Le groupe Ayming a décidé d’investir dans l’automatisation de son recouvrement avec le logiciel CashOnTime pour gagner en efficacité dans sa course au cash et développer une culture proactive du recouvrement de créances. Durant le FORUMDIMO 2023, Sébastien Chaize (Coordinator Sales Administration Group) a expliqué pourquoi il a choisi la solution DIMO Software. Un atelier animé par Fanny RONDET (Manager Commercial CashOnTime).
Visualisez le retour d’expérience d’Ayming
La recherche d’une solution pour simplifier la gestion de 38 000 factures annuelles
Ayming (600 experts en France, 165 M€ CA Groupe en 2022, 95 % de taux de fidélisation clients) est le pionnier du conseil en performance opérationnelle depuis plus de 35 ans et accompagne en France et à l’international des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activités. Le groupe intervient principalement sur la réduction des taux d’accidents du travail (ATMP) et le Crédit d’Impôt Recherche (CIR). Avec environ 38 000 factures émises annuellement, AYMING a fait le choix d’utiliser un logiciel pour traiter et suivre efficacement cette quantité de factures. « Nous n’avons pas externalisé notre recouvrement de créances, car la majorité de nos factures concernent des clients tels que l’Urssaf ou le Fisc et peuvent être soumises à certains litiges ponctuels » explique Sébastien Chaize.
Pourquoi s’équiper d’un logiciel de recouvrement de créances adapté à la volumétrie de factures clients ?
Avant CashOnTime, pour traiter cette volumétrie de factures, AYMING passait par un accompagnateur dans l’ERP interne qui n’était pas vraiment un outil de recouvrement de créances. Cette solution n’était pas adaptée pour traiter des factures allant de 100 euros jusqu’à près d’un million d’euros. « Nous avions la même ligne directrice pour chacune des factures et chacun de nos clients, ce qui n’était pas du tout adapté. Nous avons donc souhaité améliorer nos processus de traitement à l’aide d’un outil de gestion dédié : le logiciel CashOnTime a parfaitement répondu à nos besoins et même un peu plus ».
AYMING, c’est plus de 4 000 clients ouverts dans la plateforme CashOnTime, avec un peu plus de 2 000 clients actifs. Cela représente un peu plus de 7 000 factures en balance. « Nous avons des périodicités en matière de facturation. En matière de CIR, la date butoir de dépôt des dossiers est le 15 avril. Le traitement d’une très grosse volumétrie de factures va s’étaler jusqu’au mois de juin, avec des montants également très importants qui nécessitent une grande attention. Au mois de juin, nous traitons ainsi 10 à 11.000 factures. C’est lié spécifiquement à notre métier, car nous avons peu de factures sur le début de l’année, beaucoup plus sur le deuxième trimestre. L’outil s’adapte à nos cycles de factures, ce qui est très important pour nous » explique Sébastien CHAIZE.
Un connecteur avec un fournisseur Risques sur le périmètre France afin de sécuriser le paiement de vos factures clients
L’anticipation est très importante pour AYMING et un changement de note est lourd de sens. Prendre contact avec le client pour lui indiquer la présence de quelques problèmes de paiement ne doit pas être mal perçu. Il s’agit d’un accompagnement client et cette relation client est au cœur même du métier de AYMING. Selon Sébastien CHAIZE : « À défaut de changer de contrat, nous pouvons proposer un autre processus de paiement ou un échéancier. Le but : accompagner notre client qui est peut-être en difficulté, car c’est très rare qu’il déclare de lui-même. Ou bien il n’est plus en mesure de payer la plupart du temps. Il est important pour nous de pouvoir accompagner ce client au bon moment en lui proposant des solutions adaptées. C’est une véritable valeur ajoutée. C’est là où nous nous servons du connecteur Risque qui nous indique en temps réel les entreprises à surveiller, en se basant sur des notes ayant baissé. On ne s’alerte pas à la première indication, mais des indicateurs réguliers nous amènent à proposer des solutions à nos clients en difficulté pour pouvoir sécuriser le paiement de nos factures ».
