La gestion de la trésorerie est l’une des tâches les plus délicates quand il s’agit de la gestion financière d’une entreprise. Cela est d’autant plus vrai quand les retards de paiement des clients sont de plus en plus nombreux. Si vous cherchez à améliorer vos process de recouvrement des créances clients, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement offre de nombreux avantages. Quels critères appliquer pour choisir son logiciel de recouvrement ? Quelles sont les fonctionnalités indispensables ? Quels sont les meilleurs logiciels de recouvrement en 2023 ? Nous répondons à toutes vos questions.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement ?
Un logiciel de recouvrement est un outil informatique qui automatise le processus de paiement. Il permet ainsi de suivre le paiement des factures au fur et à mesure des échéances et d’envoyer des relances automatiques aux clients en cas de retard.
Aussi appelé, logiciel de relance client, le logiciel de recouvrement est à distinguer du logiciel de facturation.
En effet, le logiciel de facturation permet de gérer l’édition des factures et éventuellement leur envoi, et leur archivage.
Les logiciels de recouvrement, quant à eux, permettent de gérer toutes les étapes d’après, c’est-à-dire s’assurer du bon paiement des factures, et lancer les procédures de recouvrement si besoin.
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Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement ?
Quels sont les enjeux du recouvrement ?
Le recouvrement de créances est un point stratégique pour l’entreprise. La capacité de l’entreprise à tenir ses comptes clients à jour a des conséquences directes sur sa santé financière et sa pérennité.
Tout d’abord, en veillant à avoir une réelle procédure de recouvrement, et les outils adaptés, l’entreprise peut se faire payer plus rapidement par ses clients. Cela a un double impact. D’une part, le paiement plus rapide des factures clients permet d’avoir davantage de trésorerie. D’autre part, cela permet de réduire le besoin en fonds de roulement (BFR).
La réduction du BFR est très avantageuse puisque les solutions de financement de ce décalage de trésorerie peuvent être relativement coûteuses, à l’instar de l’affacturage ou d’un prêt court terme.
Par ailleurs, le recouvrement réduit les risques d’impayés. Or, les impayés peuvent non seulement impacter la trésorerie qui est essentielle pour que l’entreprise puisse elle-même régler ses factures et dettes, mais aussi engendrer des coûts (frais d’avocat, etc.). Ces frais supplémentaires réduisent la marge de l’entreprise.
Par conséquent, le recouvrement permet d’assurer à l’entreprise un niveau de trésorerie suffisant pour honorer ses propres paiements. C’est aussi un levier déterminant de la rentabilité de l’entreprise.
En outre, bien que cela puisse paraître étonnant, le recouvrement joue également un rôle dans la préservation de la relation commerciale.
La politique de recouvrement permet d’ajuster les délais de paiement conventionnels des clients en fonction de leur profil risque. Les clients bons payeurs peuvent ainsi être récompensés en bénéficiant de délais plus longs que les autres pour régler leurs factures. Ils apprécieront certainement ce geste commercial. Et, une procédure de recouvrement bien menée, avec des relances amiables faites au bon moment et de la bonne manière, permet de ménager la relation commerciale et d’éviter de nombreux litiges.
Quels sont les avantages d’un logiciel de recouvrement ?
Beaucoup d’entreprises utilisent encore un tableau Excel pour le suivi de leurs factures et la gestion des créances clients. Toutefois, cet outil présente plusieurs limites. Tout d’abord, l’implémentation et la gestion quotidienne du fichier sont très chronophages. D’autre part, la fiabilité du fichier peut être entachée à cause d’une erreur humaine.
Au contraire, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances offre de nombreux avantages.
Le premier avantage du logiciel de recouvrement, c’est qu’il permet de faire d’importantes économies en termes de temps. En effet, son utilisation permet d’automatiser certaines tâches. Ainsi, en étant relié au logiciel de facturation, le logiciel de relance clients s’implémente automatiquement. Ce qui réduit considérablement le temps de saisie des données et augmente la fiabilité des informations. Par ailleurs, les collaborateurs peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, comme les dossiers de recouvrement plus complexes.
