Le recouvrement est un exercice délicat puisqu’il nécessite de trouver l’équilibre entre la nécessité pour le créancier d’obtenir le paiement de ses factures, afin de garantir sa stabilité financière, et le besoin de maintenir de bonnes relations commerciales avec ses clients. En effet, le recouvrement de créances est à la fois une stratégie et une procédure qui a des conséquences directes sur la gestion du risque client, et par conséquent sur les flux de trésorerie entrants. Or, une bonne maîtrise du fonds de roulement et du BFR est essentielle à la pérennité de l’activité de l’entreprise. Dès lors, si vous vous demandez comment faire un bon recouvrement, sachez qu’il existe un certain nombre de bonnes pratiques à adopter. Nous partageons avec vous nos conseils pour un recouvrement de créances efficace.
Établir une politique de recouvrement claire
Lorsque l’on s’interroge sur comment faire un bon recouvrement de créances, la première chose à mettre en place est l’élaboration d’une politique de recouvrement claire et précise. La politique de recouvrement est un document qui détaille les règles, les conditions et les actions à mettre en place pour déployer la stratégie de recouvrement de l’entreprise.
Par exemple, la politique de recouvrement indique les conditions de paiement comme les délais de paiement accordés au débiteur (votre client) ou les moyens de paiement autorisés, en fonction du profil du client. Ainsi, les commerciaux peuvent adapter les conditions contractuelles après avoir vérifié la solvabilité du client et ses habitudes de paiement. De plus, les conditions pourront être différentes pour un nouveau client et pour un client fidèle qui respecte les délais de paiement.
La politique de recouvrement doit également prévoir que tous les documents contractuels indiquent de manière claire et précise les délais de paiement et les pénalités de retard pour le débiteur en cas de facture impayée. Ces informations doivent apparaître dans le contrat, sur le devis, et sur la facture. Le client ne doit pas pouvoir ignorer ces éléments et doit pouvoir en prendre connaissance très facilement. Cela évite d’éventuelles incompréhensions pouvant mener à des retards de paiement.
Enfin, si la politique de recouvrement est avant tout un document à usage interne, il peut être très utile de rédiger une version à destination de vos clients. Être proactif dans la communication de la politique de recouvrement auprès de vos clients est un excellent moyen de faire preuve de transparence tout en exposant clairement les règles applicables.
Effectuer un suivi régulier des factures impayées
Ensuite, pour savoir comment faire un bon recouvrement de créances, il faut effectuer un suivi régulier, afin de recouvrir les factures impayés dans les meilleurs délais.
Le process de recouvrement mis en place dans l’entreprise doit donc inclure un suivi régulier des factures impayées. Cela passe notamment par la mise en place d’un système de suivi des factures échues qui peut être manuelle ou automatique. En effet, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances compatible avec votre logiciel de facturation permet de détecter automatiquement les factures arrivées à échéance et d’identifier les dossiers sur lesquels intervenir. Par exemple, Cash On Time est une solution complète, éditée par DIMO Software, qui structure la gestion du poste clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances. Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
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Plus vous identifierez rapidement les factures passées au retard, plus vous pourrez être réactif dans leur recouvrement et réduire les délais de paiement. Pour cela, vous devez envoyer des rappels de paiement aux clients concernés. Là encore, si vous réalisez des relances par courrier ou par mail, vous pouvez les faire manuellement ou prévoir une automatisation dans votre logiciel de recouvrement. L’envoi d’une lettre de relance se fait alors de manière systématique dès que la facture est identifiée comme échue et impayée.
Communiquer de manière professionnelle et persuasive
Un bon recouvrement de créances passe également par une bonne communication avec votre client. En tant que créancier, mais aussi fournisseur ou prestataire du débiteur (votre client), vous devez adopter une approche cordiale, mais ferme lors des échanges avec vos clients.
Il est alors important de rester factuel en reprenant les différents éléments :
- le contrat signé ;
- la livraison des marchandises et la réalisation de la prestation ;
- l’envoi de la facture à telle date avec rappel du délai de paiement.
Il convient aussi d’expliquer clairement les conséquences d’un non-paiement à votre client. On pense notamment aux pénalités de retard et à une éventuelle procédure de recouvrement judiciaire, mais aussi à un blocage du compte client pour l’empêcher de passer de nouvelles commandes auprès de votre entreprise.
Ces échanges sont l’occasion de trouver une solution amiable, solution qui permet de ne pas avoir besoin de mettre en place une procédure judiciaire et qui permet de garder une bonne relation avec vos clients, en explorant les différentes solutions de règlement envisageables. Le plus souvent, il s’agira d’un échelonnement des paiements ou de l’octroi d’un délai de paiement supplémentaire.
Recourir à des mesures légales lorsque nécessaire
Enfin, pour répondre à la question comment faire un bon recouvrement de créances, il est indispensable d’avoir une bonne connaissance des lois et des réglementations en vigueur relatives au recouvrement de créances. Le Code de procédure civile prévoit de nombreuses règles en la matière, et tout particulièrement des délais à respecter avec en premier lieu le délai de prescription.
Par ailleurs, vous devez être en mesure de recourir à des mesures légales lorsque cela s’avère nécessaire. En effet, dans les faits, si après l’envoi d’une lettre de relance la procédure de recouvrement amiable ne suffit pas toujours à obtenir le paiement des créances de la part de son client. Il est alors nécessaire de se tourner vers une autre procédure de recouvrement des impayés, le recouvrement forcé, c’est-à-dire le recouvrement judiciaire.
Ainsi, pour une créance d’un montant inférieur à 4 000 euros, vous pouvez demander une injonction de payer, tandis que pour un montant de créance supérieur à 4 000 euros, il faut procéder à une assignation en paiement.
Il est recommandé de faire appel à un professionnel du droit lorsque le litige doit être porté devant le tribunal.
Dans tous les cas, il est essentiel de suivre les procédures légales en cours pour récupérer les créances impayées par le débiteur. Par exemple, une fois la décision du juge rendue, il faut faire des points réguliers avec le commissaire de justice (ancien huissier de justice) chargé de l’exécution de la décision, pour suivre le remboursement de la créance.
Un bon recouvrement de créances permet d’assurer un flux de trésorerie stable, de maximiser les chances de récupérer les créances impayées et de renforcer la relation de confiance avec les clients en adoptant une approche professionnelle. Pour cela, il est nécessaire de :
- établir une politique de recouvrement claire ;
- effectuer un suivi régulier des factures impayées ;
- communiquer de manière professionnelle et persuasive ;
- recourir à des mesures légales lorsque nécessaire.
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