Quelles bonnes pratiques pour réduire ses délais de paiement et maîtriser sa trésorerie pendant la crise ? 2/2

Ceci est la suite de la réflexion partagée par Olivier Magnon-Pujo, Directeur administratif et financier de Grant Thornton et Laurent Gottafrey, Directeur Administration des Ventes de Ayming France sur les bonnes pratiques visant à optimiser la trésorerie et raccourcir les délais de paiement.

 

Ce qu’il y avait dans la première partie :

  • Quels sont les impacts de la crise sur le comportement payeur des entreprises ?
  • Quelles sont les nouvelles habitudes à adopter pour mieux récupérer son cash ?
  • Comment préparer et sécuriser son plan de reprise ?

Si vous l’avez manqué, la voici : PARTIE 1

Au programme de cet article :

  • Les effets déclencheurs de la recherche d’une solution efficiente
  • Les critères de choix d’une solution
  • La démarche de mise en œuvre : organisation, durée, …
  • Les résultats et facteurs clés de succès 

 

Et pour ceux qui préfère l’écoute à la lecture, voici l’accès au replay intégral.

 

Les effets déclencheurs pour rechercher une solution efficiente

Les organisations gèrent déjà de multiples projets informatiques. Pourquoi le recouvrement devrait-il devenir prioritaire ? Laurent Gottafrey cite 3 effets ayant concouru à la mise en œuvre de CashOnTime :

  1. Le choix d’un outil entrait dans le cadre d’un projet stratégique d’optimisation du cashflow. Il était une composante facilitatrice devant permettre de les anticiper, de faire du préventif, du curatif, d’aller jusqu’au bout des process de recouvrement.
  2. Le ROI au sens large est entré en ligne de compte, c’est-à-dire la balance entre les coûts financiers directs, indirects, humains, versus les gains. Il faut se poser les bonnes questions : l’implémentation de l’outil va-t-il nous faire bénéficier d’une rentrée accélérée de cash et de gains en productivité ? Est-ce que le client restera toujours au centre de la stratégie ? La relation client sera-t-elle impactée ?
  3. Ayming souhaitait homogénéiser les trames de traitement entre tous les pays dans lesquels il est implanté, tout en s’adaptant aux spécificités locales. Sur les mêmes risques, il fallait les mêmes qualifications d’objections afin de déclencher les actions nécessaires et adapter la politique de provision.

 

Quels critères de choix ?

Olivier Magnon-Pujo voulait donner les moyens au recouvrement de suivre ses actions via un outil suffisamment simple pour être pris en main facilement en local par les équipes dans les différents bureaux. « De nos jours, il existe trop d’outils dans l’entreprise. Chaque service pense que le sien est forcément le plus performant. Cependant, il est antinomique de confier au plus grand nombre une solution technique et de vouloir en tirer la quintessence. Nous avions une solution technique satisfaisante mais sous-utilisée. Nous nous sommes réorganisés en centralisant le recouvrement et en rendant opérationnelle l’utilisation de l’outil. CashOnTime est désormais largement et pleinement utilisé au quotidien et nous donne la plus grande satisfaction ».

Côté Ayming, sur les 15 pays, les données en import ne viennent pas forcément des mêmes sources. CashOnTime a pu être mis en place au UK en plein confinement, puis au Canada, aux Etats-Unis, en France et en Belgique. Les autres filiales suivront au fil de l’eau.

 

Des conseils de mise en œuvre (organisation, durée, …)

Valérie Konarksi estime que les projets sont simples et rapides à mettre en œuvre : de 1 à 3 mois entre le démarrage et le « go live ». CashOnTime vise à autonomiser le client, qui peut ainsi faire varier ses stratégies de relance, ses critères de rapprochement, ses gabarits de modèles… Idéalement, l’organisation peut commencer sur des périmètres restreints pour gagner du ROI rapidement et susciter l’adhésion des équipes. Il faut cependant être vigilant : « l’outil est vide au lancement et va s’alimenter grâce à l’ERP. Il a besoin de données de qualité, disponibles ».

Laurent Gottafrey précise qu’en termes d’adhésion, concilier encaissement et relation client est primordial. Le projet doit être appuyé par la direction et suivi de formations car l’effet d’entraînement joue aussi dans la conduite du changement. CashOnTime offre, grâce aux rapports, une vision globale sur tous les pays qui utilisent la solution par exemple pour identifier localement des non-conformités, des objections sur des bons de commandes et apporter des améliorations ou faire du curatif sur certains litiges.

 

Des résultats et facteurs clés de succès 

Laurent Gottafrey estime les gains de DSO à une vingtaine de jours (soit un résultat encore meilleur que celui obtenu pour Visiativ). Autre point significatif : la culture cash est désormais bien ancrée parmi les collaborateurs de l’organisation. « A la sortie de la crise, le temps de redémarrage sera critique. Malgré tout, de bonnes pratiques ont été mises en place, telle que la dématérialisation des factures qui s’est faite quasi-naturellement ».

Du côté de Grant Thornton : 8 jours de gagnés (2×4 jours sur les encours de production et les encours de recouvrement) en 2020 sur le cash globalement, de la production des temps jusqu’à l’encaissement. Des objectifs ont été fixés et déclinés par bureau, département et associé et Olivier Magnon-Pujo pense que l’organisation pourra viser encore plus loin en termes de gains de cash.

En résumé : la recherche de cash nécessite une stratégie rigoureuse construite autour de l’organisation d’un service et de processus en amont, avant la mise en œuvre d’actions en aval via des outils dédiés.

Si l’on devait conclure, on pourrait dire que Ayming comme Grant Thornton ont pu disposer de tous les leviers de recouvrement afin d’atteindre les objectifs que chacun s’était fixé.

 

CashOnTime, une solution complète !

CashOnTime intègre une bibliothèque de rapports personnalisables, de la balance âgée classique jusqu’au KPI le plus fin. La solution permet par exemple d’obtenir un reporting sur le poids du commercial en fonction de son chiffre d’affaires et ses délais de paiement. La solution est connectée avec tous les ERP du marché. Si plusieurs ERP coexistent au sein d’un groupe, CashOnTime sait communiquer avec chacun.

CashOnTime constitue un réceptacle unique d’où l’organisation aura une vision globale des encours de tous ses clients. Aucune mise en place spécifique pour préparer le poste utilisateur n’est nécessaire, un simple accès internet suffit pour travailler en home office, ou du bureau…

L’application est accessible à tout moment et au plus grand nombre grâce au SaaS qui permet de s‘affranchir des infrastructures. C’est la fin des Post-it !

 

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