Par conséquent, en plus du gain de temps offert par le logiciel de recouvrement, celui-ci permet d’accroître la productivité de l’équipe en charge du recouvrement de créances.
D’autre part, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement permet d’avoir une meilleure maîtrise des flux de trésorerie et de réduire le délai moyen de paiement (DSO). Par exemple, avec l’utilisation du logiciel CashOnTime, les entreprises peuvent réduire leur DSO de 20 %.
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Cet avantage non-négligeable résulte de la possibilité de programmer les relances clients dès que la facture passe au retard grâce aux différents scénarios de relance. Il n’y a plus de risque d’oubli ou de décalage d’envoi de la relance par manque de temps de l’équipe.
De même, le logiciel de crédit management permet de suivre la solvabilité des clients. Il est alors possible d’ajuster les délais de paiement en fonction de la politique de l’entreprise.
Par ailleurs, le logiciel de recouvrement permet de centraliser les informations et d’avoir une vision complète de l’encours client. Le tableau de bord comporte différents indicateurs en fonction du degré de détail dont vous avez besoin. Le content manager et le DAF peuvent ainsi suivre l’évolution de la trésorerie en un coup d’œil, mais aussi analyser les différents paramètres à travers un reporting plus détaillé.
D’ailleurs, les informations sont conservées sur le logiciel de recouvrement. Elles sont donc facilement accessibles. Cela permet de constituer un historique qui facilite notamment l’établissement des prévisionnels financiers pour les années suivantes.
En outre, les logiciels de recouvrement sont généralement faciles à prendre en main. Il est donc très rapide de faire monter en compétences les collaborateurs.
Résumé des avantages de l’utilisation d’un logiciel de recouvrement :
- gain de temps ;
- fiabilité ;
- réduction du délai de paiement des factures, et donc du DSO (Days Sales Outstanding) ;
- vision complète et transversale grâce aux tableaux de bord ;
- amélioration de la productivité ;
- facilité de prise en main ;
- augmentation de la trésorerie.
Comment choisir son logiciel de recouvrement ?
Pour bénéficier de manière optimale des avantages que procure un logiciel de recouvrement, vous devez prendre en considération différents critères et vérifier qu’il possède bien les fonctionnalités essentielles.
Quels sont les critères pour choisir son logiciel de recouvrement ?
Pour choisir un logiciel de recouvrement adapté aux besoins de son entreprise, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs critères.
Pour commencer, le logiciel de relance clients doit être adapté à la taille de votre entreprise. En effet, une TPE, une PME, une franchise ou encore une entreprise internationale n’auront pas les mêmes besoins. Le nombre d’opérations à suivre, le nombre de scénarios de recouvrement à créer, les délais à appliquer sera différent par exemple.
De même, les besoins en termes de fonctionnalités et de reporting varient d’une entreprise à l’autre. Votre logiciel de recouvrement doit correspondre à vos besoins actuels et à venir.
De plus, il doit pouvoir s’intégrer dans votre système informatique actuel. Il est donc important de vérifier la compatibilité du logiciel de recouvrement avec les autres outils que vous utilisez, notamment le logiciel de facturation.
Le logiciel de recouvrement doit pouvoir également se connecter aux différents fournisseurs d’informations financières, ainsi qu’aux solutions informatiques du secteur de l’assurance-crédit.
Le logiciel de recouvrement doit proposer des services de paiement en ligne tels que Stripe.
Cela permet de proposer une solution très simple et rapide au client pour procéder au paiement de sa facture. D’autant que les notifications de paiement peuvent permettre de débloquer certaines situations urgentes, à l’instar d’une commande bloquée pour impayé par exemple.
