L’un de vos clients ne vous a pas réglé sa facture dans le délai imparti ? Vous vous interrogez sur le meilleur moyen d’obtenir le paiement de votre créance sans froisser votre client ? Le recouvrement amiable est la première phase du recouvrement de créances. Il consiste à mettre en place un processus de recouvrement de créances visant à trouver une solution à l’amiable avec le créancier. Il peut s’agir du remboursement immédiat de la facture impayée ou d’un accord pour octroyer un délai de paiement supplémentaire ou encore la mise en place d’un échéancier de paiement. Dans tous les cas, le recouvrement amiable de créances repose sur la communication entre l’entreprise créancière et son client débiteur. Mais concrètement, comment fonctionne le recouvrement amiable ? Quelles sont les grandes étapes du processus de recouvrement amiable ? Toutes les explications et nos conseils pour réussir le recouvrement amiable de vos créances.
Les avantages du recouvrement de créances à l’amiable
Le recouvrement amiable est un type de recouvrement très avantageux pour une entreprise.
En effet, le premier avantage du recouvrement amiable de créance est qu’il permet de maintenir de bonnes relations avec les clients. Les actions relevant du recouvrement de créances à l’amiable sont réalisées de sorte à maintenir la communication et à préserver la relation commerciale. Le retard peut être dû à un simple oubli ou à un retard de traitement de la comptabilité. Il est donc préférable d’éviter de menacer le client d’une procédure judiciaire ou de pénalités de retard dès le premier échange après la date d’échéance de la facture.
Cela va également de pair avec la préservation de la réputation de la société. Une procédure judiciaire n’est jamais favorable à l’image de l’entreprise. Le recouvrement amiable de créances permet de gagner en discrétion.
Par ailleurs, le recouvrement amiable est facile et rapide à mettre en place. D’ailleurs, si un bon processus de recouvrement de créances amiable est déployé au sein de l’entreprise, l’efficacité sera au rendez-vous. C’est une méthode qui s’avère payante pour réduire les délais de paiement des impayés.
En outre, mettre en place une procédure de recouvrement amiable est moins coûteux que d’entamer des poursuites judiciaires.
Enfin, le dernier avantage du recouvrement amiable est qu’il permet d’obtenir plus facilement gain de cause si finalement l’affaire est portée devant le juge. Si malgré tous les efforts de l’entreprise créancière, les actions de recouvrement à l’amiable ont échoué, le juge sera plus enclin à se prononcer en sa faveur si tous les éléments légaux sont réunis. Il est donc important de pouvoir prouver les efforts mis en œuvre pour trouver une solution à l’amiable.
Par conséquent, le recouvrement à l’amiable offre de nombreux avantages. Toutefois, pour en bénéficier, l’entreprise doit en maîtriser le fonctionnement et connaître les étapes clés à suivre.
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Le fonctionnement du recouvrement amiable
Le fonctionnement du recouvrement amiable repose par essence sur la communication avec le débiteur. Effectivement, pour trouver une solution de règlement à l’amiable, il est indispensable que les parties – le créancier et le débiteur – puissent échanger de manière cordiale et de bonne foi.
C’est pourquoi, les actions de recouvrement amiable menées par le créancier doivent à la fois être claires et fermes sur la nécessité d’obtenir le paiement de sa créance et ouvrir la porte à des négociations si besoin.
En fonction de la situation financière du client, celui-ci ne peut pas toujours réaliser immédiatement un paiement intégral de la dette. Il convient donc d’évaluer sa situation financière, notamment en consultant l’avis de situation sirene de l’entreprise débitrice. L’objectif est de vous faire une idée de ce qui est envisageable ou non, et de protéger l’entreprise en cas d’évolution de la situation vers une procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire).
Ainsi, au regard de la situation financière du débiteur, mais aussi du créancier, les parties peuvent négocier différentes modalités de paiement de la créance impayée. Le plus souvent, l’accord porte sur l’octroi d’un délai de paiement de supplémentaire ou sur la mise en place d’un échéancier de paiement. Il est fortement recommandé de formaliser cet accord de règlement amiable par écrit. De plus, il est possible de l’assortir de conditions comme la suspension de la prise de nouvelles commandes dans l’attente du règlement complet ou le règlement comptant de toute nouvelle commande.