La DSI n’a pas été vraiment impliquée en début de projet. Par contre, elle a apporté du support sur les connexions vers l’outil comptable, lorsqu’il a fallu réaliser des extractions pour les injecter dans le logiciel CashOnTime. Une fois que tout est créé, la partie IT reste très légère, même en matière de déploiement à l’international, ce qui est très appréciable. Fanny RONDET explique qu’il faut décider en amont des informations que l’on doit récupérer pour avoir les bons KPIs, les bonnes données et effectuer de bonnes relances à nos clients.
Divers types de données
Changement de score, changement de statut, surveillance des montants d’encours, mises sous surveillance, liquidations judiciaires ou redressements judiciaires sont quelques exemples d’informations vitales. « Nous avons un délai pour déclarer nos créances sur tout ce qui concerne les liquidations judiciaires. La récupération de la créance n’est pas automatique, mais il faut pouvoir la déclarer au plus vite. Quant aux entreprises qui tombent sous surveillance judiciaire, nous essayons de leur proposer une solution. Si nous avons des factures à sortir, si nous avons du stock sur notre facturation, nous pouvons prendre contact avec le client pour voir s’il ne serait pas possible d’adapter notre facturation. Cela nous permet d’anticiper au mieux le futur du client selon sa santé financière ». En résumé, le processus est le suivant : recoupement automatique des informations, analyse par le logiciel CashOnTime, génération de notifications automatiques pour alerter le chargé de recouvrement.
Un outil avec toutes les informations Clients
Depuis CashOnTime, depuis la fiche client, on peut cliquer sur un bouton qui va ouvrir la page du fournisseur Risques pour rentrer dans le détail et piocher d’autres informations qui ne seraient pas remontées ou exposées dans les API mises à disposition par le fournisseur. On accède à la page qui présente l’analyse financière du client, avec tout l’historique à au moins cinq ans, avec les changements de statuts qui peuvent engendrer un changement de SIREN, les dossiers de fusions, toutes les données importantes sont consultables en temps réel et mises à jour quasiment quotidiennement.
Trois ans de recul et un solide retour d’expérience en relance de recouvrement
Originellement, AYMING a déployé le produit uniquement sur la France. 11 collaborateurs travaillent au quotidien avec le logiciel CashOnTime, notamment sur Paris et Lyon. La mise en production a eu lieu en un mois et demi (mai 2020). L’outil est assez simple d’utilisation et très intuitif. Pour Sébastien CHAIZE : « Nous n’avons rencontré aucun problème majeur. Nous déployons maintenant l’outil CashOnTime dans toutes nos filiales Monde (États-Unis, Canada, Belgique, Espagne, etc.) soit onze entités à terme. En une semaine, nous allons pouvoir tester toute notre balance âgée sur l’interface pour l’Espagne. Ce sont des process relativement légers et faciles à mettre en œuvre ».
Un partage d’informations apprécié pour avoir un processus de relance clients plus efficace
Sébastien CHAIZE explique : « Si une personne en Belgique est absente, avec l’historisation dans CashOnTime, le recouvrement en France a toutes les informations pour aller aider la filiale. S’il y a des absents en France, peut-être que l’Espagne pourra nous aider et ainsi de suite. Tous les gabarits de relance clients sont disponibles dans toutes les langues. Le chargé de recouvrement peut donc intervenir sans connaître spécifiquement le client n’importe où à partir de son PC. C’est très important pour nous, car nous avons des filiales où il n’y a qu’une seule personne. On peut donc prendre le relais à distance si le besoin se fait sentir ».
Quels sont les bénéfices de l’automatisation de son recouvrement de créances ?
« En tout premier lieu, nous avons constaté l’amélioration très rapide de notre DSO (quelque mois) puisque nous avons gagné une vingtaine de jours. Cela signifie que nous avons encaissé plus rapidement nos factures et donc vécu une accélération du niveau de cash (BFR). On peut aussi parler de la fonction d’atterrissage : on peut avoir des prévisions, savoir où on va avec une grande précision. C’est crucial pour un DAF ou un credit manager de pouvoir se baser sur des données fiables. Au bout de trois ans, le DSO continue encore de baisser ! » s’enthousiasme Sébastien CHAIZE.
Envie d’en savoir plus sur la solution CashOnTime ?
