Tout savoir sur les avis de virements

L’avis de virement bancaire est un document qui permet de justifier de l’émission d’un virement d’un montant donné au profit d’une personne identifiée. Il permet donc de garantir que les fonds ont bien quitté le compte de l’émetteur même s’ils n’apparaissent pas encore au crédit du compte du bénéficiaire. Au-delà de l’aspect rassurant que peut avoir l’avis de virement, c’est aussi un justificatif comptable très utile. Il s’agit d’un justificatif formel de paiement. C’est ce qui explique qu’il soit aussi bien apprécié des crédit managers que des comptables. De plus, il permet de maîtriser le risque client en s’assurant que le paiement est bien initié. Cela évite également de réaliser des relances clients inutiles pouvant nuire à la relation client.

L’avis de virement est donc un outil du processus de suivi des paiements qui permet de prouver que la somme due a bien été envoyée, et qui facilite le rapprochement bancaire.

Qu’est-ce qu’un avis de virement ?

Définition de l’avis de virement

Un avis de virement est un document bancaire qui atteste que le transfert de fonds a bien été initié au profit du bénéficiaire. Fournir un tel document officiel permet de renforcer la confiance entre l’entreprise et son client. Cela est d’autant plus vrai que contrairement à l’ordre de virement, l’avis de virement confirme que les fonds ont bien été débités du compte de l’émetteur et donc seront bien crédités sur le compte du bénéficiaire. Il ne s’agit pas d’une simple demande, c’est une preuve de l’exécution de la demande.

En pratique, en tant que fournisseur ou prestataire, vous pouvez donc demander à vos clients de vous envoyer un avis de virement pour valider une commande ou la réalisation d’une prestation. Cela est assez courant, notamment pour le paiement d’un acompte. L’avis de virement permet de ne pas attendre la réception des fonds pour livrer la commande ou réaliser la prestation. En effet, l’entreprise sait qu’elle va percevoir les fonds sous peu donc elle ne prend pas de risque.

Le rôle de l’avis de virement

D’ailleurs, l’avis de virement joue aussi un rôle important en comptabilité. Il sert de pièce justicative pour solder une facture. Ainsi, le comptable peut enregistrer l’opération comme étant finalisée sans attendre la mention des fonds sur le relevé de compte. Le suivi des paiements est alors parfaitement à jour. Cela a un double avantage. D’une part, la direction une vision exacte de la trésorerie, et d’autre part, cela permet de gérer efficacement la relation client en évitant des relances pour le recouvrement d’une facture échue dont le paiement est déjà en cours.

Enfin, l’avis de virement permet d’assurer la traçabilité des opérations et la parfaite conformité des comptes. En cas de contrôle ou de litige, il suffit de présenter l’avis comme preuve irréfutable du règlement.

Quelles sont les informations essentielles d’un avis de virement ?

Un avis de virement en bonne et due forme comporte obligatoirement les mentions suivantes :

• les coordonnées bancaires IBAN et BIC de l’émetteur et du bénéficiaire, afin de permettre leur identification ;
• le montant du virement et la devise dans laquelle il est réalisé, ce qui permet de vérifier que le montant est bien celui de la facture et donc de faciliter le rapprochement bancaire ;
• la date d’exécution du virement qui permet notamment de prévoir les délais de réception en fonction de la nature du virement (SEPA ou international) ;
• les références et le motif du virement qui correspondent généralement aux références de la facture payée par son biais ;
• le statut du paiement, car pour que l’avis de virement ait valeur de justificatif, le virement doit avoir un statut “validé”.

Comment lettrer un avis de virements automatiquement ?

Pour faciliter, accélerer et fiabiliser le lettrage bancaire, il est possible de mettre en place des automatisations. En effet, un logiciel de lettrage est en mesure de détecter les avis de virement qu’ils soient au format PDF ou sous forme de flux bancaires, et de les associer automatiquement à la facture correspondante. Dès lors, le rapprochement des écritures se fait instantanément, sans intervention des collaborateurs. Ces derniers n’ont plus besoin de comparer manuellement les paiements et les factures puis de mettre à jour le suivi. Le gain de temps est indéniable.

D’autre part, automatiser la gestion des avis de virement permet de fiabiliser le processus de lettrage. Cela évite les erreurs de saisie et limite grandement les risques de doublons.
De plus, si le logiciel de lettrage comptable constate un écart, celui-ci est immédiatement signalés aux équipes comptables ou de recouvrement. Il peut ainsi être corriger rapidement.

Un logiciel de lettrage intelligent peut aussi faire des propositions de correspondances entre avis de virement et facture en fonction de l’historique d’achat et des habitudes des clients. Le lettrage est extrêmement précis et permet de simplifier les clôtures comptables mensuelles.

Par ailleurs, utiliser un logiciel de lettre permet d’anticiper la trésorerie. Il est plus facile de prévoir les flux de trésorerie entrant en se basant sur les avis de virement, car on sait que les fonds sont en cours de transfert. Il est même possible de pré-comptabiliser la facture en soldé pour qu’une fois le virement constaté sur le compte de l’entreprise, celle-ci soit déjà traitée.

