avec des clients au rayonnement territorial et national qui nous réglaient sur un seul compte pour potentiellement 200 business units ».
DIMO Software : le choix du conseil en plus de l’accompagnement
Initialement, SAMSE rencontrait une problématique avec une collectivité locale composée de cinq mairies mais d’une seule trésorerie. Cela signifiait qu’un règlement pouvait être utilisé pour lettrer les comptes de plusieurs mairies.
« Il s’agissait souvent de petites factures en retard, ce qui impliquait un lettrage très long. La solution a immédiatement très bien fonctionné » se remémore Stéphane DELACHENAL. François LEVASSEUR admet avoir consulté plusieurs éditeurs, dont la plupart étaient axés optimisation DSO, ce qui ne correspondait pas aux besoins de l’entreprise : « Nous sommes fortement orienté collectivités locales, mais nos marges de manœuvre sont assez limitées pour améliorer la vitesse de recouvrement de créances. DIMO Software s’est vraiment focalisé sur notre problématique : le lettrage automatique des encaissements (identification automatique du donneur d’ordre avec la/les facture(s) correspondante(s). Ils ont proposé un POC sur quelques jours, avec un jeu de tests de nos factures, de nos encaissements clients. Nous avons atteint un taux de 65% de reconnaissance sans aucun effort de paramétrage, ce qui a validé le choix de DIMO Software ».La conduite du changement : un vrai sujet quand on parle d’optimisation et d’automatisation de flux
Selon Fanny RONDET, il faut donner la main aux utilisateurs métiers sur l’outil afin qu’ils adhèrent au nouveau projet et qu’ils puissent gérer les écarts ou effectuer des arbitrages. « Chez COLAS, en trois jours tout le monde était prêt à utiliser la solution. La prise en main a été très rapide et l’adoption de l’outil quasi instantanée.».
L’approche a été différente chez SAMSE, où la solution a d’abord tourné à vide : « Nous avons ensuite indiqué aux opérationnels les tâches à effectuer et avons affiché les scores. Proposer un outil qui fonctionne bien rassure et soulage les collègues ». Stéphane DELACHENAL ajoute : « Notre ERP étant assez complexe sur la partie encaissement, il s’est avéré beaucoup plus facile d’utiliser la solution CashOnTime, bien plus fluide et ludique. L’ergonomie du produit et sa prise en main ont été beaucoup plus simples. C’est agréable d’avoir un outil convivial et moderne qui évite de faire 15 clics pour réaliser une opération. De plus, le même écran s’affiche pour une population de trésoriers qui a l’habitude de faire des rapprochements. C’est un outil qui s’intègre parfaitement dans un process métier central ou décentralisé ».
CashOnTime tire partie du machine learning et de l’Intelligence Artificielle
Personnalisation du paramétrage
Fanny RONDET explique que CashOnTime différencie deux choses : « Il y a du machine learning, mais également une couche de paramétrage. Nous personnalisons le paramétrage en fonction des activités et des métiers de nos clients pour construire des stratégies apportant un résultat dès la première injection de fichiers. L’IA apprend des actions des utilisateurs, des rencontres des informations bancaires avec les factures pour permettre à l’outil de dépasser le simple contexte de l’information contenue dans les fichiers bancaires à un instant « T ». C’est ce qui va permettre d’atteindre des pourcentages de lettrage importants ».
Par ailleurs, CashOnTime s’appuie sur l’identification du donneur d’ordre qui paye. Il y a quatre critères :
- l’IBAN dans le fichier bancaire.
- le numéro de facture ou une partie du numéro de facture, s’il est annoncé.
- l’historique : la solution prend le libellé principal de la banque et vérifie dans ses archives si des opérations ont déjà eu lieu.
- la recherche « mot-clef »: en partant du libellé bancaire principal, la solution utilise un algorithme développé par DIMO Software qui permet de se concentrer sur les « mots clefs principaux ». S’il constate qu’il y a un encaissement marqué « virement reçu [Nom de l’entreprise] », il prend le nom de l’entreprise, analyse la base de factures et la base clients pour sortir tous les comptes rattachés à l’entreprise en question. Ce processus permet d’identifier clairement le donneur d’ordre avant de lancer la stratégie de lettrage.
Cumul des factures
Principalement, l’outil part des numéros de factures récupérés automatiquement qu’il va cumuler, puis regarde si le montant de l’encaissement est similaire. Ensuite, il applique la stratégie de lettrage personnalisée par exemple en regroupant les factures avec la même date d’échéance. Il peut remonter ensuite à la date de création, un numéro de commande, etc. Il est possible d’ajouter le solde échu du compte client, le solde du compte client, etc. Si plusieurs possibilités existe CashOnTime Allocation affichera des propositions que l’utilisateur devra consulter pour un arbitrage manuel.
