Ce groupe leader en France avec une présence internationale est positionné sur le secteur de l’emballage de tous types de produits. En 2020, le service comptabilité du siège social a décidé d’optimiser son processus de lettrage. La chargée de projets comptables et la responsable clients comptabilisations partagent leur expérience sur l’intégration de la solution CashOnTime Allocation.
La volonté d’optimiser le processus d’automatisation du lettrage
Le service utilisait initialement SAP ECC6 et avait effectué des remontées automatiques. Or, le lettrage automatique n’était plus satisfaisant pour faire face à une activité en forte croissance. Il s’agissait de trouver un outil plus en adéquation avec le besoin et plus compétent, d’autant que l’activité de comptabilisation des règlements clients monopolisait plusieurs ressources, pendant de nombreuses heures. L’objectif visait à réduire le nombre de ressources pour les affecter à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le service IT a été intégré dans la réflexion, mais le projet a été géré de bout en bout par la chargée de projets comptables.
La société DIMO Software était déjà identifiée et recommandée, mais une consultation a néanmoins été menée auprès de diverses sociétés. Le choix s’est fait assez rapidement car DIMO Software avait une bonne connaissance de SAP et de son interaction avec SAP Hana. Le projet a été mis en « go live » en juin 2020, suite à des tests informatiques et comptables.
Simplicité et connaissance de l’environnement technique comme principaux critères de choix
« La connaissance de SAP et la proximité qu’offrait un éditeur hexagonal ont constitué de véritables critères différenciants. Les références clients de DIMO Software ont appuyé le choix final, de même que les démonstrations claires et la facilité d’usage de la solution » explique la responsable clients comptabilisations. C’était important car cela représentait un changement de fonctionnement et d’outil. « Nous avions un rapprochement automatique dans SAP pour lire les relevés bancaires. Il a fallu désactiver ce process pour basculer vers le nouveau, en essayant de n’oublier aucune étape » raconte la chargée de projets comptables.
Une grosse charge de travail en moins, de l’efficacité en plus
Selon la responsable clients comptabilisations « CashOnTime nous a retiré une grosse charge de travail. Avec SAP, nous étions aux alentours de 30-35 % de rapprochements automatiques. Avec CashOnTime, nous sommes passés à presque 75 %. La progression s’est faite par paliers, à force de manipuler la solution, de comprendre les habitudes de règlements des clients. Cependant, la croissance a été rapidement assez spectaculaire par rapport à la situation précédente ».
En termes de volumétrie, en saisie automatique, le service traite un peu plus de 20.000 mouvements à l’année (1.500 à 2.000 mensuels en moyenne). Sur les 6 premiers mois de l’année 2020, le taux plafonnait aux alentours de 42 %. Avec le lettrage automatique, les chiffres ont bondi à 64 %, puis 73 % après quelques réglages. Un pic a même été atteint à 88 %.
Des spécificités projet
En plus du fichier des postes non soldés des clients, le service Comptabilité a demandé l’ajout de fichiers contenant les commandes, offres, proformas, etc. Pour la responsable clients comptabilisations : « Ces informations apparaissent parfois dans le texte des règlements de nos clients. Ça nous permet de retrouver plus facilement l’information, sans passer par notre ERP. Tous les matins, nous générons ces fichiers que CashOnTime est capable d’aller lire ».
Gain de temps et efficacité constituaient deux attendus majeurs. « Avant la mise en place de CashOnTime, nous passions toute une matinée sur le lettrage. Certaines grosses journées nécessitaient 2 heures de plus l’après-midi. Désormais, il reste quelques recherches à effectuer quand les règlements ne sont pas lettrés, pour éviter à notre service des relances clients. Le processus entier nous prend désormais environ 2 heures. En milieu de matinée, tout est lettré. Nous avons été très bien accompagnés par les experts DIMO Software, dont la réactivité a été appréciée au début du projet. Ils connaissent bien le métier et ses problématiques ».
La fonctionnalité « Grands Payeurs »
« Certains clients internationaux constitués de différentes filiales font effectuer leurs règlements par une seule entité. La fonctionnalité permet de relier différents clients de divers pays sous une même bannière pour pouvoir répartir les règlements plus facilement. Nous avons une douzaine de grands clients paramétrés dans l’outil pour lesquels nous pouvons charger les annonces. C’est aussi un gain de temps significatif sur ces typologies spécifiques » explique la responsable clients comptabilisations.
La clé du succès : la réponse à un besoin précis
L’outil mémorise bien tous les types de règlements clients et génère un grand nombre de bonnes propositions. Il auto-apprend au fur et à mesure, ce qui permet d’augmenter le taux de lettrage puisque le service vise les 80 %. Le service comptabilité du siège a choisi l’automatisation via un logiciel dédié car il doit gérer beaucoup de pièces de rechange, et un volume énorme de règlements. Si chaque filiale du groupe est indépendante, le projet a cependant été pensé pour pouvoir être déployé sur d’autres entités si le besoin se faisait sentir. Au final, les deux interlocutrices jugent l’outil simple à utiliser, avec une mise en place fluide. Par ailleurs, la chargée de projets a apprécié sa participation au premier club utilisateurs CashOnTime en distanciel, une belle opportunité de partage d’expériences.
A propos de CashOnTime
CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.
Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