L’obligation pour tous de la facturation électronique d’ici 2026 va conduire de nouveaux usages en matière de recouvrement, de lettrage, de prévision de trésorerie. Au cours des années à venir, le processus de la commande au paiement va évoluer. Pour être certains d‘avoir une solution de recouvrement puissante et pérenne, vous devez vous assurer qu’elle est compatible avec la plateforme de facturation publique Chorus Pro et que l’éditeur a bien embarqué dans sa roadmap les dispositifs de connexion digitale aux futures Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
La facilité de prise en main doit également entrer en compte dans le choix de votre logiciel de recouvrement. L’équipe informatique, qui est souvent déjà débordée, doit pouvoir déployer la solution facilement. Et, la simplicité d’utilisation entre aussi en ligne de compte, car les équipes doivent pouvoir se l’approprier rapidement. Cela facilite la transition vers le nouveau process de recouvrement incluant le logiciel.
D’ailleurs, il est préférable d’opter pour un logiciel de recouvrement collaboratif. Tout le monde doit pouvoir y avoir accès. L’équipe en charge du recouvrement bien sûr, mais aussi les commerciaux, les assistants commerciaux, le credit manager, le DAF, etc. Impliquer chaque collaborateur dans le processus de recouvrement est le meilleur moyen de sensibiliser à l’importance d’octroyer des délais de paiement adaptés au profil du client, et de suivre la relation commerciale sans pénaliser la trésorerie et la rentabilité de l’entreprise. C’est ainsi que vous pourrez diffuser la culture cash de l’entreprise.
En outre, la présence d’un service client efficace et facilement joignable est un vrai plus pour soutenir le travail des collaborateurs.
Le budget est un critère important pour finaliser votre choix. Qu’elle soit sous forme d’abonnement ou d’achat de licence, la facturation du logiciel de credit management doit être étudiée, afin de respecter le budget prévu par l’entreprise.
Enfin, dans un autre registre, la qualité des lettres de relance envoyées via le logiciel de recouvrement est extrêmement importante. Il est donc essentiel de veiller au contenu des lettres de relance présentes dans le logiciel de relance. Et si possible, de pouvoir les personnaliser.
Résumé des critères pour choisir son logiciel de recouvrement :
- l’adaptation à la taille et aux besoins de l’entreprise ;
- la compatibilité avec le système informatique en place ;
- la connexion aux fournisseurs d’informations financières et d’assurance-crédit ;
- la connexion aux plateformes de paiement ;
- la connexion aux plateformes de dématérialisation des factures comme par exemple Chorus Pro,…
- la facilité de déploiement par l’équipe IT ;
- la simplicité de prise en main par les collaborateurs ;
- le prix ;
- la qualité des lettres de relance.
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Quelles sont les fonctionnalités essentielles pour son logiciel de recouvrement ?
Afin de tirer le meilleur parti du logiciel de recouvrement, il est nécessaire de vérifier que l’outil dispose bien des fonctionnalités essentielles pour une telle solution. À savoir :
- la personnalisation de plusieurs scénarios de recouvrement ;
- la personnalisation des portefeuilles clients
- la segmentation des clients ;
- le scoring des clients ;
- le calcul des provisions ;
- la mise à jour automatique des encaissements ;
- la gestion de la loi Sapin ;
- la gestion des promesses de règlement, des litiges, des limites de crédit ;
- le tableau de bord et le reporting ;
- l’agenda par chargé de recouvrement ;
- l’historique des relances ;
- un portail client ;
- l’archivage des documents.
- l’automatication du lettrage
La personnalisation de plusieurs scénarios de recouvrement
(délai de relance, canal de communication, contenu de la relance, etc.) ;
La scénarisation du recouvrement est un excellent moyen d’avoir des procédures de recouvrement fiables, tout en s’adaptant aux différentes situations que peuvent rencontrer les chargés de recouvrement au sein de l’entreprise. C’est en envoyant la bonne relance et au bon moment que l’entreprise maximise ses chances d’obtenir le paiement de ses factures.
