Le groupe Securitas, qui est-il ?
Securitas France propose aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité des solutions de sécurité intégrant des services de surveillance humaine, de sécurité mobile, de télésurveillance, de sûreté aéroportuaire, de formation, de risk management, de conseil et d’audit, de sécurité électronique et d’accueil en entreprise. Le groupe est organisé en une dizaine d’entités juridiques avec des agences réparties dans toute la France. Il propose aux entreprises des solutions de sécurité intégrées avec technologie, élaborées à partir de son offre « Protective services ». La direction financière est située en région parisienne.
Les objectifs
- Automatiser le traitement des virements
- Gagner en productivité grâce à une vue globale des relances à effectuer
- Absorber la croissance de la société en conservant les mêmes équipes
Un élargissement du périmètre
Le pôle encaissement, basé à Caluire depuis 2015, gère tous les virements des entités françaises. Le groupe ne disposait d’aucun outil en interne pour gérer les virements qui étaient effectués à la main par une équipe de 6 personnes. La décision a été prise d’automatiser ce processus répétitif, chronophage et sans valeur ajoutée. Le périmètre de traitement concernait originellement 36 000 encaissements clients et 3 banques pour les réceptionner. Au fil des ans, il s’est étendu via des croissances externes et internes. La décision de s’équiper d’un outil devait permettre d’absorber ce surcroit en conservant les mêmes équipes. En 2007, le groupe avait commencé à utiliser GEC Lettrage (ancienne version de CashOnTime Allocation) au sein d’une de ses entités. Cette solution a été déployée par la suite dans tout le groupe à partir de 2014. En 2020, le groupe est passé à CashOnTime et gère désormais les 150 000 mouvements d’une dizaine d’entités que compte le groupe.
Le choix graduel vers une solution éprouvée
Laurence Contion, Responsable Comptable a assisté à plusieurs réunions de présentation de la solution CashOnTime. Elle souligne qu’au début, elle ne croyait pas du tout en l’efficacité de l’outil pour les cas les plus complexes et pour l’identification du compte client. « 30 % de nos virements s’avèrent particulièrement compliqués à traiter car nous travaillons avec des grands comptes qui peuvent régler en un paiement plusieurs factures. Certaines fois, il y a plusieurs comptes clients dans un même virement et cela complexifie le lettrage ». C’est un témoignage client entendu lors d’un Forum DIMO qui l’a convaincue d’opter pour CashOnTime.
« Nous avions des appréhensions par rapport au Saas. Au début des échanges, l’offre a été revue plusieurs fois mais nous ne nous sommes aperçus que nous avions de nombreux outils qui fonctionnaient sur ce mode. Sans Saas, pas de reporting, ni d’Intelligence Artificielle, ce qui nous aurait privé de toutes les possibilités de développement qu’offre cette technologie. Enfin, CashOnTime entrait parfaitement dans l’enveloppe budgétaire de Securitas. » Laurence Contion, Responsable Comptable.
Un déploiement de projet fluide
Une dizaine de jours/hommes sur deux mois ont été mobilisés entre la première journée d’analyse et la production. La directrice financière avait la casquette de cheffe de projet, Laurence Contion agissait en tant que key user administrateur fonctionnel et a permis d’avancer sur les règles fonctionnelles.
Se sont ajoutés au projet une personne de la DSI sur les interfaces, soit 4 personnes côté Securitas.
Un passage bénéfique de GEC Lettrage à CashOnTime
« La DSI éprouvait beaucoup de soucis au niveau des imports. Les interfaces des factures ouvertes se déroulant de nuit entre l’ERP et GEC Lettrage prenaient beaucoup de temps, plusieurs heures à l’époque. Avec CashOnTime, cette étape est réalisée en moins de 3 minutes ! » constate Laurence Contion, qui ajoute : « La solution a été très bien acceptée en interne, le personnel l’a trouvé facile d’utilisation, et a été très réceptif à cette nouveauté. »
La localisation du numéro de facture est toujours un point sensible. Les critères de paramétrage de CashOnTime permettant de reconnaître les chronologies de factures de divers types.
Il est possible de paramétrer des critères de lettrage différents selon les sociétés. L’ergonomie et les possibilités multiples de filtres et de tris constituent de vrais « bonus » car, dans GEC Lettrage, il n’était pas possible d’aller filtrer sur le libellé de l’émetteur.
Des bénéfices fonctionnels concrets
Le taux de lettrage automatique atteint 76 % désormais. Il est impossible d’atteindre les 100 % car certaines informations sont absentes de certaines factures clients.
Ces 76 % sont envoyés dès 8 heures 30 du matin. C’est le bénéfice majeur : les comptes clients sont donc à jour pour les trois quarts des virements ! Nous pouvons visualiser tous les virements, de toutes les sociétés, sur un seul écran grâce à l’ergonomie de CashOnTime. C’est pratique dans le cas de Virements multi-métiers, c’est-à-dire quand un client paye une facture sur une autre société. Nous pouvons également effectuer des exports, utiliser de nombreux critères de tris et des filtres, ce qui nous aide beaucoup au quotidien.
L’export vers le recouvrement
Ce qui reste à traiter après les 76 % est exporté vers Excel rapidement et facilement pour informer les chargés de recouvrement de ce qui reste en attente de lettrage. Ce reliquat est forcément compliqué à identifier et constitue également une information pour le service de recouvrement. Ce dernier dispose d’une vue globale sur les relances qu’il doit effectuer.
Les clés du succès : une transformation rapide et un support à l’écoute
Pour la DSI, la bascule de GEC Lettrage à CashOnTime n’a pas suscité de difficultés techniques. « Quand GEC Lettrage a été mis en place, l’ERP d’alors en place était Navision. Or, nous avons vécu un changement d’ERP en 2013, en migrant vers PeopleSoft. Il a suffi de mettre en place des connecteurs et de changer des formats de fichiers pour adapter les interfaces » raconte Laurence Contion.
L’installation de CashOnTime s’est donc déroulée rapidement, et sans encombre : « la collaboration avec DIMO Software a été très fructueuse : les consultants nous ont écoutés et ont compris rapidement nos spécificités. De plus, la réalisation de l’interface avec PeopleSoft s’est aussi déroulée très simplement ». En outre, l’usage de l’outil absorbe les pics quand il y a des augmentations de volumes.
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A propos de CashOnTime
CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.
Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
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