Epalia a choisi CashOnTime Allocation et Collection pour gérer de gros volumes de factures et optimiser son efficience administrative. Le Directeur Administratif et Financier Anthony HUMBERT partage son retour d’expérience dans le cadre d’un atelier animé par Fanny RONDET (Manager Commercial CashOnTime) durant le Forum DIMO Software 2023.
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Une importante volumétrie de factures mensuelles
L’entreprise Epalia (80+ m€ de CA 2022. 380 collaborateurs, 40+ sites en France, 10 000+ points de collecte et de relocalisation) est l’un des leaders français sur le réemploi de palettes en bois avec 16 millions+ de palettes traitées annuellement. C’est aussi un acteur de l’économie circulaire avec deux activités principales : l’achat de palettes d’occasion auprès d’industriels et distributeurs et la gestion de parc de palettes pour le compte de clients, ponctuellement avec un petit atelier mobile ou en gestion déléguée avec du personnel à temps plein chez des clients. Ses clients principaux sont des industriels, des distributeurs et des gestionnaires de déchets. Le rachat, la récupération, la réparation et la vente de palettes ainsi que le prêt d’équipements font partie des prestations de l’entreprise. D’autre part, Epalia a développé une politique RSE autour de 4 axes : la santé/sécurité, le collectif, le bien commun et la communauté. D’autre part, le président d’Epalia fait partie de la Convention des Entreprises pour le Climat (CEC). Epalia a déployé l’ensemble de la plateforme CashOnTime Allocation et Collection, même si, initialement, c’est la partie lettrage était au centre des préoccupations, pour la gestion et l’automatisation de la partie encaissement client.
La recherche de l’efficience de la gestion du poste client
Epalia émet environ 30 000 factures annuelles, avec une facture moyenne entre 2 500 et 3 000 € et traite environ 1 500 encaissements mensuels. Toutes ces tâches étaient réalisées par la trésorière puis saisies dans l’ERP une à une. Chacune devait ensuite être validée également une à une. « Un relevé bancaire moyen représentait environ 2 heures. Pour les échéances du 15 et du 30, la trésorière pouvait passer la journée sur des tâches très chronophages, sans forcément de backup du compte client par manque de temps. Les comptes clients n’étaient donc pas forcément à jour et, par voie de conséquence, le recouvrement de créances devait être fiabilisé. Nous avons vu la solution de lettrage et aussi Collection, l’outil de recouvrement de créances. L’enveloppe budgétaire était séduisante sur cette dernière partie. Nous avons apprécié la communication entre les deux solutions, ce qui a achevé de nous convaincre » raconte Anthony HUMBERT.
L’ERP interne est Sage x3. A l’instant T, en photo balance âgée, Epalia en est à 4 700+ factures. Il y a environ 20 000 encaissements annuels. Fanny RONDET explique : « CashOnTime sait s’adapter à toutes les typologies de clients à travers une offre adaptée à la volumétrie des encaissements : des clients dont la consommation est entre 3 000 et 5 000 encaissements annuels jusqu’au million de factures annuelles ». Anthony Humbert complète : « Nous avons 13 000 clients historiques, avec 3 000 actifs éclatés dans toute la France et des commerciaux secteur en charge des clients locaux. C’était appréciable d’avoir une solution qui regroupe l’information et qui permette une communication entre les différents utilisateurs ».
Une installation rapide du logiciel de gestion du poste client
Concernant le déploiement projet, le fait d’avoir une offre très packagée et une promesse d’installation relativement rapide a été très apprécié. Le calendrier d’implémentation pour la partie lettrage comptable a été respecté : « En deux mois, nous étions opérationnels et formés sur la solution. La partie recouvrement de créances a été mise en œuvre dans un second temps avec les mêmes délais. Donc, cela a été relativement rapide. En interne, nous avons monté un petit groupe projet en conviant la DSI pour la partie interface qui est primordiale pour réussir la mise en place de la solution. La partie opérationnelle a été traitée avec notre credit manager et notre trésorière pour le paramétrage quotidien, la définition des fonctionnalités nécessaires pour atteindre l’efficience administrative recherchée. Enfin, notre chef comptable a indiqué tous les éléments réinjectés en compta, pour s’assurer du respect du schéma d’écriture et de la bonne communication avec notre ERP » raconte Anthony HUMBERT.
Le paramétrage : un point d’attention en amont
Selon Anthony HUMBERT, il faut mobiliser du temps auprès de la DSI pour bien expliquer les éléments nécessaires, pour extraire les nouveaux bons fichiers et mettre en place la bonne communication dans la solution. Ces éléments seront injectés dans la solution ce qui permet de faire le lettrage comptable automatique, le workflow. C’est un véritable point de vigilance lors de la mise en place.
Par conséquent, quand les consultants DIMO Software interviennent, il faut que la DSI ait défini les formats de fichiers nécessaires et les données requises. C’est pendant cette phase d’avant-vente que sont communiqués les descriptifs d’interface. Selon l’ERP en place, DIMO Software peut pousser des fichiers d’exemple de productions de clients anonymisés, et donner des structures déjà mises en place. « Nous adaptons nos interfaces à la version de l’ERP, aux développements spécifiques que le client a pu faire ou simplement aux fonctionnalités déployées. Il y aura toujours des variations d’un client à l’autre même avec la même version de l’ERP mais la facilité de mapping de CashOnTime permet cette adaptation » explique Fanny RONDET. Anthony HUMBERT note que le fait que le consultant expert DIMO Software traite directement avec la DSI fait aussi gagner du temps.
Des gains de temps énormes avec l’utilisation d’un logiciel de gestion du poste client
Le taux de lettrage automatique atteint quasiment 90 %. La trésorière ne gère que les lettrages non reconnus par la solution : « Le gain de temps est phénoménal. Dans le passé, notre actionnaire américain obtenait un tableau de trésorerie en fin de journée. Maintenant, dès 8 heures, c’est déjà dans sa boîte aux lettres. La trésorière a été réorientée sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, notamment pour soulager le chef comptable. Elle apporte maintenant un support en matière d’analytique, notamment sur les KPI sortis de la solution ».
Il y a souvent des pics d’activité liés à l’activité d’Epalia, notamment des volumes d’encaissements plus importants en début, milieu et fin de mois. Malgré cela, le taux de 80 % de lettrage automatique reste stable. On peut vraiment rentrer dans le détail, connaître les phases de lettrage qui ont plus ou moins bien performé, identifier les clients et savoir ce qui se passe sur le non identifié. Les machines apprennent automatiquement et en continu à partir de ce qui est fait par les utilisateurs.
Pour Anthony HUMBERT : « L’avantage de cette mise en place, c’est que même pendant les congés, nous avons un backup relativement rapide. On peut interfacer les écritures lettrées. Si on n’a pas eu le temps de traiter les écritures non-lettrées, on a quand même 80 % des écritures qui arrivent dans nos comptes, ce qui est appréciable notamment pour la partie recouvrement de créances. Sur ce point, nous n’étions pas partis pour changer de solution, mais nous avons pu refondre tous nos scénarios de relance client, remettre à jour nos workflows, nos pré-relances, etc. Nous avons pu donner différents droits de licences à nos commerciaux locaux et à nos responsables de secteurs qui sont les managers des clients localement. Ça nous a permis de développer une « culture cash » au sein de l’entreprise et d’avoir les données à jour à J+1, ce qui n’était pas forcément le cas avant, car le lettrage prenait du temps ».
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