C’est pourquoi, le logiciel de recouvrement doit pouvoir être paramétré de sorte à ce qu’il soit possible de créer différents scénarios de recouvrement en jouant sur plusieurs éléments comme :
- les délais de relance ;
- des indices de solvabilité, le comportement payeur
- le canal de communication utilisé pour la relance (téléphone, email, courrier, etc.) ;
- le contenu de la lettre de relance ;
- etc.
La segmentation des clients
La segmentation des clients consiste à créer plusieurs groupes de clients en fonction de critères pré-établis. Il peut notamment s’agir de la régularité des commandes, du chiffre d’affaires généré pour l’entreprise et/ou du profil risque du client.
Cela permet de prévoir des scénarios de recouvrement différents en fonction du segment auquel appartient le client, afin d’adresser le bon message à la bonne personne, et en utilisant le bon média.
Ainsi, la segmentation détermine dans quelle automatisation entre le client en cas d’impayé.
Le scoring des clients
Le scoring permet d’attribuer une note à chaque client en fonction de son profil risque crédit en interne, mais aussi en externe.
Cela permet d’adapter la politique crédit de l’entreprise, en octroyant des délais de paiement plus ou moins long en fonction du risque que représente le client.
Le calcul des provisions clients
Qui dit risque, dit provision. Or, pour que le niveau de provision de l’entreprise pour les créances clients soit au plus juste, il est nécessaire d’avoir un outil fiable pour le calcul des provisions. Le logiciel de recouvrement doit pouvoir vous fournir ses informations.
La mise à jour automatique des encaissements
Le logiciel de recouvrement doit pouvoir mettre à jour automatiquement les encaissements. Ainsi, il n’est pas nécessaire qu’un collaborateur vienne mettre à jour le dossier. Les délais d’actualisation des dossiers clients sont donc fortement réduits. Cela évite d’envoyer une relance alors que le client a réglé sa facture, et donc de générer du mécontentement.
La gestion de la loi Sapin
La loi Sapin du 9 décembre 2016 impose de nombreuses mesures quant à la transparence, la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.
Parmi ses obligations, on trouve notamment la nécessité de cartographier les risques d’exposition de l’entreprise à des sollicitations externes pouvant conduire à un acte de corruption. De plus, l’entreprise doit évaluer ses clients en fonction de cette cartographie.
Le logiciel de recouvrement peut inclure des fonctionnalités liées à cette obligation de conformité, afin d’évaluer encore plus précisément les clients, notamment en cas de relances multiples.
La gestion des promesses de règlement, des litiges, des limites de crédit
Le logiciel de recouvrement choisi doit permettre de suivre précisément les promesses de règlement formulées par les clients suite aux relances de l’entreprise. De même, il doit permettre le suivi des litiges et l’atteinte des éventuelles limites de crédit.
Tout cela, afin de permettre aux collaborateurs de pouvoir suivre les encaissements prévus et de déclencher les actions de recouvrement judiciaire si besoin.
Le tableau de bord et le reporting
Avoir une vision transversale et synthétique de l’encours client, du risque et des retards de paiement est indispensable pour une bonne gestion financière de l’entreprise. Dès lors, le logiciel de recouvrement doit absolument proposer un reporting complet et un tableau de bord qui reprend les informations essentielles.
Pour encore plus d’efficacité, l’idéal est de pouvoir faire varier le niveau de détail des informations en fonction de la personne qui les consulte. Par exemple, le DAF aura besoin d’une vision plus détaillée que le dirigeant.
L’agenda par chargé de recouvrement
La possibilité pour chaque chargé de recouvrement d’avoir son propre agenda est un véritable plus pour son organisation, et donc sa productivité.
Chaque chargé de recouvrement peut consulter facilement les tâches à effectuer dans la journée ou la semaine, et donc gagner en efficacité sans risquer de faire un doublon avec l’un de ses collègues.
