Grâce au logiciel de lettrage comptable CashOnTime Allocation, ALDES fluidifie le traitement de ses virements

Le groupe Aldes

Créé en France en 1925, le groupe Aldes est une ETI familiale à l’origine des toutes premières normes de ventilation pour les bâtiments. Riche de 12 sites de production en France et à l’international (Canada, EtatsUnis, Chine, Belgique, Emirats Arabes Unis, La Réunion, Danemark, Norvège) et de 5 centres de R&D, le groupe fabrique 500.000 produits chaque mois. Cette entité multimarques (Aldes, Exhausto,Tréma, Cositec, Storeonline, Acthys) est leader mondial dans les solutions de qualité de l’air, du confort thermique et de la sécurité.

 

Pour en savoir plus sur le groupe Aldes, rendez-vous sur leur site.

 

Un objectif de rentrée de cash

L’objectif établi par le groupe Aldes était de dégager du temps aux chargés de comptes pour passer plus de temps qualitatif à relancer un client et à faire rentrer du cash.

 

Le service comptable du leader mondial des solutions de qualité de l’air optimise ses relances grâce à la digitalisation des processus

Gilles Gallina, Credit Manager chez Aldes depuis 2014, était confronté à la problématique suivante : devait-il focaliser une recherche de logiciel pour aider ses équipes sur la relance ou sur la saisie des règlements ? Constatant que la saisie d’un encaissement n’apportait pas de valeur ajoutée, il s’est attelé à trouver une solution permettant à ses chargés de comptes de passer du temps qualitatif à relancer un client et à faire rentrer du cash. Il a donc opté pour CashOnTime Allocation, le logiciel de lettrage comptable de DIMO Software. « Une personne dans le service – qui en compte sept – saisissait les virements à tour de rôle. Lors des échéances du 30 et du 15, c’est la journée qui y passait, en plus de la saisie des chèques et des traites. La relance venait en toute fin de processus » avoue M. Gallina. De tous les outils rencontrés, CashOnTime Allocation était le plus intuitif et semblait s’intégrer le plus facilement. De plus, le choix d’un acteur local et de proximité était appréciable, d’autant que M. Gallina a pu visualiser la solution en fonctionnement chez un client DIMO Software. Par ailleurs, le fait que le produit tournait en mode SaaS satisfaisait le service informatique d’Aldes.

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Quel que soit le jour du mois, à 10 heures tout est saisi. Une fois que les virements sont imputés, les collaborateurs peuvent entamer leurs relances en attendant d’avoir le courrier qui arrive vers 11 heures. Ils saisissent alors leurs chèques, leurs traites avant de repartir en relances clients ou bien ils traitent les déclarations de litiges. Le temps passé à saisir les virements est désormais optimisé.

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Gilles Gallina, Credit Manager chez Aldes.

 

La solution qui optimise le système de relances et fait gagner du temps

Depuis la mise en service de CashOnTime Allocation le 31 mai 2018, chaque chargé de compte saisit ses règlements, relance ses factures et saisit ses virements obtenus. Le volume de chèques était trop faible pour faire de la reconnaissance optique et de la dématérialisation des chèques. Seuls les virements et les VCOM ont été considérés, ces derniers étant saisis comme des virements : on note l’engagement de paiement du client qui est la date d’échéance du VCOM et, quand le VCOM arrive, il est saisi comme n’importe quel autre virement, ce qui simplifie la tâche. Il ajoute : « Le temps passé à saisir les virements est désormais optimisé. Une grosse journée de règlements, c’est 130 virements à répartir sur cinq personnes essentiellement. Le temps dégagé nous a permis de mieux nous concentrer sur la relance. Fin décembre 2018, le poste clients a fortement diminué par rapport à l’année précédente et CashOnTime Allocation, sans en être la seule raison, y a fortement participé. »

 

Des bénéfices chiffrés liés à la mise en place de CashOnTime

Avant l’utilisation de cette solution, le temps passé au traitement des virements correspondait à 40 % d’un ETP (Équivalent Temps Plein) ! M. Gallina indique des taux indicatifs de saisie automatique oscillant entre 62 et 79 % sur la période de mai 2018 à février 2019, remarquant que le temps de traitement n’est pas le même entre un virement de 15 euros et un autre émanant par exemple du plus gros client de la société, avec cent factures à lettrer.

« Quand ce règlement passe en automatique, c’est un gain de temps palpable et la valeur dans le pourcentage n’est pas la même. » L’outil apporte énormément de fluidité dans le traitement des virements. La fonctionnalité « Grand Payeur » concerne les clients qui vont régler plus de 20 à 30 factures pour un seul virement. « Habituellement, vous êtes prévenus via des avis de virements et obtenez une liste de factures qui seront réglées préalablement. Cette fonction permet d’intégrer le fichier d’annonce dans CashOnTime Allocation qui va analyser tout ce qui est annoncé (comparaison des numéros de factures avec la base de données). Tout ce qui est en égalité va être pré-lettré et le système fera ressortir uniquement les différences. » M. Gallina ajoute : « L’utilisateur pourra ensuite arbitrer via du clic bouton. Quand le virement arrive le jour J sur le relevé de compte, CashOnTime Allocation va rapprocher automatiquement l’avis de virement intégré avec le virement. Le système va traiter automatiquement les informations dans le système comptable. Il s’agit souvent des virements les plus chronophages : quand il faut traiter plusieurs centaines de factures annoncées, le temps pour lettrer manuellement ne sera pas le même que pour une seule facture. Cerise sur le gâteau : CashOnTime Allocation est capable de reconnaître un numéro de facture tronqué et de faire le lien avec la base client ! »

 

Un bilan ultra-positif pour ce service comptable

Depuis la mise en place de CashOnTime Allocation, le service comptable d’Aldes peut recentrer le temps de ses collaborateurs vers des tâches à forte valeur ajoutée, d’autant que les gains de temps constatés apportent plus de fluidité sur le traitement des virements.

 

A propos de CashOnTime

CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.

Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.

 

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