Le guide complet sur les procédures de recouvrement

Mettre en place une procédure de recouvrement efficace est indispensable dans toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. En effet, le recouvrement créances est en lien direct avec la gestion du risque client et donc avec la gestion de la trésorerie. Il existe différentes procédures de recouvrement, amiables ou judiciaires. Dans tous les cas, il est nécessaire pour une entreprise de respecter un certain nombre d’étapes pour optimiser sa procédure de recouvrement de créances en interne ou en externe. Dans ce guide complet sur les procédures de recouvrement, nous vous présentons les étapes à respecter pour réussir votre recouvrement de créances.

Etape 1 : l’évaluation initiale du dossier de recouvrement

La première chose à faire en présence d’une facture impayée est de réaliser une évaluation du dossier de recouvrement.

Cette étape préalable de la procédure de recouvrement permet de déterminer les objectifs de recouvrement, ainsi que d’estimer le risque réel de pertes pour la société.

L’évaluation initiale du dossier de recouvrement comprend une phase de collecte des informations relatives au débiteur. Par exemple, vous pouvez consulter le Bodacc pour vérifier qu’il ne fait pas l’objet d’une procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire), dans quel cas, vous devez déclarer votre créance auprès du mandataire judiciaire désigné. De même, vous pouvez vérifier les avis Sirene pour connaître la solvabilité de votre débiteur.

De plus, vous pouvez consulter l’historique de ce client dans vos livres. A-t-il l’habitude de régler ses factures en retard ou est-ce exceptionnel ?

D’autre part, il est nécessaire de faire une analyse de la créance à recouvrer. En effet, avant de mettre en œuvre une procédure de recouvrement à proprement parler, il est faut vérifier que l’entreprise en a effectivement le droit.

Pour cela, il convient de s’assurer que la créance est : 

• certaine ;
• liquide ;
• exigible ;
• et non-prescrite.

Etape 2 : la préparation des documents et des actions préliminaires

Avant d’ouvrir une procédure de recouvrement de créances en tant que telle, il est également nécessaire de préparer les documents utiles et de réaliser certaines actions préliminaires.

Ainsi, il est conseillé de vérifier que vous disposez bien de tous les justificatifs permettant de prouver l’existence de la dette. Il peut s’agir d’un : 

• contrat ;
• devis signé ;
• un bon de commande signé ;
• une facture ;
• etc.

En fonction du profil risque du client, du montant de l’encours, et de vos relations commerciales avec lui, vous pouvez d’ores et déjà planifier les mesures à mettre en place pour minimiser les risques. Par exemple, vous pouvez contacter l’équipe commerciale pour réduire les délais de paiement pour les prochaines commandes, voire bloquer la prise de nouvelles commandes à cette entreprise dans l’attente du règlement de la dette. 

Enfin, vous pouvez préparer une lettre de demande de paiement formelle.

Etape 3 : la communication avec le débiteur

Maintenant que vous avez préparé correctement votre dossier de recouvrement, la prochaine étape de la procédure de recouvrement de créances consiste à contacter le débiteur.

Pour effectuer cette prise de contact avec le débiteur, plusieurs techniques de recouvrement sont à votre disposition : 

• la relance téléphonique ;
• le mail de rappel d’arrivée à échéance de la facture ;
• la lettre de relance envoyée par courrier postal ou par mail.

Tous ces moyens visent à maintenir la communication avec le débiteur, afin de trouver une solution à l’amiable et d’éviter ainsi d’avoir recours à une procédure judicaire. Celle-ci peut prendre différentes formes : 

• le paiement immédiat et total de la facture ;
• la négociation d’un délai de paiement supplémentaire ;
• la mise en place d’un plan de remboursement.

En cas d’accord de règlement amiable, il est préférable de prévoir un écrit pour formaliser les engagements du débiteur et du créancier.

