La fonction finance se met au Digital

Papier ou digital ? Votre direction financière semble dépassée et les évènements de l’année 2020 ont accentué leurs difficultés face à une transformation digitale trop lente dans votre entreprise.

Sous tension, toutes les fonctions « finances » de votre entreprise ont été au premier plan de la crise sanitaire et économique du COVID-19. Or le digital intervient de plus en plus avec une précision améliorée sur ces postes stratégiques. Du recouvrement de créances, de la simplicité ou la rapidité de mise en œuvre, au financement court-terme en passant par une circulation claire de l’information, les avantages qu’apportent le digital semblent nombreux. Alors qu’en est-il de l’apport concret du digital auprès des fonctions finances en entreprise ?

 

Toujours les mêmes défis mais plus d’agilité

Les directions financières sont confrontées à des enjeux clés en termes de gestion de trésorerie et de gestion des postes fournisseurs & clients. La crise du coronavirus a ébranlé votre entreprise. En conséquent, les fonctions finances de votre entreprise se retrouvent face à une multitude de défis. Si le pilotage de la performance reste le cœur de leur métier, il faut désormais ajouter une vigilance accrue face aux différents risques tout en renforçant gains de productivité, maitrise des coûts et optimisation de la gestion trésorerie et du risque clients & fournisseurs ainsi qu’en accélérant les rentrées de cash. Selon Coface, cette exacerbation des risques, liée au post-covid, a révélé que les défaillances d’entreprises pourraient augmenter en France de 21 % entre 2020 et 2021.

Cela appelle votre direction financière à anticiper et à s’adapter pour mieux assurer la pérennité financière de votre entreprise.

 

Le pilotage de la performance

Au cœur du métier du responsable financier ou du DAF, le pilotage de la performance et son amélioration reste un défi permanent. L’objectif de ce pilotage ? S’assurer de la bonne conduite de l’entreprise et accompagner son développement. Or suite à la crise, les entreprises ont déployé une visibilité à très court terme sur leur activité et sur l’état de leur trésorerie avec des prévisions budgétaires pouvant être, non plus mensuelles ou trimestrielle, mais hebdomadaires. Une tendance confirmée par l’étude PwC sur les priorités 2020 des directeurs financiers considérant à 75 % que leur première priorité était de proposer des reportings rapides et précis, ainsi que d’apporter des analyses aussi claires que pertinentes pour anticiper les réactions et faciliter la prise de décision, Autres données révélatrices de l’adaptation des directions financières, 53 % d’entre eux souhaitent également raccourcir les délais de leurs reportings, et 62 % veulent optimiser les processus prévisionnels de leur direction pour 2020 (contre respectivement 70 % et 58 % en 2019). La hiérarchisation des priorités concernant le pilotage de la performance a bel et bien été impacté.

En toute logique, les indicateurs de performance sont donc devenus des indispensables. Représentations concrètes, ces données pertinentes et de qualité doivent participer à renforcer les analyses de rentabilité précises, rapides et flexibles pour faciliter la prise de décision. Or, dans les périodes de transformations profondes et accélérées, l’équilibrage des coûts et la fiabilisation des données ne pourront se faire que grâce à des systèmes d’informations agiles et/ou des systèmes ouverts permettant d’accueillir des données extra financières, voire externes.

 

L’accélération des rentrées de cash

Qui dit pilotage de performance dit gestion du cash. Cette maitrise des rentrées cash implique un suivi minutieux afin de limiter les risques. Cette démarche a ainsi pour objectif d’accélérer les rentrées de cash, de manière à préserver et/ou à améliorer la trésorerie et financer le besoin en fonds de roulement. « L’accélération des rentrées de cash est d’autant plus primordiale en période de crise, car elle participe aussi à la prévention du risque contre les impayés ou les retards de paiement, » précise Valérie Konarski, directrice activité Processus financiers de DIMO Software, éditeur et intégrateur de solutions de gestion. « Pour y parvenir, il est indispensable de diffuser la culture du cash dans l’entreprise. Elle permet d’embarquer toutes les fonctions qui participent à la chaîne Order-to- Cash : des commerciaux aux comptables, en passant par l’administration des ventes ou encore les chargés de recouvrement. Il est donc important que les équipes collaborent et maintiennent une proximité client ».

La diffusion de la culture cash se place donc en enjeu fort. Et pour renforcer la fiabilité des prévisions, assurer une gestion de plus en plus fine et efficiente, et adapter le pilotage de la trésorerie au contexte économique actuel et à venir, les outils intégrant de nouvelles technologies comme l’Intelligence Artificielle se révèlent des leviers importants.

