Le recouvrement de créances fait partie intégrante de la gestion financière d’une entreprise. En effet, avoir un bon process de recouvrement de créances permet de maîtriser le besoin de fonds de roulement (BFR) en s’assurant que les flux de trésorerie entrants arrivent à bonne date grâce à la gestion du risque client. Si l’on comprend généralement ce qu’est le recouvrement de créances, il peut être plus difficile d’identifier les différentes techniques de recouvrement qu’il est possible d’utiliser pour obtenir le paiement de ses factures impayées. Nous vous proposons donc de découvrir les méthodes de recouvrement de créances efficaces.
Les étapes du recouvrement de créances
C’est quoi le recouvrement de créances ? Le recouvrement de créances est un ensemble de méthodes et d’étapes à suivre pour qu’une entreprise obtienne le paiement d’un impayé. Avant de voir plus en détail les différentes techniques de recouvrement, passons en revue les étapes du recouvrement de créances :
- identification des factures impayées
- communication avec le débiteur (votre client)
- envoi de lettres de relance
- mise en demeure formelle
- recours à des voies légales si nécessaire
L’identification des créances impayées
Cela permet de réduire efficacement le délai de paiement de la facture au retard.
La communication avec le débiteur
Une fois l’impayé identifié, il convient de prendre contact avec le débiteur, votre client.
À ce stade, il est important de préserver la relation commerciale. En effet, l’impayé peut-être dû à un simple oubli pouvant être corrigé rapidement. Pour cela, il est préférable d’adopter un ton cordial tout en restant ferme sur la nécessité de régulariser la situation dans vos livres.
Cela vaut que vous communiquiez par téléphone ou par mail.
L’envoi de lettres de relance
Les lettres de relance peuvent être envoyées par courrier postal ou par courrier électronique au client.
Il s’agit de formaliser par écrit la demande faite au débiteur de payer la facture en situation d’impayé. Il convient alors de rappeler :
- le numéro de la facture ;
- la date d’envoi ;
- le délai de paiement prévu initialement ;
- le montant à régler à l’entreprise.
Et si vous automatisiez votre envoi de lettre de relance en utilisant un logiciel de recouvrement ?
La mise en demeure formelle
La mise en demeure est un courrier adressé à l’entreprise débitrice, par le créancier, par lettre recommandée avec accusé de réception. L’envoi de la mise en demeure fait courir le calcul des intérêts et pénalités de retard.
Ce courrier enjoint au débiteur de régler sa dette auprès du créancier dans un délai généralement fixé à 15 jours. À défaut, le dossier pourra être confié à un commissaire de justice (anciennement appelé huissier de justice) ou un avocat pour obtenir le règlement dû.
Le recours à des voies légales si nécessaire
Enfin, si la mise en demeure reste infructueuse, il est possible pour l’entreprise de recourir au recouvrement forcé (injonction ou assignation en paiement).
Les différentes techniques de recouvrement
Il existe de multiples techniques de recouvrement. En fonction de l’étape de la procédure de recouvrement de créances à laquelle se trouve le dossier, vous pourrez utiliser une technique de recouvrement amiable ou une technique de recouvrement judiciaire.
Les principales méthodes de recouvrement sont :
- l’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances ;
- le suivi de la balance âgée ;
- l’utilisation de lettres de rappel amicales ;
- les appels téléphoniques de suivi ;
- la communication par e-mail pour faciliter le suivi écrit ;
- le recouvrement à l’amiable ;
- le recouvrement judiciaire ;
- le recours à une agence de recouvrement.
L’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances
Le logiciel de recouvrement est un outil très efficace pour optimiser le recouvrement de ses créances.
En effet, en pratique, un outil de recouvrement permet de :
- détecter automatiquement les factures impayées ;
- envoyer des lettres de relances à ses clients grâce aux automatisations ;
- procéder au lettrage comptable, s’ils sont dotés de cette fonctionnalité.
C’est notamment le cas du logiciel CashOnTime qui est une solution complète, éditée par DIMO Software, qui structure la gestion du poste clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances. Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de cet outil de recouvrement.
Cela permet de faire gagner du temps aux équipes qui peuvent consacrer leur temps aux dossiers les plus complexes. De plus, cela rend le processus de recouvrement plus fiable et plus réactif.
Le suivi de la balance âgée
La balance âgée clients est un document comptable qui fournit une vision exhaustive des créances clients échues et à échoir, afin de suivre précisément les flux de trésorerie. Elle permet par conséquent, d’identifier les créances impayées. Vous pouvez les classer par nombre de jours de retard ou par montant d’impayé.
