Vincent POUJADE, Directeur Administratif et Financier NCA raconte comment il a permis à son équipe de recouvrement de se consacrer pleinement à son métier grâce au logiciel CashOnTime Allocation lors du Forum DIMO Software 2023. Un atelier animé par Pierre SANCHEZ, ingénieur commercial DIMO Software.
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Une multitude de flux de documents
Le groupe NCA (CA 25 M€, 15 M€ sur la partie ATHOME SYNDIC et 10 millions sur CORTEX) est spécialisé dans la gestion des flux entrants et sortants pour différentes sociétés, ce qui implique la génération d’un grand nombre de documents. Sur ATHOME, les clients sont les syndics de copropriété, auxquels différents documents sont envoyés au format papier et électronique tels que les convocations aux AG, les PV d’AG, les appels de fonds, appels de travaux. L’activité CORTEX gère les mêmes types de flux pour de grosses sociétés du CAC 40 notamment des banques, et traite des fiches de paye, des convocations d’AG, des factures. Le logiciel CashOnTime a été mis en place sur la partie ATHOME, qui comptabilise 20 M€ d’envois de factures d’affranchissement. Il n’est pas possible de marger sur les frais de La Poste. ATHOME envoie les factures et fait l’avance de timbres, qu’il faut ensuite recouvrer. La Poste est payée comptant, mais les clients ne sont pas payés comptants.
Vincent POUJADE raconte : « Avant l’arrivée du logiciel CashOnTime, tous les lettrages étaient faits manuellement par le service comptabilité, soit 200 000 factures annuelles, environ 1 000 règlements par jour. Une partie se fait en prélèvement, mais cela mobilisait trois collaborateurs à temps plein. Les collaborateurs de mon service Recouvrement ne faisaient que de la comptabilité client. Or, je souhaitais qu’ils puissent effectuer de la relance pour le règlement des factures clients et développer une relation client plutôt que de faire du lettrage comptable ».
Le logiciel CashOnTime optimise grandement le lettrage comptable
La DSI a été impliquée dans la recherche de solutions pour améliorer le lettrage comptable, qui était un poste très chronophage. Elle a mentionné CashOnTime, puis un POC a été réalisé. « Sur une journée de lettrage, sans rien faire de particulier, nous avons atteint un taux de lettrage comptable automatique de 70 %. Nous avons donc choisi cette solution sans benchmark additionnel. Nous éprouvons des difficultés à recouvrer de petites factures, notamment les envois de timbres. Ainsi, nous pouvons avoir 200 factures du même montant, pour différents destinataires quand on envoie de l’affranchissement » explique Vincent POUJADE.
« DIMO Software a été mis en relation avec l’intégrateur et la DSI. Il a fallu coordonner tout ça mais le planning a été respecté. Comme lors de la mise en place de tout logiciel de gestion, le démarrage est parfois un peu compliqué, mais tout s’est plutôt très bien déroulé. Aujourd’hui, les difficultés viennent plus du SI quand il y a des problèmes de dépôts de flux, de dépôt de fichiers sur un serveur ».
Le bénéfice majeur : la facilité d’emploi et 100 % des lettrages via l’outil
ATHOME réalise 100 % des lettrages via le logiciel CashOnTime. L’outil fait le lettrage automatique et tous les lettrages qui ne sont pas faits en automatique sont faits dans l’outil. Une fois que les relevés bancaires sont 100 % rapprochés sauf les doubles règlements, tous les lettrages – même les lettrages manuels – sont faits dans l’outil. Ensuite, tout est transféré en comptabilité. « C’est hyper simple d’utiliser l’outil pour aller au-delà du lettrage automatique. Certes, il y a juste la difficulté de ne pas pouvoir rapprocher quand on a un double règlement. Dans ce cas, on est obligé de retourner dans la compta pour indiquer que c’est un double règlement » explique Vincent POUJADE.
