Entre leur activité, leurs modes de fonctionnement, leur pays d’implantation ou encore leur taille, vos clients regorgent de spécificité concernant leurs process financiers et comptables. Face à cette multiplicité d’informations, l’organisation et l’adaptabilité sont de rigueur. Et en raison de leurs disparités, les moyens pour contacter et relancer vos clients diffèrent. Il en résulte un workflow déséquilibré et inefficace. Or, le workflow consiste en un circuit des traitements et tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les contrôles et modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche. Sans workflow, les process de votre entreprise sont donc désorganisés et disparates.
Alors comment construire un workflow équilibré afin d’adapter vos relances à chaque client ?
Le choix du bon média, bon moment et bon message
Sélectionner le média (mail, SMS, courrier postal, …) qui saura le mieux s’adresser à vos clients est la clé pour s’assurer que votre message arrive à destination. Par exemple, une entreprise artisanale, relancée par SMS, use d’un autre média qu’une société industrielle, relancée via mail à son DAF. Ensuite le bon timing intervient aussi. Nombre de clients attendent les relances pour régler leurs factures. Et le bon moment diffère entre une entreprise qui généralement paie avant la date d’échéance tandis qu’une autre règle ses factures en retard. A cela s’ajoute le bon message. Adresser une relance dans la langue de votre interlocuteur va favoriser sa transformation en cash. Sans oublier la manière dont vous vous adressez aux clients stratégiques pour votre entreprise vous apportera des factures réglées et une bonne entente durable.
Le workflow, le lettrage et l’automatisation
Adapter ses relances demande de l’organisation afin d’identifier les clients stratégiques ou les plus importants, puis de les classer. Par exemple, envoyer une situation de compte à un client stratégique ou un grand compte serait plus adapté qu’une relance. Puis, la scénarisation de vos processus de relance s’automatise avec les workflows adéquats adossés à une solution de gestion du poste client. Entre autres, ces workflows apportent une structure à vos demandes de relances. Combinés à un outil de lettrage, votre processus de relance des factures en devient intelligent avec la détection des factures payées ou non afin d’éviter d’inutiles relances. Ainsi, vous pouvez prioriser les actions de relances préalablement à la date d’échéance afin que l’entreprise cliente s’assure que rien ne s’oppose au règlement de sa facture.
La transformation digitale, l’image et les ressources de votre entreprise
Les entreprises qui relancent sont généralement réglées avant celle qui n’y ont pas recours. En ajoutant une transformation digitale pour vos processus financiers, vous les transformez en atouts de prévention, d’organisation et d’optimisation. Vous n’avez donc plus à user à de couteux prestataires externes, les sociétés de recouvrement et les avocats ou juristes, afin de régler des contentieux. En inscrivant votre démarche de relance dans le digital, vous vous adaptez à vos clients, démontrez les bonnes pratiques métiers et valorisez votre crédibilité par une organisation agile et appropriée. Au-delà de votre image professionnelle, vos ressources internes s’affranchissent de processus administratifs chronophages et se concentrent enfin sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
A l’image d’une partition de musique à la précision millimétrée, un workflow efficient harmonise vos portefeuilles, vos ressources internes et votre relation client.
Le bon CashOnTime, le gain de temps et la tranquillité d’esprit
Un bon co-pilote de vos workflows se prénomme CashOnTime. Facile à manipuler, il automatise les processus de relance. « Le logiciel CashOnTime facilite l’automatisation de la relance, suivi précis des litiges clients en interne comme en externe. Cela permet l’anticipation des risques, » explique Nathalie GELSOMINO, Responsable administratif et Financier du groupe SERFIM.
Le recours à un tel logiciel vous apporte gain de temps mais aussi tranquillité d’esprit. Vous avez ainsi la garantie de pouvoir investir ou payer vos fournisseurs en temps et en heure. En utilisant un logiciel de gestion des finances, votre entreprise a la capacité de fournir une vision améliorée du poste client à ses partenaires financiers, facilitant ainsi son accès aux crédits bancaires et donc, sa capacité à investir, à innover et à se développer. Une conclusion confirmée par Nathalie GELSOMINO : « Une bonne gestion de la trésorerie est essentielle dans le monde des entreprises d’aujourd’hui. »
A propos de CashOnTime
CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.
Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
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