L’historique des relances
Il est essentiel de pouvoir consulter l’historique des relances réalisées pour chaque client. C’est ce qui va permettre de savoir si le client en question a déjà eu des retards de paiement, et quand.
Cela va influencer son scoring, mais aussi éventuellement, la procédure mise en place en cas de nouvel impayé.
Un portail client
Les commerciaux, le credit manager ou encore les personnes en charge du recouvrement, tous les acteurs de l’entreprise ont besoin de pouvoir consulter le dossier de chaque client. C’est ce qui va permettre d’avoir une vue complète de l’historique de la relation commerciale, mais aussi de l’état actuel de la situation, afin de prendre les meilleures décisions possibles.
L’archivage des documents
Enfin, le logiciel de recouvrement doit inclure une fonctionnalité d’archivage des documents émis par l’entreprise, mais aussi des documents qu’elle reçoit de la part de ses clients. Cette GED intégrée permet de retrouver facilement les pièces du dossier, pour les produire en justice en cas d’action en paiement, par exemple.
Logiciel de recouvrement : comparatif des 6 meilleures solutions 2023
Afin de faciliter votre choix, nous vous proposons un comparatif des 6 logiciels de recouvrement les plus prisés en 2023. Cette liste n’est pas exhaustive et les informations fournies sont basées sur celles disponibles au jour de la rédaction de ce guide. Mais cela vous donnera une idée plus de ce qui existe sur le marché et de faire un premier tri en fonction de vos besoins.
Tableau comparatif des logiciels de recouvrement
| Pour qui ? | Principal atout | Fonctionnalités | Prix | |
|---|---|---|---|---|
| CashOnTime | ETI et grands groupes | Plateforme globale, modulaire et collaborative pour digitaliser la gestion du poste clients. |
• Relances et recouvrement de créances • Litiges et déductions • Crédit et risque client • Lettrage comptable • Portail client • Paiement en ligne • Pilotage du poste client • Gestion collaborative |
Sur demande |
| LeanPay | TPE et PME | Richesse fonctionnelle |
• Relances clients • Pilotage du poste clients • Portail de paiement • Gestion collaborative • Assurance-crédit • Recouvrement externe |
À partir de 135 € par mois avec version annuelle |
| Clearnox | TPE et PME | Système de scoring |
• Relances clients • Pilotage du poste clients • Portail de paiement • Gestion collaborative • Assurance-crédit • Recouvrement externe |
Sur demande |
| Aston iFT | TPE, PME, ETI multinationales et banques | Fonctionnalités internationales (langues et devises) |
• Tableaux de bord performants • Automatisation des relances • Fonctionnalités pour les multinationales • Collaboration renforcée • Paiement en ligne • Assurance-crédit |
À partir de 95 € par mois |
| My DSO Manager | PME, ETI et grands groupes | Solution de crédit management |
• Suivi en temps réel du poste client • Création des scénarios de relance • Pilotage du risque client • Création des relances automatiques • Gestion de multiples devises • Analyse du comportement de paiement de vos clients |
À partir de 99 € par mois |
| Eloficash | PME, ETI, et grands groupes | Prévention du risque client |
• Suivi des clients complets et automatisé • Indicateurs clés de suivi • Fonctionnalités dédiées à la gestion du risque client (Suivi de l’exposition au risque, listes sur dépassements de crédits internes et/ou d’assurances crédits, ratings et scorings personnalisés, historisation des positions crédits et de risque, déclenchement d’actions automatiques, alertes) |
Sur demande |
Opter pour un logiciel de recouvrement est un excellent moyen d’optimiser la gestion de son processus de recouvrement de créances clients. Effectivement, ce type de logiciel permet de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la performance des équipes. Une réduction significative du délai de paiement moyen est promise pour une meilleure gestion des flux de trésorerie.
Pour bien choisir votre logiciel de recouvrement, il est important de sélectionner un logiciel qui répond à vos besoins actuels, et à avenir au regard du développement de l’entreprise.
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