La balance âgée est donc une technique de recouvrement qui facilite l’identification des impayés et la mise en place rapide des actions de recouvrement nécessaires.
L’utilisation de lettres de rappel amicales
Avant d’adresser une lettre de mise en demeure officielle à votre débiteur, vous pouvez lui adresser une lettre de rappel “amicale”. L’objectif est de l’informer du retard de paiement, et de lui demander de régler au plus vite le montant dû, de façon cordiale et ferme.
Elle invite généralement à prendre contact avec le créancier si une solution amiable doit être trouvée, en cas de difficulté.
L’envoi d’une lettre de relance n’est pas obligatoire dans une procédure de recouvrement de créances.
Toutefois, l’envoi de ce type de lettre est apprécié par les juges dans les cas où le litige connaît une issue judiciaire. Cela démontre la bonne foi de l’entreprise de trouver une solution amiable avec son client débiteur. Elle peut donc servir de preuve.
C’est pourquoi, cette technique de recouvrement est utilisée par de nombreuses entreprises.
Les appels téléphoniques de suivi
Cela est généralement apprécié des clients et permet de trouver une solution rapidement afin de régler la créance. Les appels de suivi ont alors pour rôle de s’assurer du bon respect des engagements pris par le débiteur.
La communication par e-mail pour faciliter le suivi écrit
Même si les appels téléphoniques peuvent s’avérer utiles, ils ne permettent pas de tracer les échanges. C’est pourquoi, la communication par e-mail est une technique de recouvrement courante.
Les échanges par mail sont par écrit et datés. Ils peuvent donc servir de preuve en cas de besoin. Ils ont également l’avantage d’être perçus comme moins formels qu’un courrier postal, ce qui permet de ménager la relation commerciale dans le cadre d’un recouvrement amiable.
Le recouvrement à l’amiable
Le recouvrement à l’amiable désigne l’ensemble des techniques de recouvrement n’impliquant pas l’intervention d’un juge. Il s’agit de trouver un commun accord pour recouvrir les impayés. Cela comprend donc :
- les relances téléphoniques ;
- les lettres de relance ;
- la mise en demeure.
Mais aussi les procédures de recouvrement plus encadrées comme le mandat ad hoc ou la conciliation.
Le recouvrement judiciaire
En cas d’échec des techniques de recouvrement amiable, le dossier peut être transmis à un juge. En fonction du montant sur lequel porte le litige, la procédure de recouvrement varie :
- injonction de payer jusqu’à 4 000 € ;
- assignation en paiement au-delà de 4 000 €.
Il est préférable de se faire accompagner par un professionnel du droit. Les règles à respecter sont nombreuses et très précises, à l’instar des règles établies par le Code de procédure civile.
Le recours à une agence de recouvrement
Il existe une autre technique de recouvrement. Elle consiste à confier le recouvrement de la créance impayée à une agence de recouvrement.
Celle-ci prend en charge les différentes actions de recouvrement amiable et/ou judiciaire. En contrepartie, elle perçoit une commission qui correspond à un pourcentage du montant récupéré.
La négociation de plans de remboursement
Parmi les méthodes de recouvrement, nous pouvons également citer la négociation des plans de remboursement. 
Il s’agit ici de mettre en place un plan d’apurement de la créance en fonction des capacités financières du débiteur. Cela nécessite de trouver un commun accord sur l’échéancier pouvant être appliqué.
Il est important de formaliser ce plan d’apurement par écrit. Ainsi, en cas de non-respect de la part du débiteur, le créancier pourra le dénoncer et reprendre les actions de recouvrement amiable ou judiciaire.
Le suivi du plan d’apurement nécessite un soin particulier. Là encore, une solution de recouvrement peut vous aider à suivre le paiement des différentes échéances de manière simple et efficace.
Conclusion
Une entreprise dispose de tout un panel de méthodes de recouvrement qui sont efficaces pour garantir le paiement des créances. Parmi les techniques de recouvrement les plus importantes, on trouve la communication proactive avec les débiteurs. Maintenir la communication est essentiel pour trouver une solution rapidement et dans de bonnes conditions. Par ailleurs, l’utilisation d’une solution de recouvrement permet d’optimiser l’ensemble du processus de recouvrement, de la détection des impayés, au suivi du plan d’apurement en passant par l’envoi des lettres de relance.
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