Le recouvrement de créances est un aspect essentiel de la gestion financière d’une entreprise. En effet, il s’agit des procédures permettant à un créancier d’obtenir le paiement de ces créances auprès d’un débiteur défaillant. Concrètement, la procédure de recouvrement de créances permet à l’entreprise de ne pas avoir à subir de tensions de trésorerie liées à des retards de paiement, voire de devoir essuyer des pertes importantes. Mettre en place une procédure de recouvrement de créances efficaces préserve donc la santé financière de l’entreprise. Nous vous proposons de découvrir les différentes méthodes et stratégies à mettre en place pour bénéficier des avantages du recouvrement de créances.
Les différents types de créances
Tout d’abord, il est bon de rappeler qu’il existe différents types de créances. En fonction du type de créances, les procédures de recouvrement peuvent différer.
Ainsi, les créances commerciales correspondent aux créances qui lient un créancier et un débiteur qui ont tous les deux la qualité de commerçants. L’établissement d’un écrit est indispensable. Il prend généralement la forme d’une facture ou d’une lettre de change.
Les créances personnelles, quant à elles, sont les dettes contractées par une personne à titre personnel auprès d’une entreprise par exemple. Cette dette peut être contractée pour les besoins de la vie courante ou pour la réalisation d’un projet personnel. Dès lors, elles s’opposent aux dettes professionnelles.
On distingue également les créances fiscales qui se rapportent aux créances que détient l’entreprise sur le Trésor Public. C’est par exemple le cas d’un crédit de TVA ou d’un trop-perçu sur les cotisations sociales ou l’impôt sur les sociétés. Inversement, il est possible que la créance fiscale soit au profit du Trésor Public si c’est l’entreprise qui a une dette fiscale envers lui.
Enfin, les créances bancaires sont les créances détenues par l’établissement bancaire à l’encontre d’un débiteur, l’entreprise. Cela peut correspondre à un dépassement d’autorisation de découvert ou à un emprunt bancaire à court, moyen ou long terme.
Récapitulatif des différents types de créances :
| Créances commerciales | Lient un créancier et un débiteur qui ont la qualité de commerçant |
|---|---|
| Créances personnelles | Dettes contractées à titre personnel auprès d’une entreprise |
| Créances fiscales | Créances que détient l’entreprise sur le Trésor Public |
| Créances bancaires | Créances détenues par l’établissement bancaire à l’encontre de l’entreprise |
Comment se passe un recouvrement de créances ?
La procédure de recouvrement de créances suit plusieurs étapes :
- l’analyse de la créance ;
- la communication avec le débiteur ;
- la mise en demeure ;
- le recouvrement amiable ;
- le recouvrement judiciaire si besoin ;
- le règlement de la créance.
Lorsque vous constatez un défaut de paiement, il convient en premier lieu de contacter le débiteur. Il est possible que le virement vienne d’être émis ou qu’il s’agisse d’un simple oubli. La relance client peut se faire par téléphone, par mail, par SMS ou par courrier.
À défaut de réponse du débiteur ou s’il ne règle pas la facture suite à la relance, vous pouvez lui adresser une mise en demeure. Ce courrier officiel envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception somme le débiteur de payer dans le délai imparti, généralement 15 jours. Le courrier de mise en demeure précise que s’il ne s’exécute pas, l’entreprise pourra engager une procédure de recouvrement judiciaire, à l’instar d’une procédure d’injonction de payer.
Il est important de noter que la mise en demeure est le point de départ pour le calcul des intérêts de retard dûs par le débiteur.
Plusieurs issues sont alors possibles :
- le débiteur règle dans le délai imparti dans la mise en demeure : le litige est clos ;
- le débiteur ne règle pas dans le délai imparti dans la mise en demeure, mais demande un aménagement de sa dette : une procédure de recouvrement amiable peut alors s’ouvrir soit via un arrangement entre les parties, soit via une procédure officielle telle qu’une conciliation ou un mandat ad hoc ;
- le débiteur reste silencieux ou ne propose pas de solution dans le délai imparti dans la mise en demeure : le créancier peut demander l’ouverture d’une procédure judiciaire de recouvrement de créances, afin d’obtenir un titre exécutoire à l’encontre du débiteur.
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Les techniques de recouvrement de créances
Pour obtenir le paiement de ses créances, l’entreprise dispose de plusieurs moyens :
- les relances téléphoniques ;
- les lettres de relance ;
- les négociations et arrangements ;
- le recours à une agence de recouvrement ;
- le recours à un avocat spécialisé.