Si le débiteur ne réagit pas aux relances ou ne respecte pas l’accord amiable, le créancier peut lui adresser une lettre de mise en demeure. Cette lettre recommandée avec accusé de réception est le point de départ du calcul des intérêts et des pénalités de retard. En l’absence de régularisation de la situation dans le délai imparti (15 jours minimum), le créancier peut initier une procédure de recouvrement judiciaire à l’égard du débiteur.

La mise en demeure est donc l’étape charnière entre le recouvrement amiable et le recouvrement forcé.

Etape 4 : la mise en œuvre de mesures de recouvrement légales 

Si la phase de recouvrement amiable échoue, l’entreprise créancière peut introduire une action en justice en saisissant le tribunal pour obtenir un titre exécutoire et ainsi avoir le paiement de sa créance. On parle alors de recouvrement forcé ou de recouvrement judiciaire.

En fonction du montant de la créance, mais aussi de la situation, plusieurs procédures de recouvrement forcé sont envisageables.

Ainsi, il existe trois procédures de recouvrement judiciaire qui s’avèrent relativement rapides et peu coûteuses : 

• l’injonction de payer dans le but d’obtenir un titre exécutoire ;
• la procédure simplifiée de recouvrement (uniquement pour les litiges portant sur une somme inférieure à 5 000 euros) ;
• le référé-provision.

Il est également possible de procéder à une assignation en paiement au fond, c’est-à-dire de porter le contentieux devant le juge de manière à ouvrir un procès. Cette procédure est plus longue et plus coûteuse. C’est pour cela qu’elle est généralement réservée aux cas les plus complexes ou portant sur des sommes importantes.

Quelle que soit la procédure de recouvrement forcé initiée, l’objectif est le même, à savoir : obtenir un titre exécutoire. Il s’agit d’une ordonnance ou d’un jugement permettant au créancier de faire exécuter la décision de justice par un commissaire de justice (ancien huissier de justice). Ainsi, à défaut de paiement de la part du débiteur suite à sa condamnation par le juge, le créancier peut demander la mise en place de saisies.

Cela a l’avantage d’accroître les chances de recouvrer la créance.

Etape 5 : le suivi et clôture du recouvrement

La dernière étape d’une procédure de recouvrement correspond au suivi des paiements de la dette. 

Si suite à la relance, le débiteur s’est engagé à réaliser le paiement immédiatement, il convient de vérifier votre compte bancaire dans les jours qui suivent. De même, si un accord de règlement amiable a été mis en place, vous devez suivre le dossier, afin de vous assurer que les échéances sont réglées à bonne date.

En outre, en cas de saisie par un commissaire de justice ou un huissier de justice, il faut suivre le dossier avec lui, et notamment, la réception des paiements.

Le suivi de la procédure de recouvrement inclut également le rapprochement des montants recouvrés avec les créances. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement comprenant le lettrage comptable à l’instar de CashOnTime, peut vous faire gagner du temps.

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Enfin, une fois la facture intégralement recouvrée, il convient de clôturer le dossier de recouvrement.

Conclusion 

En résumé, les grandes étapes à suivre pour une procédure de recouvrement de créances sont : 

1. l’évaluation initiale du dossier de recouvrement ;
2. la préparation des documents et les actions préliminaires ;
3. la communication avec le débiteur ; 
4. la mise en oeuvre de mesures de recouvrement légales; si besoin ;
5. le suivi et la clôture du recouvrement.

Au regard de ces éléments, on comprend qu’une évaluation précise et une bonne documentation du dossier sont indispensables à la réussite de la procédure de recouvrement. Il en va de même de la communication qui se doit d’être proactive, afin de favoriser les accords amiables pour le recouvrement des créances. Toutefois, si cela s’avère nécessaire, il est possible de s’orienter vers une procédure de recouvrement forcé ou de recouvrement judiciaire. Dans tous les cas, le suivi rigoureux de la procédure de recouvrement est le gage d’une gestion optimale des impayés.

 

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