Le poste client est un poste comptable qui permet de comptabiliser l’ensemble des créances clients. Une bonne gestion du poste clients s’avère indispensable pour préserver la santé financière de l’entreprise, et plus particulièrement sa trésorerie. Effectivement, les créances clients représentent des flux entrants attendus par l’entreprise. Des décalages trop importants, notamment du fait de factures impayées, peuvent nuire à cet équilibre et augmenter le besoin en fonds de roulement (BFR) de manière significative. C’est pourquoi, nous vous proposons de découvrir les bonnes pratiques de la gestion du poste clients.
Comprendre le poste clients
Le poste client comprend à la fois les factures non-échues, c’est-à-dire les factures envoyées au client mais pour lesquelles le délai de paiement n’est pas encore passé, ainsi que les factures échues, c’est-à-dire les factures pour lesquelles le délai de paiement est dépassé.
Dès lors, le poste client représente l’ensemble des sommes dues par les clients à l’entreprise.
Une fois les factures réglées, celles-ci quittent le poste client pour devenir du chiffre d’affaires.
Par conséquent, le poste client a une influence directe sur le niveau de trésorerie de l’entreprise, puisqu’il synthétise l’ensemble des flux entrants générés par l’activité de l’entreprise.
Si le poste client vient à augmenter que ce soit du fait d’un allongement des délais de paiement des clients ou de retards de paiement, cela peut générer d’importants décalages de trésorerie et conduire dans les cas les plus graves à une cessation des paiements. Toutefois, dans la majorité des cas, ces décalages se traduisent par une augmentation du besoin en fonds de roulement (BFR). Or, cela peut s’avérer coûteux pour l’entreprise. En effet, celle-ci peut être amenée à financer son BFR via des prêts court terme tels que des facilités de caisse ou de l’escompte financière pour lesquelles les taux d’intérêt sont relativement élevés.
Afin d’éviter de telles conséquences, l’entreprise peut adopter les 6 bonnes pratiques que nous allons détailler tout de suite.
Établir des conditions de paiement claires
La première chose à faire pour avoir une bonne gestion du poste client consiste à établir des conditions de paiement claires. Il est indispensable d’avoir une politique de crédit bien définie qui prévoit expressément les conditions de paiement applicables aux contrats en fonction du profil du client. À savoir :
- la mise en place ou non d’acompte, et leur montant le cas échéant ;
- les délais de paiement applicables ;
- les moyens de paiement acceptés ;
- la pratique ou non de l’escompte ;
- le montant des pénalités de retard, le cas échéant ;
- etc.
Ces informations ne sont pas uniquement à destination des commerciaux, des comptables ou encore des chargés de recouvrement. Elles doivent impérativement être transmises de manière transparente aux clients à la signature du contrat. Il est également conseillé de rappeler ces éléments sur les différents documents tels que les devis et les factures. Cela évite de nombreux litiges liés à une mauvaise interprétation des clauses relatives au paiement des factures.
Identifier et évaluer les risques clients
Le risque client est une réalité pour toutes les entreprises. Aucune entreprise n’est à l’abri d’une défaillance de paiement de l’un de ses clients du fait de son insolvabilité. Afin de réduire le risque d’impayé, l’entreprise doit donc avoir le réflexe d’identifier et d’évaluer les risques clients.
Ainsi, dès l’entrée en relation, il est recommandé de faire quelques recherches sur la santé financière de l’entreprise cliente. Par exemple, si elle publie ses bilans comptables, il est relativement facile de se faire une idée de la rentabilité de l’entreprise, de l’état de son patrimoine, etc.
Pour aller encore plus loin, il est possible de recourir à la méthode du scoring client qui consiste à attribuer une note aux clients en fonction du niveau de risque qu’ils représentent. En fonction du profil client, les conditions de paiement peuvent ainsi être adaptées. Par exemple, un nouveau client à la solvabilité peu solide bénéficiera de délais de paiement très courts, tandis qu’un client fidèle qui n’a jamais eu d’impayés bénéficiera de conditions plus avantageuses.
Cette personnalisation des contrats est un excellent moyen de minimiser les risques d’impayés tout en maximisant les opportunités commerciales.
Automatiser les processus de facturation
Parmi les bonnes pratiques du poste clients, nous pouvons citer le fait de digitaliser le poste clients, et notamment d’automatiser le processus de facturation.