Un lettrage orienté grands comptes
Fanny complète : « La solution exploite également les avis de virements lorsque le client est plutôt orienté grands donneurs d’ordres, avec un lettrage sur des dizaines, des centaines, voire des milliers de lignes de factures. So
uvent, le grand donneur d’ordre communique les informations en amont, généralement sous forme de fichiers PDF natifs, de fichier Excel etc envoyés par mail. Cette donnée est injectée dans CashOnTime qui réserve les factures et met en exergue de potentielles déductions. CashOnTime dématérialise aussi les notes de débit, les notes de crédit, pour pouvoir les utiliser à l’arrivée de l’encaissement ».
uvent, le grand donneur d’ordre communique les informations en amont, généralement sous forme de fichiers PDF natifs, de fichier Excel etc envoyés par mail. Cette donnée est injectée dans CashOnTime qui réserve les factures et met en exergue de potentielles déductions. CashOnTime dématérialise aussi les notes de débit, les notes de crédit, pour pouvoir les utiliser à l’arrivée de l’encaissement ».Une approche clé en main
A noter que DIMO Software effectue les déploiements de CashOnTime en mode « clé en main » en accompagnant ses clients du début à la fin avec des étapes claires pour le déploiement du projet et des consultants experts CashOnTime dédiés à sa mise en place. La solution exploite les données mises à disposition selon ce que le client souhaite en faire. Certains vont très loin dans l’automatisation machine. D’autres préfèrent avoir des contrôles utilisateurs sur certains projets, sous forme de traitements partiels.».
Order to cash : absorption du flux quotidien et harmonisation des process
Outre le gain de temps sur les tâches à faible valeur ajoutée, la mise en œuvre de CashOnTime permet aussi de reposer les règles et de s’assurer qu’elles soient respectées d’une filiale à l’autre, ou d’un gestionnaire à l’autre. Un audit initial permet de redéfinir les règles pour permettre une immédiateté dans le traitement de la donnée. Un connecteur avec l’ERP du client réinjecte toutes les lignes nécessaires dans CashOnTime Allocation. Le fichier bancaire est la source du déclenchement du lettrage qui a lieu entre 6h et 7h30 du matin quand les appels aux banques ont lieu. Le pourcentage automatique est immédiatement renvoyé dans l’ERP de l’entreprise et dans les systèmes comptables. Cela permet d’envoyer les données dans CashOnTime Collection qui va faire son recouvrement sur les données à jour des encaissements du matin. « Ce lien global de la chaîne order to cash est crucial quand on cherche à piloter efficacement sa data » assure Fanny RONDET.
Des bénéfices visibles au bout de quelques mois
François LEVASSEUR indique qu’au bout d’un an, l’amélioration est très vite visible : « Nous sommes sur des automatchings de 70-72% en moyenne, avec des pics à 80-85%. Mais il y a forcément un reliquat de factures ou d’encaissement à traiter manuellement car nous traitons aussi des factures de collectivités ayant diverses problématiques – notamment de révisions de prix – et donc pour lesquelles tout ne peut pas matcher… DIMO Software est intervenu dès l’atelier de cadrage au sein d’une de nos agences avec son responsable administratif et le comptable client. En effet, nous cherchions à implémenter l’outil en accord avec nos équipes sur le terrain et en ayant la transformation en ligne de mire.Nous avions 60 ETP (équivalents temps plein) qui se consacraient à l’encaissement, aujourd’hui ils sont un peu polyvalent et font de l’encaissement en temps partiel. Nous sommes passés d’un modèle centralisé à un modèle décentralisé. Nous sommes partis sur un déploiement très large, avec beaucoup d’utilisateurs. Nous avons donné à tous les utilisateurs locaux la possibilité de traiter eux-mêmes les deux encaissements quotidiens résiduels non traités par la solution dans un outil à l’ergonomie plus satisfaisante que celle d’un ERP ».
Retours d’expériences sur la chaîne de trésorerie
Il parait qu’un bon lettrage passe par un bon recouvrement de créances et vice-versa. Cependant, il peut arriver que les données n’arrivent pas assez vite d’un service à l’autre parce qu’il peut potentiellement y avoir des erreurs susceptibles de déclencher de mauvaises informations dans la communication avec le client.
