L’encours client est un poste comptable déterminant dans la gestion financière de l’entreprise puisqu’il conditionne directement la trésorerie, et donc le besoin en fonds de roulement (BFR). Or, une bonne gestion de la trésorerie est la clé pour assurer la pérennité de l’entreprise. Mais alors, comment maîtriser l’encours client ? Quels sont les réflexes et les bonnes pratiques à adopter ? Explications.
Qu’est-ce qu’un encours client ?
L’encours client, ou risque client, correspond au total des sommes dues à l’entreprise par ses clients. Il s’agit donc des créances que l’entreprise détient auprès de ses clients. Par conséquent, on le retrouve en bas du bilan comptable, en tant qu’actif circulant.
L’encours client comprend :
- les factures à émettre, c’est-à-dire celles pour lesquelles les opérations commerciales sont finalisées, mais en attente d’édition de la facture ;
- les factures non échues, ce sont celles émises qui n’ont pas encore atteint le délai de paiement. Il s’agit donc de factures dues mais non au retard ;
- les factures échues qui sont les factures émises et qui dépassent le délai de paiement convenu. Ce sont celles en retard de paiement.
Ce poste complet revêt plusieurs enjeux stratégiques pour l’entreprise. D’une part, il s’agit d’un levier efficace pour nouer des relations commerciales sur le long terme en accordant des délais de paiement aux clients, notamment les plus fidèles. D’autre part, l’entreprise doit maîtriser son risque client pour éviter des décalages de trésorerie trop importants qui pourraient mettre à mal sa capacité à assurer le règlement de ses fournisseurs.
Comment calculer un encours client ?
Le calcul de l’encours client se fait en deux étapes :
- la somme des factures émises, échues, et non échues ;
- la soustraction des avances et des acomptes déjà réglés par les clients.
La formule de calcul de l’encours client est donc la suivante :
Encours client = (factures émises + factures échues + factures non échues) – (avances + acomptes).
Comment évaluer le risque client ?
Avant de chercher à gérer l’encours client, il est essentiel de parvenir à évaluer le risque qu’il représente. En effet, en fonction de votre politique de gestion de l’encours client, les délais de paiement peuvent être relativement courts. Dès lors, le risque d’impayé est réduit, tout comme le risque de décalage de trésorerie. Votre BFR est alors réduit lui aussi.
Cependant, en complément d’une politique de gestion de l’encours client claire et pertinente au regard de l’activité de l’entreprise, il existe un moyen efficace d’évaluer le risque client. Il s’agit du scoring.
Grâce à cette méthode issue du credit management, vous allez attribuer un score à chacun de vos clients en fonction de son profil risque. Plus le score est élevé, plus le client peut bénéficier de facilités de paiement. Au contraire, un profil jugé risqué doit verser des acomptes, régler au comptant, etc.
Avec le scoring, vous êtes en mesure d’évaluer le risque que représente l’encours client de manière détaillée pour chaque client.
Comment gérer l’encours client ?
La gestion de l’encours client a pour objectif de limiter les retards de paiement, mais aussi de réduire les litiges avec les clients.
Pour optimiser la gestion de votre encours client, voici 8 bonnes pratiques à adopter :
- réaliser un audit ;
- faire un suivi régulier du risque client ;
- définir une procédure de recouvrement ;
- mettre à jour les conditions générales de vente ;
- impliquer les équipes ;
- externaliser la gestion de l’encours client ;
- nommer un credit manager ;
- s’équiper d’un outil de credit management efficace.
1 – Réaliser un audit
Afin d’avoir une vision d’ensemble de la situation, il est conseillé de commencer par un audit de votre politique de gestion de l’encours client. Cela comprend à la fois, les règles des paiements, les processus de pré-recouvrement, et la procédure de recouvrement mise en place.
De plus, vous allez analyser la composition de l’encours client : quels sont les types de factures qui s’y trouvent ? Il y a-t-il des factures échues ? Qui sont les clients en retard de paiement ? etc.
Ainsi, vous serez en mesure d’identifier les axes d’amélioration à travailler pour maîtriser davantage l’encours client.
2 – Faire un suivi régulier du risque client
Si l’audit se fait sur un temps donné, le suivi doit lui se faire de manière régulière. Par exemple, toutes les semaines et/ou tous les mois.
Cela permet d’anticiper les éventuels litiges, et d’être réactif pour réaliser les relances client quand cela est nécessaire.
3 – Définir votre procédure de recouvrement
Parce qu’il est impossible d’éliminer tous risques d’impayés dans une entreprise, il est essentiel de mettre en place une procédure de recouvrement efficace.
Les collaborateurs en charge des relances et des procédures contentieuses doivent savoir :
- à quel rythme effectuer les différentes relances ;
- sous quel format (mail, courrier simple ou recommandé, relance téléphonique) ;
- les règles applicables à chaque client en fonction de son profil.
4 – Mettre à jour les conditions générales de vente
Les conditions générales de vente (CGV) de l’entreprise déterminent les règles applicables aussi bien pour les clients que pour l’entreprise. Dès lors, il est nécessaire de les tenir à jour, afin de s’assurer qu’elles correspondent toujours à la politique de gestion de l’encours client, et que les délais et modalités de paiement indiqués sont en accord avec celle-ci.
De plus, les équipes internes doivent être au fait des bonnes pratiques à adopter lorsqu’elles établissent les contrats. Cela concerne notamment les délais de paiement accordés et les moyens de paiement possibles en fonction du score du client, ainsi que les marges de négociation possibles.
5 – Impliquer les équipes
La gestion de l’encours client n’est pas seulement l’affaire du directeur administratif et financier (DAF) ou de l’équipe de recouvrement, c’est aussi un sujet prédominant pour les équipes commerciales.
Toutes les personnes impliquées dans la relation client (équipe commerciale, SAV), et toutes les personnes intervenant dans le processus de paiement et de suivi de la facturation doivent être sensibilisées à cette question. Il convient d’instaurer une véritable culture du cash au sein de l’entreprise.
6 – Externaliser la gestion de l’encours client
Pour maîtriser votre encours client et limiter les risques d’impayés, vous pouvez avoir recours à l’affacturage.
Il s’agit alors d’externaliser, tout ou partie de l’encours client, auprès d’une société spécialisée dans le financement à court terme. Cette société vous avance le montant des factures et gère les éventuelles procédures de recouvrement en contrepartie d’une commission comprise entre 5 et 25 % du montant des factures confiées.
Par conséquent, l’affacturage peut représenter un coût important pour l’entreprise.
7 – Nommer un credit manager
Avoir un credit manager au sein de l’entreprise permet de faire le lien entre le DAF et les équipes commerciales et comptables. Le credit manager définit et suit l’ensemble du processus de la négociation des contrats aux mises en demeure en passant par les règles de scoring.
De plus, il assure un suivi très régulier grâce aux tableaux de bord qu’il élabore.
8 – S’équiper d’un outil de credit management
Enfin, pour maîtriser votre encours client, le recours à un outil de credit management est un véritable atout.
Ce type de logiciel vous permet de suivre en temps réel l’encours client, mais aussi de mettre en œuvre des processus complets. Vous avez la possibilité de créer des workflow qui se déclenchent en fonction des scénarios que vous avez imaginé.
C’est ce que vous propose la solution CashOnTime. Grâce à son service Collection (suivi des encours clients, des délais de paiement, évaluation du risque) : les équipes gagnent énormément de temps et peuvent se concentrer sur les dossiers les plus complexes, et le credit manager peut piloter par la donnée.
