Avec CashOnTime, le Groupe RG automatise le lettrage de ses virements en toute sérénité

Le groupe RG, qui fait-il ?

Ce groupe fondé en 1987 (CA 195 millions d’euros, 460 collaborateurs) et dont le siège est à Saint-Priest (69) est leader sur la distribution spécialisée d’Équipements de Protection Individuelle (EPI). Implanté dans l’Hexagone à travers un réseau d’une trentaine d’agences commerciales, il rayonne par ailleurs à l’international (Espagne, Tunisie Allemagne, Italie et Belgique).

Actuellement géré par un fonds de pension, il a opéré une croissance externe en rachetant des sociétés positionnées sur le même secteur. La nouvelle gamme d’équipements de protection de classe 3, nécessitant une formation et un apprentissage complets, a apporté une notion de prestation de services auprès de ses clients, essentiellement des professionnels de grands comptes (SNCF, Veolia, Safran …) et des institutionnels (mairie de Paris).

Et pour plus d’informations sur le Groupe RG : https://www.groupe-rg.com/fr_FR/

 

Comment gérer l’arrivée de plusieurs milliers de virements en fin de mois ?
Gâelle Poulain, credit manager explique comment la solution de lettrage comptable CashOnTime a fluidifié ses process.

 

Impossible de canaliser les virements avec SAP

Initialement, le service (comprenant 3 personnes à l’époque) ne disposait pas d’outil dédié au traitement des virements. Il fallait travailler directement sur des process SAP parfois assez lourds. Gäelle Poulain explique : « sur certaines journées avec de très gros volumes et de très gros clients qui payent facture par facture, avec des numéros de factures identifiés, et que tout tombe le 30 du mois, il arrivait que le service reçoive 2 500 virements ! ».

Or, SAP n’est pas adapté pour le lettrage qui était réalisé au fil de l’eau soit environ 50 secondes par virement, le temps de chercher le document dans un compte qui pouvait contenir jusqu’à 3 000 factures. Même en triant par montant ou numéro de pièce, le processus restait très chronophage, sans apporter de grande valeur ajoutée au travail, qui occupait quasiment une personne à temps plein pendant une journée.

Un benchmark a mis en lumière les qualités de CashOnTime

Un benchmark a donc été mené en 2019, ralenti à cause du Covid, puis réactivé début 2021 pour trouver une solution aux goulots d’étranglement mensuels.

Gäelle Poulain raconte : « Nous avons été aidés dans notre démarche par un consultant extérieur qui nous a présenté trois solutions. Nous avons comparé les services, l’enveloppe budgétaire et avons arrêté assez rapidement notre choix sur CashOnTime – beaucoup plus efficace – et qui nous permettait de mieux maîtriser nos coûts.

Par ailleurs, notre directeur financier connaissait déjà une ancienne solution de lettrage de DIMO Software. La solution a fait l’unanimité au sein du groupe projet composé de 5 personnes ». Après la signature en février, la mise en production a été faite en octobre 2021, un calendrier assez rapide selon Gäelle Poulain.

Bénéfices : un ROI indéniable

benefices lettrage automatique groupe rg

Les équipes informatiques ont été aidées par un consultant externe qui a réalisé plusieurs paramétrages SAP.

Il n’y a eu aucune rupture de flux de SAP lors de la mise en place, qui a donc été assez fluide en dépit de quelques soucis de turnover au sein du service encaissement. A cet égard, la formation de trois demi-journées avant la mise en place a été très utile.

Depuis octobre 2021 et la mise en œuvre de CashOnTime, 58 000 lettrages automatiques ont été effectués avec un taux de 82 %. Le service traite environ 100 000 mouvements annuels.

« Au final, nous avons gagné énormément en temps de traitement et divisé par 2 l’ETP (Equivalent Temps Plein). Du côté des utilisateurs, la prise en main est assez simple, car la solution est très ergonomique. Grâce à CashOnTime, nous avons atteint 96 % de taux de lettrage automatique sur des journées très lourdes. C’est une aide exceptionnelle. Mais nous apprécions aussi l’outil pour des virements de 15 à 20 factures. Nous pouvons injecter les numéros de pièces assez facilement. Nous travaillons beaucoup avec des fichiers PDF transférés en Excel. On peut ensuite insérer ces fichiers Excel assez facilement dans CashOnTime, ce qui est très pratique ».

Des projets futurs

L’intelligence artificielle permet un lettrage automatique en un clic des avis de virement PDF (module Grand Payeur de CashOnTime). Ce point sera revu sur le moyen terme. Pour l’heure, CashOnTime sert à lisser les opérations sur le mois. « Dès que nous recevrons des informations par les banques pour des virements commerciaux (vcom), nous les mettrons en annonces pour que, quand ils tomberont quelques semaines plus tard, le lettrage puisse se faire automatiquement ».

Les lettrages complexes (environ 80 virements sur une journée standard) continuent d’être traités manuellement. Sur les grosses journées par quinzaine, il peut encore y en avoir 250. « Nous utilisons encore trop peu la fonction Grand Payeur mais comptons y remédier à moyen terme » estime Mme Poulain, qui ajoute : « Les autres entités du groupe sont hors du périmètre CashOnTime pour le lettrage. Certaines ne sont pas sur SAP ou traitent des volumétries plus réduites. Cependant, nous gardons la possibilité d’ouvrir sur une ou deux sociétés additionnelles ».

Des clés de succès à partager

Pour Gaëlle Poulain, il est primordial de bien évaluer tous les types d’encaissements à traiter et d’estimer au plus près le temps des missions parallèles. Le service encaissement traite ainsi plus de 90 % de virements mais il lui reste encore beaucoup de règlements par chèque, par effets de commerce et de plus en plus par cartes bancaires. Autant de process qui restent chronophages : en effet, faire des remises de chèques et des remises d’effets prend du temps et SAP reste assez lourd, car l’outil nécessite de passer par plusieurs transactions.

 

EN SAVOIR PLUS

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