En cas de non-respect de son engagement par le débiteur, le créancier peut dénoncer l’accord amiable et introduire une autre procédure de recouvrement, notamment une procédure de recouvrement forcé ou recouvrement judiciaire.
Les étapes clés du processus de recouvrement à l’amiable
Les grandes étapes du processus de recouvrement amiable de créances sont :
- la vérification des informations liées à la créance ;
- la prise de contact initiale avec le débiteur ;
- les relances ;
- la proposition de solutions de remboursement ;
- le suivi régulier des engagements ;
- l’envoi d’une lettre mise en demeure.
La vérification des informations liées à la créance
La première étape à suivre dans le cadre d’une procédure de recouvrement de créance à l’amiable, consiste à vérifier les informations liées à la créance.
Avant de contacter le client pour lui notifier le retard de paiement, il convient de vérifier que la facture est effectivement en retard. À défaut, cela risque d’irriter votre client et de desservir l’image de la société. Donc si l’état de la facture vient de passer en impayé, il faut vérifier les derniers paiements reçus pour s’assurer d’être à jour dans le suivi des règlements.
L’utilisation d’un logiciel de recouvrement comme CashOnTime permet de suivre facilement l’état des factures, mais aussi de les relier aux entrées d’argent. Ensuite, quand un impayé est détecté, une série d’actions peut être initiée automatiquement grâce aux automatisations.
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En outre, il est indispensable de vérifier que la créance remplit les conditions légales fixées par le Code civil pour pouvoir lancer une procédure de recouvrement amiable. Ainsi, la créance doit être certaine, liquide et exigible et ne pas être prescrite.
Ce n’est qu’une fois ces vérifications d’usage réalisées que vous pouvez passer à la deuxième étape du processus de recouvrement de créances à l’amiable.
La prise de contact initiale avec le débiteur
Cette prise de contact pour informer le débiteur de son retard de paiement peut être faite par téléphone ou par mail. Ces moyens sont moins formels qu’un courrier postal par exemple et permettent d’avoir une réponse rapide. Ils sont aussi très efficaces pour entamer la discussion et comprendre les raisons de cette dette impayée.
Les relances
La loi n’exige pas de réaliser des relances en cas de factures impayées. Toutefois, il est fortement recommandé d’adopter cette pratique. D’une part, parce que cela permet souvent de trouver une solution rapide et donc de réduire les délais de paiement des impayés. D’autre part, parce que cela prouve la volonté de la société créancière de trouver une solution à l’amiable. Cela sera apprécié du juge en cas d’échec du recouvrement amiable et de l’ouverture d’une procédure de recouvrement forcé.
Les relances peuvent être faites par :
- téléphone ;
- mail ;
- courrier simple.
Encore une fois, pour plus de simplicité, il est préférable d’opter pour la relance téléphonique ou la relance par mail. Cette dernière solution est certainement la plus pertinente, car elle permet d’avoir une preuve écrite des démarches amiables initiées par le créancier.
La proposition de solutions de remboursement
L’entreprise créancière est rarement à l’origine de la proposition de solutions amiables. Cependant, dans ses démarches et au cours de ses différents échanges avec le débiteur, elle doit mentionner qu’elle est prête à étudier toute proposition sérieuse de règlement amiable.
Ainsi, le débiteur peut formuler une proposition afin d’obtenir un délai de paiement supplémentaire ou d’étaler les règlements dans le temps.
Si la proposition de remboursement du débiteur est acceptée par le débiteur, il est conseillé de la formaliser par un écrit signé par les deux parties.
Le suivi régulier du respect des engagements
L’acceptation d’un règlement à l’amiable implique la mise en place d’un suivi régulier. Le créancier doit s’assurer que le débiteur respecte bien ses engagements. Par exemple, il doit vérifier que ce dernier règle bien les échéances convenues à bonne date.
En cas de non-respect des engagements pris, le créancier peut dénoncer l’accord dans une lettre de mise en demeure.
La mise en demeure
La lettre de mise en demeure peut être envoyée en cas de :
- absence de réponse du débiteur suite aux relances effectuées par le débiteur ;
- absence de solution de règlement amiable ;
- non-respect de l’accord de règlement amiable mis en place auparavant.
De plus, c’est la mise en demeure qui marque le début du calcul des intérêts et des pénalités de retard. C’est pourquoi, l’envoi de la lettre de mise en demeure est la seule obligation légale du créancier dans le cadre du recouvrement amiable.