Le processus de facturation peut s’avérer très chronophage lorsqu’il est fait manuellement. De plus, cela peut être source d’erreur. Au contraire, un processus de facturation automatisé permet d’envoyer les factures de manière automatique. Dès lors, les délais d’envoi des factures sont réduits et donc les délais de réception des paiements le sont aussi. Gain de temps, fiabilité et efficacité sont donc les principaux avantages de l’automatisation du processus de facturation.
Pour bénéficier de ces avantages, il est essentiel de bien choisir son logiciel de facturation ou son logiciel comptable. En effet, la solution retenue doit permettre de suivre précisément l’état de chaque facture et d’être alerté en cas de retard.
Afin d’optimiser encore davantage votre processus de facturation, vous pouvez :
- rédiger le processus de facturation en indiquant toutes les mentions à faire apparaître, les paramètres à renseigner, le suivi à effectuer, les indicateurs à suivre, etc. ;
- prévoir des rappels automatiques avant la date d’échéance pour éviter les retards ;
- associer les commerciaux aux processus, car ce sont eux qui entretiennent une relation privilégiée avec les clients et qui ont accès aux informations en amont ;
- veiller à la qualité du service client pour éviter les litiges dus à une insatisfaction motivant un non-paiement des factures.
Suivre les paiements en retard et automatiser les relances
Une autre bonne pratique du poste client est d’opérer un suivi des paiements en retard et d’automatiser les relances. Oubli, perte de la facture, sont autant de causes de factures impayées. Effectivement, une facture au retard n’est pas nécessairement due à des difficultés financières ou à un litige avec le client. C’est pourquoi, il est important de prévoir des relances personnalisées à des moments stratégiques. Ainsi, il est préférable de réaliser une relance assez tôt pour régler le problème au plus vite. Or, cela peut prendre beaucoup de temps de faire des relances téléphoniques ou par mail manuellement.
De plus, vous devez être en mesure d’identifier facilement et rapidement les factures passées au retard, mais aussi de suivre les actions réalisées.
L’utilisation d’un logiciel de recouvrement attaché à votre logiciel de facturation est alors la solution idéale. Vous êtes averti grâce à des notifications des factures en retard et vous pouvez suivre l’état d’avancement de chaque dossier. Les relances sont envoyées automatiquement selon les scénarios que vous avez paramétrés en fonction du profil client, de l’encours client, etc. Vos équipes peuvent ainsi se concentrer sur les dossiers les plus complexes.
| Action | Description |
| Identification des retards | Détection automatique des factures en retard |
| Notifications | Alertes envoyées aux responsables de recouvrement |
| Relances automatiques | Envoi automatique de rappels aux clients concernant leurs paiements en retard |
| Suivi des actions | Enregistrement des actions prises pour chaque facture en retard |
| Priorisation | Classement des factures à recouvrer par ordre de priorité selon l’ancienneté et le montant |
Analyser et optimiser le poste clients
Enfin, la gestion du poste clients implique d’analyser et d’optimiser le processus de manière très régulière. Pour cela, il convient de suivre les principaux indicateurs du poste clients. À savoir :
- l’encours client, c’est-à-dire le montant total dû à l’entreprise par ses clients ;
- le délai moyen de paiement (DSO) ;
- la balance âgée pour identifier les créances les plus anciennes et prioriser les actions de recouvrement ;
- le prévisionnel d’encaissement pour anticiper les mouvements de trésorerie.
L’analyse de ces indicateurs permet d’optimiser la stratégie de gestion du poste clients en identifiant les points d’amélioration. À titre d’exemple, si l’entreprise constate un DSO trop important, elle peut étudier la possibilité de réduire les délais de paiement dans ses conditions de vente, vérifier le taux de satisfaction clients et le nombre de litiges en cours, ou bien revoir son processus de recouvrement pour obtenir le paiement des factures impayées plus rapidement.
Le recours à une plateforme de recouvrement facilite grandement cette analyse. Ce type de solution, comme CashOnTime, permet d’accéder à des tableaux de bord mis à jour en temps réel et personnalisés en fonction du poste occupé.
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Conclusion
La gestion du poste client joue un rôle déterminant dans l’optimisation de la trésorerie de l’entreprise. Pour avoir une bonne maîtrise des créances clients, plusieurs bonnes pratiques peuvent être adoptées :
- établir des conditions de paiement claires ;
- automatiser les processus de facturation ;
- identifier et évaluer les risques clients ;
- suivre les paiements en retard et automatiser les relances ;
- analyser et optimiser le poste clients.
Avez-vous mis en place toutes ces recommandations au sein de votre organisation ? Commencez dès maintenant à adopter les bonnes pratiques du poste client pour préserver la santé financière de votre entreprise.
