Le taux de lettrage automatique de Dupont Restauration a bondi à 90 % en un mois suite à la mise en place de CashOnTime

Présentation de Dupont Restauration

Dupont Restauration est une entreprise de restauration collective positionnée sur 4 domaines : entreprise, scolaire, santé/hébergement et traiteur/événementiel.

En chiffres, elle comptabilise 200 M€ de chiffres d’affaires en 2017, avec plus de 2450 collaborateurs, possède 400 restaurants, 8 cuisines centrales et délivre 500 000 repas/jour en cuisine ou sur site en France.

Des problématiques multiples liées à l’encaissement

Chaque entité qui compose Dupont Restauration est confrontée à de multiples problématiques d’encaissement allant de la carte bancaire, du cash et des chèques au virement et au système de facturation propre à l’entreprise. Le groupe bénéficie d’une forte implantation dans le Nord et la région parisienne, l’Est, l’Ouest et le Sud de la France renforcé par leur dernière croissance externe à Marseille, mais aussi à la Réunion et Mayotte, ainsi qu’en Belgique. Le groupe a opté pour un outil de gestion de trésorerie en phase avec cette croissance afin d’assurer le suivi financier et économique de chaque point de livraison.

Avant l’adoption de CashOnTime en 2017, 9 sociétés composaient le groupe, traitant avec 7 banques différentes et gérant une trentaine de comptes bancaires pour 5 000 clients soit environ 30 000 virements créditeurs/an allant du règlement mensuel d’une famille dans une cantine jusqu’aux factures de plusieurs milliers d’euros de groupements de maisons de retraite.

Le groupe a eu besoin d’affecter un point de règlement – de chaque nature qu’il soit – à chaque restaurant. Les typologies d’encaissements étaient multiples : TPE, portails en ligne pour les familles pour des règlements par CB, e-charge, chèque, prélèvements, etc…

Des exigences élevées

Les affectations d’argent ne sont pas simples à gérer et représentaient presque un ETP pour la récupération de factures, le pointage, l’encaissement de CB, l’affectation aux bonnes gestions, l’alimentation des comptes d’attente, etc…

C’est un travail fastidieux sans valeur ajoutée, d’autant que le délai de lettrage n’était pas toujours optimum, étant donnée la masse d’affectations.

Le principal axe d’amélioration a consisté à industrialiser les volumes d’encaissements.

Une gestion automatisée des flux

CashOnTime Allocation permet de gérer indistinctement un nombre indéfini de sociétés, de banques, de comptes, avec la possibilité d’intervenir de manière flexible pour ajouter un élément en toute autonomie. L’outil dispose d’un moteur d’auto-apprentissage.

En quelques jours, le taux de lettrage automatique est passé de 65 % pour le traitement des factures. L’outil analyse aussi le contenu des relevés de comptes (références donneurs d’ordre, références factures, association entre numéros bancaires et références dans les relevés de comptes…)

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Chaque action manuelle est enregistrée, c’est le premier pas vers de l’intelligence artificielle car on évite de refaire deux fois la même action. En moins d’un mois, le taux de lettrage automatique a bondi de 90 %.

La tâche a été répartie sur l’ensemble des gestionnaires de sociétés, ce qui représente quelques minutes chaque matin pour traiter les exceptions.

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Bertrand Marat, Responsable Informatique des domaines Comptabilité, Finance et RH.

 

La gestion des trésoreries simplifiée, notamment sur le secteur public

Bertrand Marat note que des mairies peuvent générer un certain volume de factures par exemple pour leurs centres de loisirs, écoles, maisons de retraite, etc. « Or, tout cela est payé par un même donneur d’ordre. Il est compliqué d’avoir un donneur d’ordre et « n » clients derrière. CashOnTime Allocation gère cela très bien, une fois que le processus a été paramétré au bout d’un cycle de facturation complet. On sait quelle trésorerie paye quel client puis tout se gère automatiquement ».

Si le lettrage est le cœur du moteur, c’est l’ensemble des encaissements – notamment pour les CB – qui est aussi traité. L’affectation de règlements analytique se fait en automatique : le gros du volume des CB et une partie des espèces est traité de cette façon.

 

Un projet d’automatisation des encaissements rapide, efficient et qui s’inscrit dans la durée

CashOnTime, un déroulement de projet rapide

L’intégration s’est étalée sur trois mois, pendant laquelle 4 personnes sont intervenues à des phases différentes (un Chef de projet SI, un comptable opérationnel, un Responsable Comptable, plus une consultante côté DIMO Software).

Il était impératif d’avoir une bonne vision des données à extraire, ce qui a été facilité par le fait que le groupe possède une bonne maîtrise des fichiers bancaires, en termes de formats, contenus et flux.

D’autre part, la maîtrise de l’ERP pour les interfaces E/S est indispensable de la part de l’intégrateur pour importer l’information correctement. « Le taux de lettrage automatique a été supérieur à nos attentes dès le premier mois » indique M. Marat.

4 bénéfices majeurs au bout de 18 mois

  • Plus de 80 % du lettrage effectué avant l’arrivée des comptables
  • Un traitement industrialisé indépendant au volume
  • Lettrage, virements et comptabilisation des CB terminé à 9h30 au plus tard tous les jours
  • Le recouvrement peut prendre le relais, basé sur les données en temps réel

Des perspectives pour le futur

A moyen terme, Bertrand Marat vise à maximiser la comptabilisation des espèces pour tous les types d’encaissements et procédera au lettrage des prélèvements fournisseurs. « L’outil va nous accompagner dans notre croissance » conclu M. Marat.

 

A propos de CashOnTime

CashOnTime, solution complète éditée par DIMO Software, structure la gestion du Poste Clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances.

Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.

 

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