Dès lors, la mise en demeure de payer doit comporter certaines mentions obligatoires :
- la mention “mise en demeure” ;
- la date de rédaction ;
- les coordonnées du créancier ;
- les coordonnées du débiteur ;
- la nature de l’obligation du débiteur (ici obligation de payer) ;
- le rappel des faits, l’exposé du litige ;
- le délai pour régulariser la situation ;
- le rappel des conséquences en cas de non-paiement ;
- la signature de l’expéditeur.
Il est également nécessaire de joindre un décompte actualisé des sommes dues. Vous pouvez aussi joindre une copie de la facture impayée.
5 conseils pour réussir le recouvrement de créances à l’amiable
Afin d’optimiser le processus de recouvrement amiable de votre entreprise, et d’optimiser vos chances de recouvrer vos créances, voici 5 bonnes pratiques à adopter :
- maintenir une communication ouverte et respectueuse ;
- établir des échéanciers de paiement réalistes ;
- documenter toutes les interactions avec le débiteur ;
- utiliser un logiciel de recouvrement ;
- faire appel à des professionnels du recouvrement si nécessaire.
Maintenir une communication ouverte et respectueuse
Vous l’aurez compris, la communication est la clé d’un recouvrement amiable réussi. Pour être bénéfique, cette communication doit rester ouverte et respectueuse.
Or, gérer les situations litigieuses avec les clients peut nécessiter un véritable savoir-faire. Sachez que vous pouvez former vos collaborateurs aux bonnes pratiques en la matière.
Adopter la bonne posture et les bons verbatim peut réellement faire la différence pour le recouvrement amiable de vos créances. Et par conséquent, vous aider à mieux maîtriser votre trésorerie, votre fonds de roulement et votre BFR.
Établir des échéanciers de paiement réalistes
Si vous parvenez à trouver un accord de règlement amiable avec votre débiteur, veillez à ce que le plan de remboursement mis en place soit réaliste.
Le but de l’établissement d’un échéancier de paiement n’est pas de vous faire perdre du temps. Or, cela peut rapidement être la cas du fait du suivi régulier qu’il implique, surtout s’il faut relancer le débiteur à chaque échéance.
En effet, rien ne sert de mettre en place un échéancier de paiement que votre débiteur ne pourra pas respecter sur la durée. Il peut être plus opportun de prévoir une durée plus longue avec des échéances moins importantes, mais être certain que l’accord sera respecté.
Si toutefois cela n’est pas possible, car votre entreprise ne peut pas se permettre d’accorder de tels délais, il est peut être souhaitable de trouver une autre solution.
Documenter toutes les interactions avec le débiteur
Au-delà du suivi du dossier, documenter les interactions avec le débiteur permet de constituer un faisceau de preuves en cas de besoin.
Utiliser un logiciel de recouvrement
Pour simplifier votre processus de recouvrement amiable et faire gagner du temps à vos collaborateurs, les équiper d’un logiciel de recouvrement est une très bonne solution.
Un logiciel de recouvrement permet notamment de :
- suivre les paiements ;
- suivre l’état des factures ;
- procéder au lettrage comptable ;
- envoyer des lettres de relance grâce aux automatisations ;
- accéder à un tableau de bord pour maîtriser le risque client.
De manière générale, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement permet de faire gagner du temps aux équipes qui peuvent consacrer leurs efforts aux dossiers les plus complexes.
Ainsi, CashOnTime est une solution complète, éditée par DIMO Software, qui structure la gestion du poste clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances. Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
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Faire appel à des professionnels du recouvrement si nécessaire.
Enfin, pour réussir votre recouvrement amiable, vous pouvez vous entourer de professionnels du recouvrement comme :
- un avocat ;
- un commissaire de justice (huissier de justice) ;
- une société de recouvrement.
Conclusion
Le recouvrement amiable présente de nombreux avantages aux entreprises, notamment le maintien de bonnes relations avec leurs clients. L’efficacité du recouvrement de créances à l’amiable repose sur le respect des étapes clés, ainsi que sur l’adoption de bonnes pratiques. La mise en place de ces conseils offre de meilleures chances de recouvrer les créances impayées sans avoir à faire intervenir le juge.
