La balance âgée est une balance comptable qui classe par période les créances et les dettes en cours. Elle permet ainsi de voir quelles sont les factures impayées les plus anciennes et qui, par conséquent, impliquent un traitement urgent. Elle constitue un outil essentiel de comptabilité pour assurer un suivi rigoureux des flux financiers liés aux clients et aux fournisseurs.
En effet, on constate en pratique que plus le délai de règlement d’un impayé augmente, plus il est difficile d’obtenir le paiement de cette somme. Au-delà des difficultés de recouvrement que peut représenter une créance âgée, celle-ci a également des conséquences sur la trésorerie de l’entreprise. L’entreprise ne peut pas utiliser les flux entrants prévus pour régler ses charges. Dès lors des tensions de trésorerie peuvent apparaître, pouvant aller jusqu’à des difficultés de paiement. Dès lors, la balance âgée est un outil incontournable pour piloter l’encours client, anticiper les retards et optimiser le recouvrement des créances.
Qu’est-ce qu’une balance âgée ?
La balance âgée, par définition, est une balance comptable qui recense les créances et les dettes de l’entreprise par date d’ancienneté, de la plus ancienne à la plus récente. Pour cela, elle reprend les informations présentes dans les comptes tiers, à savoir le compte client et le compte fournisseur. Ainsi, les opérations sont classées par date d’échéance en fonction que les sommes sont échues depuis plus de 90 jours, plus de 60 jours, plus de 30 jours, moins de 30 jours, etc.
La balance âgée est un outil de pilotage incontournable tant d’un point de vue commercial que d’un point de vue financier. Elle permet notamment d’identifier les retards de paiement qui pèsent directement sur la trésorerie.
En effet, la balance âgée permet d’identifier très facilement les créances et les dettes les plus anciennes, donc celles à traiter en priorité. Ainsi, vous pouvez réaliser efficacement vos relances clients. Vous savez en temps réel quelles sont les factures en impayés, ce qui évite de relancer un client à jour. Vous savez aussi depuis combien de temps la facture est en retard, ce qui vous permet d’adapter vos actions de recouvrement.
D’autre part, la balance âgée permet de mettre en évidence certains KPI de recouvrement de créances comme le taux de retard de paiement ou le DSO. L’analyse de ces informations peut vous aider à optimiser votre politique de paiement et de recouvrement.
En outre, la balance âgée permet de piloter la trésorerie de l’entreprise, et notamment son besoin en fonds de roulement (BFR). Il s’agit d’une véritable aide à l’établissement des budgets de trésorerie. Effectivement, elle permet d’identifier les flux entrants et sortants en attente et d’en tenir compte pour vos calculs, afin d’anticiper d’éventuels décalages de trésorerie.
Pourquoi la balance âgée est-elle utile ?
En pratique, la balance âgée permet d’identifier très facilement les créances et les dettes les plus anciennes, donc celles à traiter en priorité. Ainsi, vous pouvez réaliser efficacement vos relances clients. Vous savez en temps réel quelles sont les factures en impayés, ce qui évite de relancer un client à jour.
Vous savez aussi depuis combien de temps la facture est en retard, ce qui vous permet d’adapter vos actions de recouvrement. Par exemple, un retard de 15 jours n’impliquera pas la même démarche qu’un retard de plus de 90 jours.
D’autre part, la balance âgée permet de mettre en évidence certains KPI de recouvrement de créances comme le taux de retard de paiement ou le DSO. L’analyse de ces informations peut vous aider à optimiser votre politique de paiement et de recouvrement.
En outre, la balance âgée permet de piloter la trésorerie de l’entreprise, et notamment son besoin en fonds de roulement (BFR). Il s’agit d’une véritable aide à l’établissement des budgets de trésorerie. Effectivement, elle permet d’identifier les flux entrants et sortants en attente et d’en tenir compte pour vos calculs, afin d’anticiper d’éventuels décalages liés aux retards de règlement.
Comment calculer une balance âgée ?
Pour procéder au calcul de la balance âgée, vous devez suivre plusieurs étapes. À savoir :
- identifier toutes les créances clients en cours et les dettes fournisseurs en attente de paiement ;
- classer ces éléments par période de retard par ordre d’ancienneté décroissant : plus de 90 jours, 60-90 jours, 30-60 jours et moins de 30 jours par exemple ;
- additionner les montants de toutes les créances d’une part, et de toutes les dettes fournisseurs d’autre part.
Le classement par tranche de délai de paiement, et plus particulièrement de période de retard, permet d’établir des priorités dans le traitement des impayés, mais aussi d’adapter les actions à mener. En effet, pour une créance au retard de 30 jours, vous allez probablement envoyer une relance, tandis que pour une facture impayée de plus de 90 jours, l’envoi d’une mise en demeure est à prévoir si ce n’est pas déjà fait. De plus, en termes d’organisation des actions de recouvrement, la balance âgée est d’une grande aide. Vous pouvez notamment matcher les actions de même nature pour gagner du temps et faciliter le suivi des dossiers.Comment construire une balance âgée ?
