| Quels sont les comptes à lettrer ? | Les comptes éligibles au lettrage comptable sont les comptes des tiers (comptes clients et comptes fournisseurs). |
|---|---|
| Est-ce que le lettrage est obligatoire ? | Non, le lettrage comptable n’est pas obligatoire. Mais il présente de nombreux avantages. |
| C’est quoi une facture lettrée ? | Une facture lettrée est une facture qui a été liée à au moins un règlement. Les montants en attente de paiement ne sont pas lettrés. |
| Quels sont les avantages du lettrage comptable ? | 1. l’amélioration de la gestion de trésorerie ; 2. la réduction des erreurs et des omissions dans les états financiers ; 3. la facilitation de l’audit comptable ; 4. la prise de décisions financières éclairées. 5. la relance à bon escient |
Si le lettrage comptable ne fait pas partie des obligations comptables imposées à une entreprise, elle n’en reste pas moins une bonne pratique à adopter. En effet, le lettrage comptable permet d’attribuer un code unique aux différents paiements qui concernent une même facture ou au paiement unique qui concernant différentes factures. Cette procédure de contrôle et de rapprochement permet donc de gagner en fiabilité et en temps. Découvrez tous les avantages du lettrage de comptes et comment mettre en place une procédure de lettrage comptable en quelques étapes seulement.
Les principes fondamentaux du lettrage comptable
Par exemple, si un client règle un acompte, puis le solde de la facture, chaque paiement sera rattaché à la facture. Les opérations lettrées viennent donc au crédit du compte client, afin de compenser le débit que représente la facture émise.
Si la facture n’est pas soldée en totalité, le reliquat restant à régler n’est pas lettré.
Cela permet de simplifier la gestion comptable en identifiant facilement à quelle facture correspond chaque opération, mais aussi de repérer facilement les créances en cours, voire en situation de retard de paiement.
Attention, lettrage comptable et rapprochement bancaire sont à distinguer. En effet, le rapprochement bancaire vise à vérifier que les mouvements observés sur le compte bancaire correspondent bien aux mouvements saisis dans le compte comptable 512-Banques. Le rapprochement bancaire ne tient donc pas compte des factures clients ou fournisseurs, contrairement au lettrage comptable.
Il existe deux méthodes pour réaliser le lettrage comptable :
- le lettrage comptable manuel où le comptable attribue lui-même chaque écriture à un code et à une facture donnée, compte par compte ;
- le lettrage comptable automatique via un logiciel comptable qui a une fonctionnalité de lettrage. Dans ce cas, le rapprochement des écritures et des factures se fait systématiquement par le logiciel.
Par conséquent, le lettrage automatique représente un gain de temps considérable surtout pour les entreprises qui traitent un grand volume de factures et d’opérations.
Les avantages du lettrage comptable pour les entreprises
Pratiquer le lettrage comptable présente de nombreux avantages.
Tout d’abord, cette procédure de contrôle permet d’améliorer la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
D’une part, le lettrage des comptes permet d’optimiser la gestion du poste clients. En effet, grâce au lettrage des comptes, il est très facile d’identifier les factures échues non réglées en totalité. Il est alors possible d’agir rapidement en cas de retard, en réalisant les premières relances clients. Si malgré les relances et une mise en demeure, le client débiteur ne régularise pas sa situation dans vos livres, vous pourrez engager une procédure de recouvrement judiciaire.
D’autre part, lettrer les factures fournisseurs permet d’optimiser leur paiement. Ainsi, vous vous assurez de régler les factures de l’entreprise dans les délais impartis, afin de préserver de bonnes relations commerciales avec vos partenaires. Cela permet également d’éviter le paiement d’éventuelles pénalités. Par ailleurs, il n’est pas forcément bon pour l’entreprise de régler ses factures trop tôt, alors qu’elle bénéficie de délais de paiement. Cela pourrait mettre à mal sa trésorerie en cas de décalages importants avec les paiements clients. Il convient donc de choisir le bon moment pour régler les factures fournisseurs.
