La gestion prévisionnelle du cash et de la trésorerie d’entreprise nécessite d’en maîtriser le processus de bout en bout, en impliquant toutes les parties prenantes de l’entreprise et en le digitalisant autant que possible.
La gestion et la prévision du cash concernent plusieurs acteurs opérationnels dans l’entreprise : commercial, Credit Manager, responsable de production, acheteur, Supply Chain Manager, etc. Une grande majorité des leviers d’optimisation du cash sont à la main des opérationnels. Par exemple, dans l’optimisation du besoin en fonds de roulement, les opérationnels font bénéficier les financiers de leur connaissance des marchés, des clients et des cycles de production, afin d’identifier les marchés où les différentiels entre DSO (délais de paiement clients) et DPO (délais de paiement fournisseurs) sont les plus favorables. De même, la coordination et l’organisation des services commerciaux, administratifs et du Credit Management sont indispensables pour que chaque commande corresponde aux besoins du client, et puisse être honorée dans le respect des procédures de chacun et des conditions générales de vente et de paiement établies.
Certaines solutions permettent de moduler temporairement les modalités et les conditions de règlement, ou les limites de crédit grâce à des tâches collaboratives nécessitant la validation de différents services (administration des ventes, crédit client).
Promouvoir la culture cash
Associer les opérationnels dans le pilotage du cash est donc, pour les financiers, le meilleur moyen de maîtriser les « cash-flows » opérationnels et les indicateurs bilanciels (créances, dettes, stocks). Cette association est d’autant plus efficace qu’elle se focalise concrètement sur chaque étape du processus « order to cash ».
Ainsi, la mise en place d’outils de workflow communs au Credit Management, aux commerciaux et aux services de facturation, contribue à fluidifier le processus. Les indicateurs cash peuvent aussi être intégrés dans la fixation des objectifs des managers et constituer un des critères de leurs bonus.
Témoignage d’Ayming
« Nous disposons de budgets d’encaissements, de DSO par pays, par business, etc., témoigne Sébastien Chaize, Coordinator Sales Administration Group chez Ayming. Depuis la crise sanitaire, nous avons renforcé notre culture « cash in » (encaissement) et « cash out » (responsabilisation sur les dépenses), portée par notre direction. Tous les collaborateurs sont « incentivés » sur les encaissements, des commerciaux aux consultants, en passant par les services supports (IT, RH, Finance, services généraux…). Une vraie sensibilisation et une éducation de l’ensemble des collaborateurs de Ayming ont permis de fortifier cette culture cash ».
Respecter les contraintes de facturation
La gestion optimisée de la trésorerie passe également par la qualité des processus de facturation. Il convient notamment qu’ils soient conformes aux conditions contractuelles négociées avec les clients. Ces conditions portent sur les délais et les conditions de paiement, ainsi que sur les modes de diffusion des factures (papier, électronique, via un portail,…), le format attendu par le client (PDF signé, EDI, Factur-X,…), la fréquence d’envoi, les données à renseigner (bons de commande, commanditaires,…). Autant de processus qui, s’ils sont respectés, contribuent à fluidifier et à accélérer le traitement des factures chez le client, et donc leur règlement. Dans le cadre de cette démarche, les solutions digitales (tels que les outils de dématérialisation des factures) représentent une solution adaptée. Ils permettent de fiabiliser la prise de commande et le suivi client. Certaines solutions de gestion du poste clients vont même jusqu’à proposer des solutions de paiement en ligne. Si cette solution ne peut pas être généralisée à toutes les entreprises, elle permet dans certains contextes bien définis d’améliorer la satisfaction des clients qui pourront être livrés plus rapidement et sécuriser la liquidité du fournisseur.
Digitaliser les processus de gestion du poste clients
Au-delà du processus de facturation, l’automatisation des processus de recouvrement de créances jusqu’au lettrage contribue également à la gestion optimisée et prévisionnelle de la trésorerie. En supprimant les saisies manuelles, elle limite les erreurs et les litiges, et permet aux équipes concernées de gagner en efficacité opérationnelle et ainsi, de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des litiges par exemple.
D’autre part, la dématérialisation des échanges fluidifie les interactions avec les clients et en augmente les fréquences. Le suivi du traitement des factures gagne alors en précision et en qualité. Les litiges mais aussi les promesses de règlement peuvent alors être davantage anticipés et les créances recouvrées plus tôt. En effet, le fait de pouvoir gérer des promesses de règlement permet de maximiser la probabilité des prévisions de trésorerie.
Par ailleurs, une solution de gestion du poste clients peut aussi être structurante pour l’entreprise. Elle permet notamment de prioriser les relances en fonction du profil client. Dès lors qu’elle embarque des technologies innovantes comme le Big Data ou l’intelligence artificielle, l’entreprise dispose de nombreuses données analytiques sur, par exemple, les encaissements à venir. De même, les API ou autre web services permettent l’interconnexion des systèmes d’information, et ainsi de mieux monitorer les risques de retards de paiement ou d’impayés.
Les Témoignages de Grant Thornton, AFDCC et Securitas
« Nous nous sommes réorganisés en centralisant le recouvrement et en rendant opérationnelle l’utilisation de l’outil CashOnTime de DIMO, témoigne Olivier Magnon-Pujo, DAF de Grant Thornton. Depuis sa mise en place nous avons gagné 8 jours en 2020 globalement sur le cash, de la production jusqu’à l’encaissement : 4 jours sur les encours de production et 4 jours sur les encours de recouvrement.
« En automatisant les tâches chronophages, le Credit Manager peut alors davantage se concentrer sur la relation financière avec le client (par exemple, obtenir un plan de trésorerie et /ou un plan d’investissement), constate Éric Scherer, Président de l’AFDCC. Le télétravail dans les entreprises est aussi une évolution qui sera durable et qui modifiera la manière de gérer les équipes et de les motiver ».
« Chez Securitas Alert Services, la gestion des encaissements clients est une tâche nécessitant beaucoup de temps de traitement, témoigne Laurence Contion, Responsable comptable chez Securitas Alert Services. Nous recevons plus de 3 000 virements par mois qui règlent très souvent des factures de montants identiques car nous fonctionnons par abonnement (plus de 50 000 abonnés). Lettrer manuellement ces encaissements clients dans notre ERP Navision (Microsoft Dynamics Nav) nécessite l’affectation de 2,5 Équivalent Temps Plein. Cela occupait une grande partie de nos journées ! D’autre part, nous avons 30 % de nos virements qui s’avèrent particulièrement compliqués à traiter, car nous travaillons avec des grands comptes qui peuvent régler en un seul paiement plusieurs factures, ou certaines fois il y a plusieurs comptes clients dans un même virement et cela complexifie le lettrage. Avec la solution de lettrage CashOnTime Allocation nous avons gagné un temps considérable que l’on peut désormais allouer à des tâches beaucoup plus qualitatives : nous nous concentrons sur l’analyse des comptes (paiements en doublon, clients créditeurs…), cela permet d’affiner la relance client et d’éviter les réclamations. Malgré nos spécificités, nous parvenons à un taux de lettrage automatique moyen de 70 % et nous sommes pleinement satisfaits de la fiabilité du lettrage réalisé. Nous sommes ainsi soulagés de l’importante saisie que nous faisions auparavant. Nous avons gagné en productivité et en motivation ! ».
A propos de CashOnTime
CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.
Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
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