 

La maitrise des risques

Davantage exposées aux risques, notamment de solvabilité de leurs partenaires commerciaux, les entreprises cherchent à allouer du temps pour la compréhension et la maitrise de leur exposition aux risques. Une tendance pour faire face aux estimations des principaux assureurs crédit du marché présentant que les défaillances d’entreprises pourraient augmenter considérablement et dépasser la barre des 20 % dès fin 2020.

En parallèle, la nature des risques se complexifie. En plus des risques liés à la solvabilité des clients et fournisseurs, les entreprises doivent faire face à des risques cyber, de fraude, de conformité réglementaire, géopolitiques ou encore environnementaux ou sociétaux. Le Covid-19 a exacerbé la nécessité de disposer d’outils de pilotage pour anticiper et appréhender au mieux de nouvelles typologies de risques.

Alors que les grandes entreprises ont pris les choses en mains et considérablement investi dans la mise en place d’équipe dédiée et structurée sur la maîtrise des risques. Les PME semblent, en revanche, plus démunies.

Paradoxalement, alors que les entreprises sont de plus en plus confrontées aux risques, elles ne sont toujours pas prêtes à y faire face.

 

L’optimisation des processus

En ligne de mire des directions financières, l’optimisation des processus et la réduction des coûts se révèle une tendance renforcée par le contexte économique actuel. L’étude PwC appuie cette tendance identifiant la digitalisation des processus comme priorité des DAF. Ainsi, la transformation digitale de la fonction finance est considérée comme un enjeu majeur pour 85 % des entreprises. Elle représente indéniablement un moyen pour la fonction de faire face à ses différents enjeux et de relever les défis de demain.

 

La fonction finance opte pour la transformation digitale de ses processus

Transactionnel ou décisionnel, au sein de la fonction finance ces deux mondes s’unissent via les nouvelles plateformes intégrées d’ERP dans le Cloud. Sur le transactionnel, réunissant processus administratifs et comptables, ces plateformes proposent automatisation et intégration des flux pour améliorer la productivité. A cela s’ajoute une efficacité renforcée et une proposition de valeur valorisée par l’utilisation de solutions innovantes comme l’intelligence artificielle, le machine learning et le deep learning. Quant au décisionnel, les prévisions, notamment celles concernant les risques, s’appuient désormais sur la data science pour améliorer la fiabilité des données et analyses afin d’affiner leur prédictibilité.

 

L’automatisation complète de toute la chaîne Order-to-Cash

Pour apporter des gains de productivité concrets, les directions financières se focalisent sur l’automatisation des processus Procure-to-Pay (ensemble du processus achat, allant de la commande au règlement fournisseur) et Order-to-Cash (ensemble des processus de traitement des commandes clients depuis la commande jusqu’au paiement client). Même si 64 % des directions financières s’estiment satisfaites de leurs processus transactionnels à court terme, il y a une réelle volonté de les faire gagner en efficacité à moyen terme (PwC, Priorités 2020 des DAF). 32 % des DAF en 2020 (vs 19 % en 2019) déclarent ainsi vouloir mettre en place des robots pour réaliser un ensemble de tâches simples et répétitives exécutées régulièrement. En plus d’une productivité accrue, la dématérialisation est un gage d’une gestion plus fine de la trésorerie et du besoin en fonds de roulement.

 

La dématérialisation de la facture fournisseur s’impose de plus en plus

Afin d’améliorer les processus de traitement des factures et de renforcer la productivité, la dématérialisation des factures fournisseurs structure et automatise les process de validation. Vos équipes comptables sont ainsi mieux équipées pour éviter des retards de paiement et des blocages de factures sans validation, tout en maintenant une bonne relation et réputation avec vos fournisseurs. Par exemple, la dématérialisation des factures fournisseurs a pour intérêt son intégration automatique en comptabilité. Cette intégration automatique est, par ailleurs, possible grâce à l’intelligence artificielle qui permet aussi d’améliorer la reconnaissance des données sur les factures et facilite les imputations automatiques.

 

L’accès au Cloud démocratise les nouvelles technologies aux PME

Face aux changements induits par la transformation digitale, aux évolutions des modes de travail, des législations ou du marché ainsi que les imprévus, il s’agit d’assurer la pérennité de l’entreprise. Pour favoriser la réactivité et une adaptation continue en entreprise, Il est fortement recommandé de se munir de solutions agiles hébergées en Cloud et disponibles en mode Saas. Flexibles et simples d’utilisation, les solutions Saas offrent non seulement des capacités de stockage étendues avec des accès aux données à distance mais aussi centralisent l’information, et se rendent accessibles aux PME, ce qui est bien utile à l’heure du Big Data. Ces solutions Saas en Cloud répondent ainsi aux besoins d’innover et de s’adapter des entreprises tout en répondant aux problématiques actuelles, la mobilité et le travail à distance de plus en plus généralisés.

