Une créance échue est une créance dont le terme est arrivé, mais qui n’a pas été réglée dans le délai imparti. La gestion des créances échues dans une entreprise revêt un caractère essentiel, puisque cela a des répercussions directes sur sa trésorerie. En effet, les flux entrants prévus n’arrivant pas à bonne date, cela peut provoquer d’importants décalages de trésorerie, voire des tensions de trésorerie qui peuvent mener à des difficultés de paiement. Dès lors, le traitement des créances échues doit faire l’objet d’une grande réactivité.
C’est pourquoi, il est indispensable d’avoir un process de gestion des créances échues bien rodé qui commence par une relance client, avant de lancer des actions plus correctives si nécessaire, à l’instar de la mise en demeure. Nous vous proposons de voir plus en détail le fonctionnement des créances échues, les procédures et les solutions envisageables pour optimiser leur gestion.
Qu’est-ce qu’une créance échue ?
Une créance échue, par définition, est une créance client dont le montant est exigible du fait du dépassement de la date de paiement prévue. Concrètement, une créance échue est une facture dont le délai de paiement est dépassé, et qui n’a pas été réglée. Il y a donc un retard de paiement.
La créance échue se distingue donc de la créance à échoir. En effet, la créance à échoir est une créance due par le client, mais dont la date de paiement n’est pas encore passée. Il n’y a donc pas de retard de paiement.
Il est important de noter que pour une même créance, il peut y avoir une partie du montant à échoir et une autre partie échue. C’est par exemple le cas avec un emprunt bancaire. Les échéances non réglées à bonne date, intérêts compris, forment une créance échue, tandis que le capital restant dû est une créance à échoir. Si du fait de l’accumulation des retards, la banque prononce la déchéance du terme, l’ensemble du prêt est dû. Le capital restant dû qui était à échoir est désormais exigible et donc échu. Il en va de même en cas de liquidation judiciaire.
Autre exemple avec une facture. Si la facture a une date limite de paiement au 15 janvier, passé cette date, la créance est échue si le client n’a pas procédé à son règlement. Au contraire, avant cette date, la créance est à échoir.
Quel est le processus de gestion des créances échues ?
La gestion des créances échues entre dans le champ d’application du recouvrement de créances. En effet, la facture étant désormais au retard, l’entreprise doit faire le nécessaire pour récupérer au plus vite le montant dû par le client, tout en préservant la relation commerciale, si possible. Pour cela, il est recommandé de procéder par étapes :
- Faire une relance client par mail ou par téléphone. Dans de nombreux cas, la procédure va s’arrêter à ce stade. Ce sera par exemple le cas si le client a simplement oublié de régler. Si la facture n’est pas réglée, alors vous pouvez passer à l’étape suivante.
- Envoyer une lettre de relance par mail ou par courrier postal. Cette fois, le contenu est plus ferme et rappelle les informations de la facture en détail, ainsi que la date de paiement initialement prévue.
- Adresser une lettre de mise en demeure si le défaut de paiement persiste. Il s’agit de la dernière étape du recouvrement amiable. Une fois le délai de régularisation mentionné dans la mise en demeure écoulé (généralement 15 jours), vous pouvez lancer une procédure de recouvrement forcé comme une assignation en paiement ou une injonction de payer.
Au regard des étapes du processus de gestion des créances échues, on remarque l’importance du maintien de la communication avec le débiteur. Les raisons d’un impayé peuvent être diverses et variées. De plus, une bonne communication avec le débiteur permet de recouvrer plus facilement et plus rapidement les sommes dues.
Quel est l’impact des créances échues sur la gestion d’une entreprise ?
Les créances clients échues ont des conséquences directes sur la gestion de la trésorerie de l’entreprise. Les flux entrants prévus ne sont pas réceptionnés à la date convenue. Cela peut engendrer des décalages de trésorerie puisque le montant des liquidités disponibles n’est pas celui qui avait été anticipé. En cas d’accumulation de créances échues, l’entreprise peut devoir faire face à des tensions de trésorerie, et à terme à des difficultés de paiement pour manque de liquidités. De plus, si l’entreprise est amenée à avoir des retards de paiement, cela peut générer des frais et des pénalités de retard. Enfin, les créances échues influencent les indicateurs financiers de l’entreprise tels que le DSO, le taux d’échus et la balance âgée.
Par conséquent, les créances échues affectent la santé financière de l’entreprise.
Cette situation peut également engendrer des difficultés relationnelles avec les fournisseurs dont les factures ne sont pas payées ou payées au retard.
Quelles sont les solutions et bonnes pratiques pour gérer les créances échues ?
Pour réduire le nombre et le montant des créances échues, l’entreprise peut adopter plusieurs bonnes pratiques. À savoir :
- mettre en place une politique de recouvrement de créances précise ;
- former les équipes aux procédures de recouvrement ;
- avoir un système d’alerte dès qu’une facture passe en impayée ;
- effectuer la première relance très rapidement après la date d’échéance ;
- avoir un outil de suivi et de gestion en lien avec le logiciel de facturation ;
- négocier des délais de paiement avec le client, et éventuellement mettre en place un échéancier de paiement.
L’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances est également fortement recommandée pour optimiser la gestion des créances échues. En effet, un logiciel comme CashOnTime vous permet d’être notifié en cas de facture échue, mais aussi de réaliser les actions de recouvrement nécessaires, et de suivre le dossier en temps réel. Des tableaux de bord permettent de faciliter la gestion des créances échues et donc de la trésorerie.
Conclusion
Avoir une parfaite compréhension de la notion de créance échue et des impacts que cela peut avoir pour l’entreprise est indispensable pour protéger la santé financière de celle-ci. Il faut faire preuve de réactivité et d’efficacité pour le traitement des créances échues. C’est en adoptant une gestion proactive des créances échues que vous pourrez limiter leurs conséquences négatives. L’adoption d’une politique de crédit et de recouvrement précise et d’un logiciel de recouvrement font partie des solutions les plus efficaces pour optimiser le traitement des créances échues. C’est le combo qui permet à chacun d’avoir les informations en temps réel, mais aussi de savoir exactement quelles actions réaliser pour recouvrir rapidement les sommes dues.