Stéphane DELACHENAL raconte que l’on reprochait à la comptabilité client de ne pas aller assez vite : « Nous étions sur un modèle ancien où, pour pouvoir contacter un compte client, il fallait effectuer une relance et passer par l’ERP pour avoir un relevé de facturation. Ce n’était pas très efficace et très long sur des entités disséminées que nous n’arrivions pas à consolider. Le lettrage permet de faire des relances justes au quotidien alors que dans le passé, certaines relances pouvaient partir sans réelle supervision. Nous pouvons aussi traiter le reliquat manuellement sur les dossiers complexes. Nous avons formalisé une nouvelle organisation au siège du groupe et dans nos filiales qui réalisent plus de 100 millions d’euros de chiffre d’affaires. Désormais, tout le monde a le même outil et il n’y a plus de décalage entre les entités. En interne, cela a apporté de la crédibilité à la communication entre les différents services, en mettant en exergue notre maîtrise des flux. L’outil est performant pour accroître la performance en global ».François LEVASSEUR explique qu’avec CashOnTime Allocation, 70% du transactionnel a été supprimé : « C’est la machine qui le fait et qui remonte toutes les données. De plus, l’outil offre un bel écran de supervision des actions de chacun. Les encaissements résiduels sont correctement traités au quotidien. Dans le passé, les encaissements étaient parfois reportés sur la fin du mois, au moment du cut-off et du calcul du bonus / malus sur la dette clients dans nos agences. Maintenant, nous avons un suivi au fil de l’eau pour la partie résiduelle. Autre bénéfice : quand les collaborateurs rentrent de vacances, il n’y a plus que de 30% des encaissements à traiter et non plus 100% ! Plus de monitoring, plus de supervision, et un rythme plus fluide de comptabilisation. Nous avons aussi de l’automatisme en rapprochement bancaire ».
Les enjeux majeurs dans le contexte order to cash pour 2024-2025
Stéphane DELACHENAL estime qu’il faut libérer du temps pour la facturation électronique, le virement instantané et se préparer à la facture dématérialisée : « Nous ne savons pas s’il y aura un format codifié dès l’émission. L’encaissement est le nerf de la guerre pour les sociétés privées. Mais plus on ajoute des étapes au règlement, plus cela nécessite de la préparation. Nous allons être plus qualitatifs, plus gestionnaires, plus analytiques en matière de données, car l’Europe commence à mettre la pression. Nous avons un grand nombre d’interfaces avec un ERP généraliste alors que SAMSE travaille plutôt sur des domaines spécialisés. La communication avec l’éditeur est compliquée, car la France est un petit pays pour les gros éditeurs d’ERP mondiaux. Par conséquent, il faut développer des briques spécifiques ».
Après avoir terminé le déploiement de la solution CashOnTime Allocation, François LEVASSEUR a constaté qu’il était possible de mettre en place des process performants en dehors d’un ERP limité en termes d’ergonomie et de fonctionnalités. Nous pouvons trouver des briques applicatives pour traiter de nouveaux process, par exemple pour aspirer les engagements de dépenses et les factures fournisseurs. La chaîne fournisseur est pleine de complexités et embarque beaucoup d’acteurs et de donneurs d’ordres qui émettent des bons de commande réceptionnés dans l’ERP. Le fournisseur doit se montrer diligent et discipliné dans les mentions qu’il porte sur sa facture, si tant est que les autorités puissent aider aussi à normer les champs (IBAN, etc.) pour le bon de commande, ce qui faciliterait les opérations de matching ».
Quelques points de vigilance
Pour bien démarrer un projet, François LEVASSEUR estime qu’il faut que le mode de déploiement et d’implémentation de l’outil soit bien cadré. Il est important d’aller vers l’utilisateur pour analyser ses besoins et trouver un bon compromis pour que l’adhésion se fasse grâce à un apport visible de l’outil. « Sur les conseils de DIMO Software, nous avons choisi un paramétrage pratiquement décloisonné de telle sorte que n’importe quel utilisateur puisse voir les encaissements de son voisin d’agence. Cela permet par exemple à un utilisateur de voir s’il est possible qu’une facture puisse trouver un encaissement dans une agence proche. Nous gagnons ainsi en fluidité ».Stéphane DELACHENAL estime de son côté que le machine learning est très puissant mais qu’il faut être vigilant : « Si un opérateur se trompe trop souvent au démarrage, il faudra modifier l’apprentissage effectué. Nous atteignons un taux de 70% en ayant fait tourner la solution une semaine. Par contre, il faut bien tenir compte des spécificités de chaque entreprise parce que la machine capitalise dès le démarrage. Outre la productivité, il faut aussi travailler la qualité en parallèle. Sur certains relevés bien faits, nous avons atteint 100% de lettrage. La solution nous a grandement facilité la vie, nous ne pourrions plus nous en passer ».
Vous envisagez l’automatisation du poste clients et avez des questions ?