En outre, mettre en place une procédure de lettrage comptable permet de réduire les erreurs et les risques d’omission dans les états financiers. Le fait de réaliser régulièrement un rapprochement entre les écritures et les factures permet d’identifier rapidement un paiement en double, une mauvaise affectation ou encore une absence de justificatif comptable. De plus, il est beaucoup plus facile de corriger une erreur récente que de devoir remonter plusieurs mois dans les écritures comptables. Le lettrage comptable favorise donc la fiabilité des comptes toute l’année.
Cela nous permet de faire le lien avec un autre avantage du lettrage du compte fournisseur et du compte client : la simplification de l’élaboration du bilan comptable annuel. En réalisant un contrôle rigoureux et régulier des comptes clients et fournisseurs, cela facilite grandement l’établissement des comptes annuels au moment de la clôture comptable. Cela démontre à la fois le sérieux de l’entreprise dans son suivi comptable, mais lui fait également gagner énormément de temps.
Enfin, le lettrage comptable participe à la prise de décisions stratégiques éclairées par le directeur administratif et financier (DAF) et le dirigeant. Ils ont une vision fiable, claire et à jour de l’état des comptes clients et fournisseurs. Dès lors, ils ont un aperçu pertinent de la trésorerie de l’entreprise. Ils sont donc en mesure de peaufiner la politique de recouvrement de créances de l’entreprise, d’accorder ou de refuser des délais de paiement contractuels aux clients, ou encore de savoir quand négocier des délais de paiement avec leurs fournisseurs pour préserver le fonds de roulement.
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Les étapes du processus de lettrage comptable
Pour effectuer un lettrage comptable efficace, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes :
- l’identification des opérations à lettrer ;
- la correspondance entre les écritures comptables ;
- le balancement des comptes ;
- la vérification et justification des lettrages effectués.
Identification des opérations à lettrer
Tout d’abord, il est important de préciser que le lettrage comptable ne concerne que les comptes tiers. Cela correspond donc aux comptes de classe 4 du plan comptable général, c’est-à-dire le compte 401-Fournisseurs et le compte 411-Clients.
Une fois les comptes à lettrer identifiés, il convient de repérer les opérations à lettrer. Il s’agit de :
- toutes les entrées d’argent qui correspondent au paiement d’une facture client ;
- toutes les sorties d’argent qui correspondent au paiement d’une facture fournisseur par l’entreprise.
Correspondance entre les écritures comptables
Ensuite, il est nécessaire de faire correspondre les écritures comptables avec la facture en question.
Pour cela, il faut attribuer un code unique à la facture conformément à la nomenclature adoptée par l’entreprise. Puis, étiqueter les opérations correspondantes avec ce code.
Ainsi pour chaque facture lettrée, il y aura au moins deux écritures comptables.
Si vous utilisez un logiciel de lettrage comptable, toutes ces tâches sont réalisées automatiquement.
Balancement des comptes
Pour que le processus de contrôle du lettrage comptable soit complet, il est également nécessaire de faire la balance des comptes.
En effet, dès lors que la facture est réglée, le solde créditeur et le solde débiteur du compte doivent s’équilibrer. À défaut, cela signifie qu’un paiement est encore à venir et qu’il existe une créance client ou une dette fournisseur.
Par exemple, si une entreprise émet une facture client de 50 000 € et qu’elle relève un paiement de 10 000 € et une paiement de 30 000 €. Ces deux écritures seront lettrées. Le compte client sera débiteur de 10 000 €.
Mais si le client réalise les paiements suivants : 10 000 €, 30 000 € et 10 000 € alors le montant au débit du compte client (montant de la facture) sera identique au montant au crédit du compte client (montant total des paiements lettrés). Le compte est équilibré.
Vérification et justification des lettrages effectués
La dernière étape du processus de lettrage comptable correspond à la vérification des lettrages effectués.
Cette vérification est nécessaire surtout quand l’entreprise reçoit de nombreux paiements de montants similaires. Il est donc indispensable de pouvoir avoir un justificatif pour chaque lettrage réalisé.