Des trois personnes quasiment en temps plein, il n’y a plus qu’une personne qui lettre 2 heures par jour : « En termes de volumétrie et de gain de temps, il n’y a aucune comparaison possible. On est aussi capable de retrouver facilement les écritures. Nous disposons de toute une batterie de recherche via l’outil, ce qui est nettement plus simple que dans l’outil comptable. De plus, nous apprécions la réactivité des équipes DIMO Software en cas de problème éventuel. Étant donné le volume de factures, de règlements journaliers, nous ne pouvons pas nous permettre d’avoir des lettrages non faits en fin de journée. Trois jours de non-lettrage sont compliqués à rattraper » estime Vincent POUJADE.
La prochaine étape : augmenter le taux de lettrage comptable automatique
Le taux de lettrage automatique est d’environ 72 %. C’est à ATHOME d’améliorer les process et les routines : « Auparavant, je gérais douze banques sur cette activité. J’ai réduit à quatre et nous avons des règles pour éviter les erreurs de lettrage des factures fournisseurs. Il faut ouvrir les fonctionnalités pour augmenter le taux de lettrage comptable automatique. Cela reste du lettrage simple. 
L’amélioration du taux de lettrage comptable : un travail collaboratif
Selon Pierre SANCHEZ, l’amélioration du taux de lettrage comptable passe par une collaboration entre DIMO Software et les équipes comptabilité du client : « Il s’agit de définir le niveau de risque, à quel niveau placer le curseur pour aller toujours plus loin dans ce taux de lettrage comptable en minimisant, voire annulant le taux d’erreur sur le lettrage automatique ». Vincent POUJADE complète : « Au début, nous voulions aller trop loin dans l’automatisation et certains lettrages étaient à côté de la plaque. Or, délettrer ensuite est compliqué, car cela complexifie l’identification précise des problèmes. Par conséquent, nous avons réduit le spectre pour être sûr que les lettrages soient justes. Délettrer pour repasser en manuel n’est pas une bonne solution ».
Aucune résistance au changement
« Les chargés de recouvrement doivent passer des appels. Quand je leur ai apporté l’outil, c’était du pain béni ! Il n’y a aucune valeur ajoutée à faire du lettrage. L’équipe était très demandeuse d’un logiciel pouvant être mis en œuvre le plus rapidement possible pour leur dégager du temps sur des tâches plus intéressantes. Dès la mise en place de l’outil, nous sommes arrivés à un taux de lettrage de 80 %. On est aujourd’hui quotidiennement aux alentours de 70 % de lettrage en automatique. Ce n’est pas le job des chargés de recouvrement de faire de la comptabilité. Donc quand je leur dégage du temps pour qu’ils puissent se consacrer à leur métier, ils sont contents ! »
Vincent POUJADE reconnaît qu’il voulait être prudent au début : « Je voulais que l’outil propose des lettrages que je puisse valider au coup par coup. J’ai fait cela une journée, mais ça ne servait à rien. Certes, quelques lettrages étaient ratés et souvent, on ne s’en aperçoit que quelques jours plus tard. Mais aujourd’hui, je n’ai plus aucun souci et le lettrage se fait très bien tout seul. L’implémentation s’est faite en six semaines environ, en comptant les allers-retours avec DIMO Software. En mode projet pour l’équipe, c’était plus rapide : j’ai demandé à notre intégrateur APOGEA de mettre en place les reportings de toutes les écritures comptables non-lettrées dans un format intégrable par DIMO Software. Tout ce travail, qui a été fait à côté, n’a pas du tout impacté l’équipe. Ensuite, il y a eu les phases de formation, de prise en main de l’outil, de recette, mais le projet en lui-même a été assez court, une fois ce travail en amont réalisé ».
Pourquoi les clients (re)viennent chez DIMO Software ?
Selon Pierre SANCHEZ, plusieurs facteurs font que les clients viennent ou reviennent vers DIMO Software.
- La difficulté de recrutement des comptables.
- L’augmentation de la volumétrie des factures. Avec la croissance interne ou externe, le rachat d’entités, le service de recouvrement ne peut plus gérer le lettrage tout seul et il faut s’équiper pour permettre aux équipes de faire leur vrai métier.
- L’importance de la fidélisation, de la relation clients, de la proximité.
- Le produit est appelé à évoluer encore, suite aux retours clients qui nous aident beaucoup. Nous restons à l’écoute de développements possibles pour les intégrer et que l’ensemble de nos clients puissent y avoir accès.
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