Le 1er producteur européen de Charolais
Créé en 1962, SICAREV est un groupe coopératif spécialisé dans la commercialisation de viande en gros (bœuf, veau, porc et produits élaborés) et le négoce de bétail.
Au fil des années, le groupe s’est fortement développé notamment par le biais de plusieurs rachats, fusions et d’importants investissements.
Son organisation efficace en filières lui permet de maîtriser toute la chaîne de production et commercialisation de la viande. Ce fonctionnement garantit au groupe une traçabilité et une qualité de ses produits et lui permet de répondre aux besoins de sa clientèle française et européenne.
Un objectif : se libérer des saisies comptables !
La clientèle du groupe est essentiellement constituée d’acteurs de la grande distribution, de boucheries, grossistes et collectivités, qui effectuent leurs règlements principalement par virement. Alexandrine Sotton, responsable du contrôle de gestion du groupe Sicarev nous explique que les 56 000 virements reçus chaque année étaient traités manuellement par l’administration des ventes (pour les virements destinés aux sociétés du groupe les plus importantes) et la comptabilité clients (autres sociétés).
Ainsi 1,5 ETP était consacré à l’identification, la saisie et le lettrage des virements reçus dans l’ERP IRIS Finance. « Le plus long, ce n’est pas vraiment la saisie mais plutôt le temps consacré à la recherche des factures, au rapprochement entre factures et encaissements » raconte Mme Sotton.
En 2010, la société Tradival fusionne avec Orléans viande et un outil pour automatiser le traitement des virements reçus devient indispensable : « nous avons doublé l’activité et nous n’arrivions vraiment plus à absorber cette charge de travail supplémentaire. Malgré des recrutements réguliers, nous cumulions du retard et cela nous empêchait de relancer efficacement nos clients ».
CashOnTime, l’outil indispensable
« 100 % satisfaits des solutions de trésorerie, de rapprochement bancaire, de liasse fiscale et de TVA proposées par DIMO Software, nous avons décidé de poursuivre ce partenariat avec les solutions CashOnTime » explique Alexandrine Sotton.
GEC Connect & CashOnTime Allocation : 2 alliés pour gagner en productivité
En très peu de temps GEC Connect est installé et mis en production. Désormais, le logiciel récupère chaque jour les relevés de comptes des banques et génère automatiquement les écritures correspondantes dans IRIS Finance, le système comptable du groupe Sicarev.
« Dès les premiers tests, tout s’est très bien déroulé raconte Alexandrine Sotton, GEC Connect est une solution intelligente qui permet de gagner un temps considérable. Aujourd’hui GEC Connect traite automatiquement plus de 8 000 écritures bancaires par an ».
CashOnTime, la solution de lettrage automatique performante
Après le succès du projet GEC Connect, les équipes se consacrent à la mise en place de CashOnTime Allocation : « une analyse pertinente a été menée par les équipes DIMO Software, et nous avons réalisé environ 15 jours de tests. Rapidement, la société Sicarev est passée en production et les autres sociétés ont suivi progressivement » explique Mme Sotton. « Les 4 personnes utilisatrices de la solution ont été formées à CashOnTime Allocation en 2 jours : une première journée de formation a permis de maîtriser les bases puis le second jour a été consacré à des exercices concrets avec nos données chiffrées ».
A présent, CashOnTime Allocation traite automatiquement plus de 60 % des virements reçus par le groupe : « en quelques secondes, CashOnTime Allocation traite un virement de plus de 300 lignes ! ».
Le module « Grand Payeur », particulièrement adapté aux fournisseurs de la grande distribution, permet d’exploiter les annonces de virements afin de réaliser un pré-lettrage et gérer les écarts.
De plus, « l’assistant de lettrage est un formidable outil pour traiter les virements restants. Ce système de recherche multi-critères fait gagner beaucoup de temps » indique Mme Sotton.
« CashOnTime Allocation est un logiciel de lettrage comptable qui permet de réaliser d’importants gains de productivité en supprimant les tâches fastidieuses que sont les saisies comptables. Le temps gagné correspond à 0,5 ETP : nous pouvons désormais nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et plus intéressantes pour l’équipe. La comptabilité est à jour, les données sont fiables, nous consacrons plus de temps à la relance client » apprécie Mme Sotton.
L’ergonomie, la simplicité d’utilisation de la solution sont des vrais avantages que les équipes apprécient au quotidien.
Pour encore plus de productivité
Pleinement satisfaite de la suite CashOnTime et persuadée que CashOnTime Allocation peut faire gagner encore plus de temps au groupe, Mme Sotton prévoit d’ores et déjà d’optimiser sa plateforme de lettrage avec la solution GEC Capture afin de scanner et lettrer automatiquement les traites.
A propos de CashOnTime
CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.
Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