Récapitulatif des étapes du processus de lettrage comptable :
| Étape 1 | L’identification des opérations à lettrer |
|---|---|
| Étape 2 | La correspondance entre les écritures comptables |
| Étape 3 | Le balancement des comptes |
| Étape 4 |
La vérification et justification des lettrages effectués |
Les bonnes pratiques pour un lettrage comptable efficace
Afin de bénéficier de tous les avantages du lettrage comptable, certaines bonnes pratiques sont à adopter :
- maintenir une documentation claire et précise ;
- suivre une méthodologie rigoureuse ;
- utiliser des outils et des logiciels de lettrage comptable pour automatiser le processus ;
- effectuer des rapprochements réguliers.
Maintenir une documentation claire et précise
Cela vaut aussi bien pour les factures que pour les livres comptables.
En effet, pour effectuer le codage et le rapprochement entre les écritures et les factures, il est indispensable d’avoir une base de travail fiable.
Suivre une méthodologie rigoureuse
Si vous effectuez le lettrage comptable manuellement et que vous traitez un grand nombre d’écritures, il peut être facile de s’y perdre.
Afin d’éviter cela, il est nécessaire d’adopter une méthodologie rigoureuse.
Toutes les étapes à suivre doivent être écrites de manière détaillée dans un document de référence. Ainsi, même si la personne chargée de cette tâche change, le process sera bien respecté.
De plus, l’harmonisation de ce processus vous permettra de gagner du temps et d’être efficace en sachant exactement comment procéder.
Utiliser des outils et des logiciels de lettrage comptable pour automatiser le processus
Le plus simple pour réaliser facilement le lettrage comptable est d’automatiser le processus grâce à un logiciel de lettrage comptable.
Les meilleurs logiciels de recouvrement comprennent généralement cette fonctionnalité, à l’instar du logiciel CashOnTime.
Recourir à un logiciel de lettrage comptable lié à votre logiciel de recouvrement permet de mettre à jour facilement et rapidement les comptes clients, et donc d’éviter de relancer un client pour une facture qu’il vient de solder par exemple. De même, cela permet à l’équipe chargée du recouvrement de pouvoir vérifier rapidement le compte client et d’identifier des retards éventuels à traiter.
Cela permet également de centraliser l’information et d’avoir une vision 360 degrés de son client avec toutes les actions en cours et passées (litiges, promesses de règlement, notes ou commentaires, évolution du risque, annonces de paiement, etc). L’analyse du comportement de paiement de vos clients directement par le logiciel permet de gagner en réactivité et en efficacité.
L’idéal est d’opter pour un logiciel de lettrage comptable qui inclut l’intelligence artificielle (IA). En effet, avec l’intelligence artificielle, un logiciel de lettrage comptable comme CashOnTime, apprend de vos lettrages passés et du comportement de règlement de vos clients. Ainsi, il s’adapte à votre fonctionnement spécifique en reconnaissant les différents scénarios. Et pour les opérations de lettrage les plus complexes, le lettrage intelligent vous propose une série de combinaisons parmi lesquelles vos collaborateurs pourront choisir pour gagner encore plus de temps.
Cette intelligence artificielle permet également d’interpréter automatiquement les annonces de paiement des clients grands donneurs d’ordre.
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Effectuer des rapprochements réguliers
Un rapprochement régulier des écritures et des factures doit être effectué pour que le lettrage comptable soit réellement efficace. À minima, le rapprochement doit être fait une fois par mois. Mais cela dépend de la taille de l’entreprise et du nombre d’écritures à traiter.
Là encore, l’utilisation d’un logiciel de lettrage comptable est avantageuse, car elle permet de réduire les délais entre les rapprochements. Ainsi, les comptes clients et fournisseurs sont à jour en permanence.
Le lettrage comptable est un outil indispensable si vous souhaitez avoir une gestion financière efficace de votre entreprise. Cette procédure de contrôle est avantageuse tant pour la fiabilité des états financiers, que pour la gestion de la trésorerie de l’entreprise. Et pour gagner encore davantage en efficacité, l’utilisation d’un logiciel de lettrage comptable est fortement recommandée.
A propos de CashOnTime
CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.
Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