Avant de vous lancer dans l’élaboration de la balance âgée de votre entreprise, veillez à bien avoir suivi les étapes préalables que sont :
- la saisie comptable de toutes les opérations ;
- la révision des comptes ;
- le lettrage comptable ;
- la mise à jour des règlements.
Ensuite, une balance en comptabilité se présente sous la forme d’un tableau. Il en va de même pour la balance âgée. Pour cela, vous allez répertorier dans les différentes colonnes, les informations suivantes :
- numéro de facture ;
- montant de la facture ;
- date d’émission de la facture ;
- nom du client ou du fournisseur ;
- le délai de paiement ;
- le montant de la facture déjà payé en cas de paiement partiel ;
- le nombre de jours de retard.
Pour réaliser votre balance âgée, vous pouvez utiliser un tableur Excel. Toutefois, cela peut être chronophage et source d’erreur. C’est pourquoi, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité couplé à un logiciel de recouvrement apparaît comme la solution idéale. Ainsi, la balance âgée s’implémente au fur et à mesure, les informations sont mises à jour en temps réel, sans nécessiter de saisie manuelle.
Modèle Excel de balance âgée
Construire un modèle de balance âgée peut s’avérer long et sujet à des erreurs. C’est pourquoi nous vous avons conçu un modèle Excel de balance âgée prêt à l’emploi. Tout est prêt, vous n’avez plus qu’à le télécharger !
Ce modèle vous permettra de calculer automatiquement votre balance âgée et de pouvoir la visualiser facilement sur le graphique. Pour cela, il vous suffit de remplir dans la feuille de calcul « Factures » les colonnes suivantes :
- N° de facture
- Nom du client
- Montant de la facture TTC
- Date d’émission de la facture
- Date d’échéance de la facture
- Le montant déjà payé
Vous n’aurez qu’à renseigner le nom des clients dans la colonne A de la feuille « Balance âgée » et vous verrez celle-ci se remplir automatiquement.
Qu’est-ce que la balance âgée clients ?
La balance âgée clients est la balance âgée qui recense les factures clients impayés par ordre d’ancienneté.
Ainsi, la balance âgée client permet de connaître facilement le chiffre d’affaires facturé et exigible, mais pas encore encaissé. Elle facilite surtout les actions de recouvrement de créances tout en préservant les relations commerciales avec les clients.
En effet, en vous référant à la balance âgée pour mener votre procédure de recouvrement, vous vous assurez de faire les bonnes actions en fonction du profil du client et de la durée de l’impayée. Par exemple, vous ne risquez pas de froisser un client en le relançant alors qu’il a réglé la facture quelques jours plus tôt. D’autre part, cela vous permet de négocier des délais de paiement supplémentaires si besoin ou de mettre en place des échéanciers. Il convient alors de mettre à jour la balance âgée client, car cela va influencer la classification de la créance.En outre, vous pouvez adapter la politique de paiement applicable à un client en fonction du profil qui se dessine à la lecture de la balance âgée (répétition, montant dû, durée des impayés, nombre de relances nécessaires, etc). En posant des conditions de paiement claires qui seront présentes sur tous les documents contractuels du client, vous pourrez vous y référer facilement pour rester factuels lors de vos échanges en cas de nouveau retard de paiement.
Enfin, suivre la balance âgée client permet de suivre les retards d’encaissement et donc d’anticiper les décalages de flux entrants pour une bonne gestion de la trésorerie.
Qu’est-ce que la balance âgée fournisseurs ?
La balance âgée fournisseurs est la balance comptable qui recense toutes les dettes fournisseurs de l’entreprise par date d’ancienneté. Il s’agit donc de toutes les factures que doit payer l’entreprise à ses fournisseurs en fonction de leur date d’échéance et éventuellement des retards de paiement.Par conséquent, la balance âgée permet de s’assurer que l’entreprise est bien à jour dans le paiement de ses fournisseurs, c’est-à-dire qu’elle respecte bien les délais de paiement négociés avec ces derniers.
Suivre de près la balance âgée fournisseurs permet d’anticiper les sorties d’argent pour le paiement des charges. C’est aussi un excellent moyen de préserver de bonnes relations avec ses fournisseurs en évitant tout retard de paiement, et éventuellement en négociant des délais de paiement plus conséquents si besoin.
Conclusion
La balance âgée est un outil clé pour suivre les créances et optimiser la gestion financière de l’entreprise. Toutefois, pour tirer le meilleur parti de cet outil, il est nécessaire d’adapter une méthodologie rigoureuse. Cela vaut aussi bien pour le calcul de la balance âgée que pour son suivi. C’est pourquoi, pouvoir s’appuyer sur un nouveau simple et fiable, comme un logiciel de recouvrement relié à son logiciel comptable, permet de faciliter l’utilisation de la balance âgée et pour en maximiser l’efficacité. Bien utilisée, la balance âgée constitue un véritable levier pour améliorer la relation avec les clients, réduire les impayés et anticiper les tensions de trésorerie.