Relances téléphoniques
La relance téléphonique permet de maintenir la communication et de préserver la relation commerciale, notamment dans un premier temps. En effet, lors de la toute première relance, le créancier ne connaît pas les causes du retard. Il est donc nécessaire d’avoir toutes les informations pour décider des actions à mener par la suite.
Or, un simple appel téléphonique peut suffire pour pallier un oubli ou à un retard de traitement par la comptabilité.
Lettres de relance
La lettre de relance permet de formaliser davantage la demande de paiement de la facture impayée. Cela facilite la preuve si le litige doit être porté devant le juge ultérieurement.
Elle peut être envoyée par courrier électronique ou par courrier postal simple.
Le contenu est simple et cordial. Il s’agit de rappeler au client le retard de paiement et de lui demander d’y remédier dans les meilleurs délais.
Là encore, le but de la démarche est de préserver la relation commerciale. Toutefois, il est possible de préciser dans la lettre de relance, qu’en l’absence de paiement de la facture en retard de paiement, aucune nouvelle commande ne pourra être passée.
L’entreprise créancière peut adresser une ou deux lettres de relance si besoin. Au-delà, si le débiteur n’a toujours pas exécuté son obligation de paiement, il est nécessaire de lui adresser une mise en demeure.
Négociations et arrangements
Par exemple, vous pouvez envisager un étalement des paiements.
Dans tous les cas, il est recommandé de formaliser les propositions faites par écrit, et de formaliser l’arrangement dans un document écrit, daté et signé par les parties. Ainsi, en cas de non-respect par l’une des parties, l’accord pourra être dénoncé, et les procédures en paiement reprises.
Recours à une agence de recouvrement
Il est possible de confier la procédure de recouvrement à une agence de recouvrement.
L’agence de recouvrement est un prestataire qui est lié à l’entreprise créancière par une convention qui précise selon l’article R214-3 du Code des procédures civiles :
- le fondement et le montant des sommes dues, avec l’indication distincte des différents éléments de la ou des créances à recouvrer sur le débiteur ;
- les conditions et les modalités de la garantie donnée au créancier contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile encourue en raison de l’activité de recouvrement des créances ;
- les conditions de détermination de la rémunération à la charge du créancier ;
- les conditions de reversement des fonds encaissés pour le compte du créancier.
C’est alors l’agence de recouvrement qui s’occupe d’envoyer les lettres de relance et les mises en demeure si nécessaire.
En contrepartie, l’agence de recouvrement perçoit une commission sous la forme d’un pourcentage de la somme recouvrée par ses soins.
Recours à un avocat spécialisé
Il est également possible de confier la procédure de recouvrement de créances à un avocat spécialisé.
Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les créances dont le montant est important, notamment lorsque la communication avec le client débiteur semble interrompue.
L’avocat spécialisé en recouvrement de créances est à même de négocier et de formaliser un accord, mais aussi d’adresser une mise en demeure, d’engager une procédure d’injonction de payer ou encore d’assigner en paiement le débiteur.
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Les bonnes pratiques pour un recouvrement de créances efficace
Afin d’éviter et d’optimiser votre processus de recouvrement de créances en interne, nous vous conseillons d’adopter les bonnes pratiques suivantes :
- surveiller le comportement de paiement des clients ;
- suivre régulièrement les comptes clients ;
- avoir une facturation claire et précise ;
- établir des délais de paiement ;
- mettre en place d’une politique de recouvrement ;
- utiliser un logiciel de recouvrement de créances.
Surveiller le comportement de paiement des clients
Le meilleur moyen d’éviter les impayés reste de maîtriser le risque client dès la phase de négociation des contrats. Cela passe par une surveillance des comportements de paiement des clients avant même qu’ils ne signent avec votre entreprise.
En pratique, il s’agit de s’assurer de la solvabilité de vos futurs clients.
Pour cela, vous pouvez consulter diverses sources d’information. Les principales sources comprennent les rapports de solvabilité fournis par des agences spécialisées, les références commerciales provenant d’autres entreprises, les recherches en ligne pour trouver des commentaires ou des litiges, les registres publics tels que la base Sirene, le Bodacc et le registre national des entreprises (RNE), ainsi que les réseaux professionnels et les échanges d’informations au sein de votre industrie. En combinant ces sources, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble sur l’historique de paiement, la solvabilité et la réputation financière d’un client potentiel, vous permettant ainsi d’évaluer le risque associé à une relation commerciale.
Dans ce cadre, il est également important de mentionner les connecteurs intégrés aux logiciels de recouvrement, qui permettent d’établir une connexion avec des fournisseurs d’informations financières et des assureurs crédit afin d’accéder en temps réel à des données actualisées sur la solvabilité des clients. Cela renforce la surveillance du comportement de paiement, facilite l’évaluation des risques et aide à prendre des décisions informées lors de l’établissement de relations commerciales.
