Bureau Veritas, leader mondial des services QHSE
Créé en 1828, le groupe Bureau Veritas s’est fixé pour objectif de « chercher la vérité et la dire sans crainte ni partialité ». L’activité du groupe consiste ainsi à inspecter, analyser, auditer et certifier des produits, des actifs (bâtiments, équipements, navires…) et des systèmes de management par rapport à des référentiels réglementaires ou volontaires.
Le groupe est leader mondial des services QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement), hors inspection de matières premières, et compte plus de 40 000 employés répartis dans 900 bureaux à travers le monde.
Plus de 10 000 virements mensuels saisis à la main
Evelyne Rieu, Responsable comptabilité client et trésorerie nous explique que « chaque mois, le département des comptabilités françaises reçoit plus de 20 000 virements, ce qui représente plus de 55 % des encaissements clients ». Une solution développée en interne permet au groupe de lettrer automatiquement 50% de ces virements. Mais, pour Evelyne Rieu, « ce n’est pas suffisant. 10 000 virements sont encore saisis manuellement dans l’ERP JD Edwards, les temps de traitement et de requête sont trop longs ».
Le choix de CashOnTime Allocation
Lors d’une réunion trimestrielle regroupant les responsables des centres partagés comptables & financiers de Lyon, Nathalie Barbier de Bureau Veritas rencontre Sylvie Barcelo-Natale d’Adecco. Cette dernière lui vante les mérites de CashOnTime Allocation qui a résolument changé son quotidien.
Evelyne Rieu assiste à une présentation de la solution au Forum DIMO 2008. Elle va voir fonctionner l’outil chez Adecco et elle est rapidement convaincue des gains de productivité offerts par CashOnTime Allocation.
Une rapide prise en main de l’outil
Après réunion de cadrage, interfaçage avec JD Edwards, enrichissement des bases de tiers et phases de tests, la solution fonctionne parfaitement.
Evelyne Rieu nous explique que l’ergonomie de l’outil a permis à son équipe de le prendre rapidement en main. De plus, elle salue la collaboration avec DIMO Software : « Tout au long du projet, nous avons été très proches des équipes de DIMO Software qui ont fait preuve d’une grande souplesse. Elles ont été à l’écoute de nos attentes et ont su adapter l’outil à notre organisation et à nos contraintes ».
Des résultats convaincants
Désormais, 80% des 20 000 virements mensuels sont lettrés automatiquement vers JD Edwards. Les 20% restants sont lettrés par une équipe de 7 personnes. Celles-ci sont assistées par CashOnTime Allocation qui leur permet de réaliser des recherches instantanées. « Par rapport à la solution que nous utilisions auparavant, nous avons gagné en rapidité de réponse sur les requêtes, et nous pouvons interroger sur davantage de critères » nous explique Evelyne Rieu.
Pour la Responsable comptabilité client et trésorerie de Bureau Veritas, les bénéfices sont évidents : « CashOnTime Allocation a véritablement insufflé de l’oxygène à mon équipe ».
Le gain de temps et la fiabilité du lettrage réalisé ont amélioré la productivité de cette équipe. « Nous avons gagné 0.8 ETP (Equivalent Temps Plein), ce qui a permis d’organiser différemment la comptabilité client et de travailler sur la qualité ».
Evelyne Rieu confirme que CashOnTime Allocation a contribué à la réorganisation de son service. « Auparavant le traitement des virements était réparti au sein de mon équipe par zone géographique, grâce aux codes des départements. Depuis peu, cette répartition se fait désormais par portefeuille selon un ordre alphabétique. Cela nous donne la possibilité d’analyser facilement l’affectation des paiements à traiter ».
Cette réorganisation et la solution CashOnTime Allocation permettent ainsi à l’équipe de fournir un travail homogène et de gagner en productivité. Evelyne Rieu souligne qu’en « rassemblant tous les éléments de chiffrage, elle a pu évaluer que le ROI global du projet se chiffre à 18 mois (hors coût de licences Citrix) ». Ce qui prouve que CashOnTime Allocation est un investissement résolument rentable.
A propos de CashOnTime
CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.
Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
