Gestion du poste clients : comment gagner la course contre la montre ? Le retour d’expérience d’Oxyane

Gilles GALLINA, représentant régional AFDCC et Credit Manager du groupe OXYANE a choisi CashOnTime Allocation pour unifier ses méthodes comptables et fluidifier le traitement de gros volumes d’encaissements annuels. Il partage son retour d’expérience dans le cadre d’un atelier animé par Fanny RONDET (Manager Commercial CashOnTime) durant le FORUMDIMO 2023.

Des territoires opérationnels larges avec des agriculteurs clients-fournisseurs

La coopérative OXYANE est le fruit d’une fusion intervenue le 30 juin 2020 entre la coopérative de Bourg-en-Bresse Terre d’Alliance et le groupe Dauphinoise basé à Vienne. Elle couvre un large territoire comprenant le Rhône-Alpes, et tout ou partie des départements limitrophes avec des populations mixtes : agriculteurs céréaliers, éleveurs, ou agriculteurs cumulant les deux activités, mais aussi des arboriculteurs et des viticulteurs. OXYANE est divisé en cinq pôles : le pôle végétal (7 000 agriculteurs, CA 780 m€, 1900 collaborateurs) ; le pôle élevage (4 usines de fabrication d’aliments pour animaux) ; le pôle machinisme (7 bases) ; le pôle grand public (78 magasins, essentiellement Gamm Vert) et le pôle Œufs (800 millions d’œufs produits/an). Afin d’augmenter la rémunération des agriculteurs, le groupe signe des contrats de filière avec des acteurs de la distribution alimentaire (Intermarché, McDo, les pâtes Alpina). Dans cette filière, le blé est payé plus cher que le prix de base car l’agriculteur respecte un cahier des charges spécifique et respectueux de l’environnement. Le groupe s’inscrit dans une logique d’économie circulaire afin que la production des uns satisfasse les besoins des autres et limite ainsi les coûts de distribution. Le groupe collecte 800 mille tonnes de céréales/an. Ses plus grands clients en céréales sont la France l’Italie et l’Espagne.

Des méthodes de travail différentes

Gilles GALLINA gère deux équipes : une à Bourg-en-Bresse et l’autre à Vienne. Une personne était dédiée à la saisie des chèques dans chaque entité via un outil comptable chronophage : lenteur, plantages et erreurs d’écritures étaient monnaie courante. « Nous étions dans un contexte post-fusion problématique, car nous devions faire cohabiter et travailler ensemble deux environnements informatiques. La particularité de la coopérative est que nos agriculteurs sont nos clients, mais aussi nos fournisseurs. Parallèlement, ce sont aussi nos actionnaires, car ils sont tous titulaires de parts sociales de la coopérative. Tous les quinze jours se déroule un point sur les comptes courants adhérents ». Quand le compte est créditeur, OXYANE paye le crédit à l’agriculteur : « Tous les quinze jours, nous devons être à l’heure. À mon arrivée, il y a deux ans et demi, il fallait s’arrêter de saisir les règlements pendant la durée d’analyse des comptes, soit environ une semaine. Aujourd’hui en ayant unifié nos méthodes de travail et grâce aussi à CashOnTime, nous saisissons des règlements tous les jours ».

CashOnTime : un choix naturel pour la gestion du poste clients

Gilles GALLINA avait vu la solution CashOnTime en démonstration dès 2007 et l’avait déjà mis en place dans deux entités. Le choix s’est donc fait rapidement, tout comme l’installation. Le souci principal a été de faire comprendre au système comptable les lettrages renvoyés par CashOnTime. Il y a 59 000 clients ouverts enregistrés en base et un peu plus de 176 000 pièces non soldées. OXYANE a une licence de 110 000 encaissements annuels.
« Pour nos adhérents/clients, leur processus de règlement est simple : une facture correspond à un règlement. La saisie manuelle, à faible valeur ajoutée, était donc très chronophage. Le lettrage est un peu le parent pauvre de la partie finance. Or, il est possible d’automatiser des tâches pour dégager du temps aux équipes, par exemple sur de l’analyse de comptes, sur la relance. Je gère neuf sociétés, dont la coopérative. Entre la saisie des règlements, les compensations à faire tous les quinze jours, gérer 6 000 adhérents/clients, il n’est pas possible de consacrer autant de temps à l’enregistrement des virements » estime Gilles GALLINA.

Un changement de posture des équipes

Depuis le mois de janvier 2023, le personnel s’est transformé : « Ils deviennent petit à petit des chargés de comptes qui prennent en responsabilité des comptes clients pendant tout le temps où ils seront actifs. Ils sont à même de pouvoir répondre sur un compte. Désormais, dès l’arrivée des équipes à 8 heures, tout ce qui est passé en automatique est déjà lettré dans les comptes. Après, il faut s’atteler aux imputations non affectées. Suivant le volume à traiter, une heure après les comptes sont à jour et peuvent être relancés ».

La gestion des cas particuliers

Le déploiement s’est effectué sur deux mois environ. OXYANE a énormément de cas particuliers sur la réception de virements d’une banque. CashOnTime a pu prendre en compte tous ces cas, y compris les crédits à court terme proposés par ses partenaires bancaires et commercialisés par la coopérative pour que ses agriculteurs puissent financer les produits nécessaires à leurs récoltes.

L’importance de la préparation pour une meilleure gestion du poste clients

Selon Gilles GALLINA : « La clé de succès réside vraiment dans la préparation, dans le temps pris pour décortiquer tous les flux et bien vérifier le moindre libellé. Mais faute de discipline de la part des banques ou des opérationnels, il peut arriver que des virements interco de trésorerie passent quand même dans les codes réservés aux paiements clients, ce qui dégrade le taux de lettrage. L’outil est devenu le partenaire de chaque chargé de compte et « revenir en arrière créerait une émeute. »»
Il ajoute : « Maintenant, j’ai des équipes qui peuvent enfin se consacrer à la relance du paiement des factures clients, ce qui n’était pas le cas avant. »

La capture des données pour unifier les pratiques de travail

Fin 2023 nous allons passer à la phase 2 du projet et lancer la saisie automatique des chèques. « Nous n’envisageons pas de supprimer la possibilité de régler par chèque, car nos adhérents/clients y sont très attachés et pour certains c’est la seule solution faute de connexion internet fiable » explique Gilles GALLINA.
Techniquement, Fanny RONDET explique que la brique CashOnTime Capture est un scanner doté d’une application. A l’ouverture du courrier matinal, on pose les chèques avec ou sans coupons, CashOnTime Capture lit les indications manuscrites et transforme celles-ci en données numériques. L’outil va faire des vérifications (le chèque est-il signé ? Le montant chiffre est-il égal au montant lettré ?). Ensuite, l’applicatif renvoie un fichier csv global contenant une ligne par chèque et un pdf image par chèque dématérialisé à CashOnTime Allocation qui applique la méthode habituelle : identification de l’émetteur, enregistrement et mémorisation automatique des données nécessaires pour pouvoir s’en resservir. « Il travaille sur le bloc adresse pour chaque mot clé. CashOnTime Allocation fait le lettrage et ensuite vous générez les informations vers l’ERP, y compris le bordereau papier parce que vous êtes toujours obligé d’envoyer le chèque à la banque. Il peut aussi générer le bordereau numérique, un fichier TLS, que votre outil de communication va renvoyer automatiquement ».