Suivre régulièrement les comptes clients
Assurer un suivi régulier des comptes clients est un très bon réflexe en matière de recouvrement.
C’est aussi très utile pour analyser le comportement des clients quant au paiement de leurs factures. Par exemple, un client donné a-t-il tendance à toujours payer au dernier jour du délai imparti ou est-il systématiquement en retard de paiement ?
Ce suivi va donc vous aider à ajuster les délais de paiement à accorder à chaque client, mais aussi inciter vos équipes à être particulièrement vigilantes sur certains profils, notamment pour la prise de nouvelles commandes.
Avoir une facturation claire et précise
Pour être efficace en cas d’impayé, il faut avoir un système de facturation clair et précis.
Cela implique plusieurs choses :
- avoir des conditions générales de vente bien rédigées et transmises à chaque client ;
- avoir un modèle de facture clair ;
- avoir une procédure de suivi de facturation précise qui permet d’identifier facilement les factures impayées et la procédure en cours.
Établir des délais de paiement
Ensuite, pour limiter les retards de paiement, il est nécessaire d’établir des délais de paiement en fonction du profil risque du client. Ainsi, un nouveau client ou un client qui a déjà eu plusieurs retards aura un délai de paiement plus court, qu’un client fidèle qui règle toujours en temps et en heure ses factures.
De plus, les délais de paiement octroyés aux clients doivent être calibrés en fonction des délais de paiement dont l’entreprise bénéficie auprès de ses propres fournisseurs. Cela permet de réduire le besoin en fonds de roulement et d’assurer un bon niveau de trésorerie à l’entreprise.
Mettre en place d’une politique de recouvrement
La politique de recouvrement est un document écrit qui expose les règles applicables en matière de gestion du poste client et de la facturation. Elle est généralement rédigée par le directeur administratif et financier (DAF), conjointement avec le crédit manager si l’entreprise en a un.
Cette politique doit être mise en application à la fois par les équipes commerciales, notamment pour la négociation des délais clients, et par les équipes comptables pour la facturation et le suivi des paiements.
Elle permet donc de gagner en efficacité et d’impliquer l’ensemble des équipes, afin d’avoir une véritable culture cash.
Utiliser un logiciel de recouvrement de créances
En outre, pour faciliter la gestion des retards de paiement et des impayés, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances est fortement recommandée.
Ce type de logiciel permet de suivre l’état des factures, mais aussi de mettre en place des automatisations, afin que les lettres de relance et les mises en demeure s’envoient automatiquement. Dès lors, les collaborateurs peuvent se concentrer sur les dossiers les plus complexes. Ces fonctionnalités offrent également une valeur ajoutée en termes de surveillance et de gestion des risques. En suivant de près l’état des factures et en automatisant les rappels de paiement, le logiciel permet de détecter rapidement les retards de paiement et d’identifier les clients à risque. Cela permet aux équipes de recouvrement de prendre des mesures proactives pour minimiser les risques de non-paiement et de mettre en place des stratégies adaptées pour récupérer les créances.
De plus, si vous êtes amené à participer à des appels d’offres et à signer des marchés publics, il est nécessaire que votre logiciel de recouvrement soit compatible avec la plateforme Chorus Pro. Ce portail en ligne permet de transmettre vos factures électroniques aux entités étatiques. En connectant votre logiciel de recouvrement à Chorus Pro, vous pouvez suivre en temps réel le statut de vos factures, identifier les créances en attente et les relancer directement à partir du logiciel.
Cela est d’autant plus important, compte tenu des changements de règlementation en cours et applicables à partir de juillet 2024, de choisir une solution de recouvrement capable de se connecter aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou Portail Public de Facturation (PPF). Votre logiciel de recouvrement doit être en mesure de suivre ces évolutions techniques.
Par exemple, CashOnTime est une solution complète, éditée par DIMO Software, qui structure la gestion du poste clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances. Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
Vous souhaitez optimiser votre recouvrement de créances en découvrant la plateforme CashOnTime ?
Aucune entreprise ne peut faire l’impasse sur le recouvrement de créances, au risque de mettre en péril sa santé financière. C’est pourquoi, les différentes étapes du processus de recouvrement doivent être suivies scrupuleusement. En parallèle, l’adoption de certaines bonnes pratiques, l’entreprise peut non seulement améliorer ses procédures de recouvrement, mais aussi réduire ses pertes et améliorer sa trésorerie.
