Face aux risques de défaillances et aux problématiques de dettes que pourraient rencontrer les entreprises, tout l’enjeu, pour les Credit Managers, consiste à surveiller la santé financière de leurs clients et à adapter leurs processus de recouvrement de créances en conséquence.
La gestion du risque de crédit passe en premier lieu par un suivi rigoureux et efficace de la santé financière des clients. Les entreprises ont à cet effet besoin d’obtenir davantage d’informations sur leurs partenaires commerciaux.
Surveiller le poste clients : nouveaux indicateurs à suivre
« La crise a complexifié la maîtrise du risque, explique Éric Scherer, Président de L’Association des Credit Managers (AFDCC). Les entreprises manquent d’informations fraîches, et s’appuyer sur un bilan passé n’est pas suffisant pour maîtriser le risque client. Aujourd’hui, il est également indispensable que les entreprises sachent comment leurs partenaires commerciaux ont été impactés par la Covid, s’ils ont sollicité un PGE, quelle est leur capacité à le rembourser (niveau de fonds propres, d’endettement, de trésorerie), si elles ont eu recours au chômage partiel…. Pour disposer d’une bonne visibilité de leurs clients, elles doivent également connaître leur profil payeur sur une longue période, et la comparer par exemple avec le comportement de paiement moyen d’entreprises du même secteur d’activité. Il est également intéressant d’observer les potentialités de rebond de ses clients : ont-ils été réactifs ou créatifs au cours de cette période ? ».
Pour obtenir de telles données, les entreprises ont la possibilité de s’appuyer sur les prestataires de l’information d‘entreprises. Elles ont également tout intérêt à capitaliser sur les informations terrain remontées par leurs services commerciaux ou ceux de l’administration des ventes.
Structurer les actions de recouvrement de créances
Il est également important de disposer d’une visibilité globale de l’état de sa trésorerie et de son encours client en temps réel : montants et échéances des factures, prévisions d’encaissement, retards de paiement et litiges, historique des relances et programmation des actions… Ces différents éléments sont en effet indispensables pour mieux structurer les processus de recouvrement de créances, et prioriser les actions de relance en fonction du comportement de paiement des entreprises et des risques de retards de règlements ou d’impayés identifiés. Les actions de relance doivent en effet être définies et priorisées en fonction du profil payeur du client et de son importance stratégique pour l’entreprise. Pour qu’une procédure de recouvrement de créances soit efficace, il convient également qu’elle débute en amont de l’échéance et fasse l’objet d’un suivi rigoureux, personnalisé et complet jusqu’au règlement de la facture. Une démarche dans laquelle les logiciels de gestion du recouvrement de créances peuvent accompagner les entreprises.
Détecter les litiges rapidement
Gage de bonne gestion du poste clients, les relances en amont des échéances permettent également de détecter au plus tôt les éventuels litiges. La gestion des litiges implique d’identifier les risques et de mettre en place des process de résolution anticipés, efficaces et adaptés. D’autre part, une gestion des litiges efficace et rapide nécessite que les différents services concernés collaborent entre eux (service commercial, service client, administration des ventes, service recouvrement de créances…). Dans le cadre de cette démarche, la mise en place d’une solution collaborative de gestion du recouvrement de créances contribue à augmenter les fréquences d’échanges avec les clients, de faire des points de suivi plus précis et de communiquer sur les litiges ou les promesses de règlement.
Dès lors qu’elle est ainsi anticipée et optimisée, la gestion des litiges contribue alors à la satisfaction client et à la pérennité des relations commerciales, tout en préservant ou en améliorant l’image de l’entreprise. D’autre part, la résolution des litiges représente également un enjeu financier majeur pour l’entreprise car elle limite, voire elle supprime, le risque de retard de paiement ou d’impayés.
Visiativ témoigne
Au sein du groupe Visiativ, cinq agents assurent le recouvrement pour le compte d’une dizaine d’entités juridiques. Ils constituent le point névralgique des relations interservices sur leur périmètre au travers des litiges identifiés, et se réunissent régulièrement avec les parties prenantes : l’Administration Des Ventes (ADV), le Commerce, la Formation… « Je génère des reportings généraux hebdomadaires sur les échus, le top 20 des clients les plus en retard, la problématique et le montant des litiges, les temps de résolution, etc., explique Mahfoud Bezzekhami, responsable comptabilité clients chargé du recouvrement chez Visiativ. Toutes ces informations issues de la solution de gestion du poste clients CashOnTime de DIMO Software sont ensuite présentées à la direction financière. Par ailleurs, nous constituons des comités d’impayés, par exemple en impliquant les directeurs régionaux dans le suivi des impayés sur leur périmètre. En mettant CashOnTime en place, Visiativ a optimisé ses délais de paiement et ses rentrées de cash, ainsi que sa productivité sur ses processus de relance. Le groupe a aussi diminué de moitié le montant de ses litiges. Par ailleurs, CashOnTime est un outil structurant, permettant d’optimiser certains modes de fonctionnement et de développer une « culture cash » au sein du groupe ».
A propos de CashOnTime
CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.
Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
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