Lettrage manuel vs lettrage automatique des avis de virements

Lettrage manuel	Lettrage automatique
Comparaison des factures et paiements	Rapprochement automatique
Risques d’erreurs de saisie	Fiabilité maximale
Processus chronophage	Gain de temps significatif
Suivi souvent en retard	Suivi des paiements en temps réel
Difficulté à anticiper la trésorerie	Prévision des encaissements facilitée

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L’avis de virement : un outil stratégique pour le credit management et la trésorerie

S’appuyer sur les avis de virement permet d’éviter les litiges clients. En effet, rien de plus désagréable pour un client que d’être relancé pour un paiement qu’il a déjà initié. Grâce à l’avis de virement, il peut prouver très simplement avoir envoyé les fonds à une date précise. Il n’y donc pas de doute quand à l’arrivée prochaine des fonds ou sur le montant transféré.

L’avis de virement permet aussi de sécuriser les livraisons et les commandes. Vous pouvez exiger un avis de virement avant d’expédier la marchandise ou de lancer l’exécution d’une prestation. Vous êtes assuré que le client a initié le paiement, vous n’avez pas à craindre de ne pas être payé alors que la marchandise est chez le client.

En terme de credit management, l’avis de virement est également une aide précieuse pour affiner les prévisions d’encaissement. Le trésorerier sait exactement quand les fonds seront sur le compte de l’entreprise. Il est alors beaucoup plus facile de connaître le niveau de cash flow à une date donnée et de gérer efficacement la trésorerie. D’ailleurs, l’avis de virement permet d’optimiser le Days Sales Outstanding (DSO), à savoir le délai moyen de paiement des clients. En adoptant un logiciel de lettrage qui rapproche automatiquement les virements à venir avec les factures émises, vous pouvez raccourcir le temps d’encaissement et par la même occasion améliorer le besoin en fonds de roulement (BFR).

Le processus de recouvrement est également impacté positivement par l’utilisation des avis de virement. En effet, un logiciel de lettrage qui intègre le processus de recouvrement alerte les équipes de l’arrivée des fonds. Il est même possible d’exiger un avis de virement pour débloquer les commandes mises en suspend dans l’attente de la régularisation de la situation du client.

Avis de virement : bonnes pratiques

Pour que l’utilisation des avis de virement dans la gestion financière et comptable de l’entreprise soit optimale, il est nécessaire d’adapter les bonnes pratiques suivantes :

• mettre en place un archivage rigoureux qui vise à conserver chaque avis de virement dans le dossier client correspondant pour assurer la traçabilité des opérations et servir de preuve en cas de contrôle ;
• définir un processus interne clair pour éviter les oublis et harmoniser les pratiques des équipes comptables et de credit management ;
• utiliser un logiciel de lettrage comptable pour automatiser le traitement de ces avis et rapprocher les écritures comptables sans effort ;
• former les équipes et communiquer régulièrement avec les collaborateurs sur l’importances des avis de paiement et l’utilisation des outils ;
• anticiper la trésorerie en se basant sur les avis de virement.

Conclusion

Un avis de virement est un document bancaire attestation la bonne réalisation d’un virement au profit du bénéficiaire. Il contient un certain nombre de mentions obligatoires qui lui confèrent sa force probante. Ce justificatif a également un intérêt comptable puisqu’il permet de solder rapidement les factures correspondant au virement initié. Il facilite le rapprochement bancaire en assurant le lien entre les comptes débiteurs et créditeurs.

Recourir à un logiciel de lettrage comptable permet d’associer instantanément les avis de virement aux factures correspondantes. Cette automatisation représente un gain de temps important pour les équipes et améliore la fiabilité des comptes. De plus, ils permettent d’anticiper les flux de trésorerie et de pré-comptabiliser les opérations pour éviter toute saisie supplémentaire à réception des fonds. Toutefois, pour tirer le meilleur parti des avis de virement pour la gestion financière et comptable de l’entreprise, il est recommandé d’adopter certaines bonnes pratiques, notamment l’intégration systématique des avis de virement dans workflow des comptables et des gestionnaires financiers

Si vous souhaitez savoir comment notre logiciel de lettrage comptable peut vous aider dans la gestion de vos avis de virement, contactez notre équipe.

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FAQ

Comment donner une preuve de virement ?

Vous pouvez justifier la réalisation d’un virement à partir de votre compte bancaire en envoyant un mail de confirmation au bénéficiaire si cela est compris dans les services proprosés par votre banque. Sinon, vous pouvez éditer un avis de virement depuis votre application mobile ou le site internet de votre banque, qui sert d’attestation de virement. Si vous réalisez un virement en agence bancaire, votre conseiller peut aussi vous donner un justificatif.

Quel motif mettre pour un virement bancaire ?

Il est possible de préciser un motif lorsque vous réalisez un virement bancaire. Cela permet de savoir exactement à quoi se réfère l’opération. Il est courant d’indiquer comme motif de virement la référence de la facture réglée. Cela facilite grandement le recoupement des opérations pour le client et pour l’entreprise bénéficiaire.

Quel est le montant maximum d’un virement bancaire ?

Il n’y a pas de montant maximum universel pour faire un virement bancaire. Ce montant dépend de l’établissement bancaire, du type de compte, mais aussi de votre profil. Par exemple, un grand groupe a des plafonds de virement bien plus élevés qu’un micro-entrepreneur.

Quelle somme peut-on virer sans justificatif ?

La loi pour la lutte contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme (LCB-FT) prévoit un montant maximum de 8.000 euros pour les virements sans justificatif.