 

L’intelligence artificielle gagne le recouvrement de créances

De plus en plus présente dans les entreprises, l’intelligence artificielle capte et consolide les données internes et externes afin de calculer vos risques, de créer des scenarios de relance et surtout d’améliorer vos outils pour le recouvrement de créances. Ces IA peuvent intégrer du Machine Learning, reproducteur de comportements qui automatise les tâches chronophages, qui auto-apprend en fonction des comportements clients. Cela permet alors d’ajuster les seuils de risques, les niveaux d’encours clients octroyés ou encore les scénarii de recouvrement de créances.

Pour les logiciels de Credit Management, cela signifie de proposer un module de « relance interactive » permettant par exemple aux clients de mettre à jour leur situation de compte en un clic sur un lien dans leurs e-mails de relance. En parallèle, l’IA affine ses prévisions et ses analyses du poste client. Il existe aussi des solutions de gestion de recouvrement de créances ou du poste client comprenant des fonctions de paiement intégré (par virement, carte bleue ou prélèvement). « Nous avons développé une API [interface de programmation permettant la communication entre deux systèmes] connectée aux fournisseurs de paiement en ligne qui permet au client de payer instantanément sa facture via notre portail CashOnTime, explique ainsi Valérie Konarski, directrice activité Processus financiers de DIMO Software, éditeur et intégrateur de solutions de gestion. C’est un module qui contribue à réduire les délais de paiement ».

 

Le Machine Learning accélère les processus de lettrage

Le lettrage, bien qu’en bout de chaîne, contribue aussi à un système de relance plus efficient. « L’automatisation de ce processus permet d’éviter aux équipes comptables de relancer les clients qui ont d’ores et déjà payé leur facture et leur permet ainsi de gagner en efficacité en ne relançant seulement ceux qui n’ont pas payé », précise ainsi Valérie Konarski. Si un module de lettrage intègre de l’IA, et particulièrement du Machine Learning, il sera alors en mesure d’apprendre toutes les habitudes de règlements des clients.

« Chaque action manuelle est enregistrée, c’est la première marche vers de l’intelligence artificielle, car nous évitons ainsi de faire deux fois la même action, témoigne ainsi Bertrand Marat, responsable Informatique des domaines Comptabilité, Finance et RH de Dupont Restauration, qui a choisi d’opter pour la solution CashOnTime de DIMO Software. En moins d’un mois, notre taux de lettrage a grimpé à 90 % ».

 

L’accès aux financements se dématérialise

Le financement des entreprises et particulièrement l’accès à celui-ci se retrouve facilité et accéléré grâce aux nouvelles technologies. Les banques, et leurs filiales d’affacturage proposent des solutions de financement sur le court terme en moins de 24h grâce à l’augmentation de l’utilisation des outils digitaux. Ces solutions permettent, par exemple, de rendre des fonds disponibles pour les clients les plus réguliers. Cela permet ainsi aux fournisseurs d’avoir la possibilité de financer l’augmentation de leur besoin en fonds de roulement lors d’une sortie de crise ou d’une reprise d’activité.

 

La maitrise des risques renforcée par l’IA, les Data Sciences et l’Analytics

Les nouvelles technologies apportent encore d’autres améliorations qui renforcent la maitrise des risques, notamment les risques clients et fournisseurs des risques de conformité et des risques de fraude. En effet, un quart des défaillances d’entreprises sont liées aux retards de paiement. Il s’agit alors d’analyser la multitude de données existantes. Pour les Credit managers, cette traduction de masses d’informations en données stratégiques appuie et soutient les circuits décisionnels. A noter également, le développement d’API et de la Business Analytics qui permet le regroupement de différents systèmes d’informations, internes ou externes à l’entreprise, afin de mieux piloter les impayés.

 

La lisibilité des indicateurs de performance avec la Business Analytics

Facilitatrice, la Business Analytics rassemblent une multitude d’indicateurs de performance issus depuis différents outils (CRM, web analytics, …). Pour les directions financières, son apport conduit à des analyses de rentabilité précises, rapides et flexibles. Enjeu de taille, des données pertinentes et de qualité facilitent la prise de décision et permettent de mieux anticiper. Les atouts de la Business Analytics résident dans la datavisualisation et son organisation en dashboards qui, au-delà de traduire les données, les transforment en informations visuelles et plus digestes. Interactive et attractive, les données des équipes financières améliorent ainsi leur visibilité ainsi que leur lisibilité sur l’ensemble de leurs activités.

La digitalisation des processus de la fonction finance, en évolution constante avec les nouvelles technologies, se concrétise en entreprise.

 

Source : « Édition Spéciale GPO Magazine – Digitalisation Fonction Finance – Juin 2020 ».
 
 

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