Si vous souhaitez optimiser la trésorerie de votre entreprise, une attention toute particulière doit être apportée à la gestion du poste client. En effet, le poste clients regroupe les créances dues par les clients au titre des biens ou des services que l’entreprise leur a vendu.
Il est donc indispensable de veiller au bon paiement des factures dans les délais impartis et de mettre en place les actions de recouvrement adéquates, le cas échéant. C’est ce qui permet de garantir les rentrées d’argent. La digitalisation du poste clients facilite grandement cette tâche. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la digitalisation du poste clients et ses avantages pour votre entreprise.
Comprendre la digitalisation du poste clients
La digitalisation du poste clients consiste à utiliser des outils digitaux et à mettre en place des processus de gestion dématérialisés, afin d’optimiser la gestion des créances clients. Ainsi, la digitalisation du poste clients offre la possibilité d’uniformiser et de centraliser l’ensemble des factures. Cela permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi en fiabilité.
De plus, cette pratique permet de réduire les coûts liés à la gestion de la facturation et au recouvrement des créances. Les tâches répétitives et simples peuvent être prises en charge par le logiciel de recouvrement selon les paramètres définis, tandis que les collaborateurs peuvent focaliser leurs efforts sur les dossiers les plus complexes ou ayant les encours les plus importants.
Dès lors, mettre en œuvre la digitalisation du poste clients est un excellent moyen d’optimiser la gestion du risque en priorisant les dossiers, et en mettant en place des actions préventives comme l’envoi de rappels qui s’effectue quelques jours avant la date d’échéance des factures. En somme, les avantages de la digitalisation du poste clients sont :
- le gain de temps ;
- l’analyse précise ;
- la prise de décisions stratégiques éclairée ;
- la fiabilité ;
- la réduction des coûts.
Par conséquent, la digitalisation du poste clients fait partie des bonnes pratiques du poste clients à adopter. Toutefois, le déploiement et la réussite d’un tel projet nécessitent l’implication des services commerciaux, financiers et comptables. De plus, le choix d’un outil adapté aux besoins présents et à venir est indispensable.
Quelles sont les étapes de la digitalisation du poste clients ?
Un projet de digitalisation du poste clients se déroule en 4 grandes étapes :
| Étape | Description |
| Analyse des processus existants | Identification des pratiques actuelles et des améliorations possibles |
| Choix des solutions technologiques | Sélection des outils adaptés aux besoins de l’entreprise |
| Mise en place des outils | Installation, configuration, et intégration des logiciels |
| Formation et gestion du changement | Sensibilisation et formation des équipes à l’utilisation des nouveaux outils |
L’analyse des processus existants
La première étape pour mener à bien la mise en œuvre d’un projet de digitalisation du poste clients consiste à faire un état des lieux des processus existants : Quelles sont les pratiques actuelles ? Quelle est la politique de facturation et de recouvrement ? Qu’est-ce qui fonctionne et qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Ainsi, il sera plus facile de faire le cahier des charges, mais aussi de définir les scénarios d’automatisation à programmer.
Le choix des solutions technologiques adaptées
En fonction de la taille de votre entreprise, du nombre de clients, du montant des encours, de votre organisation interne, et de votre budget, vous n’allez pas vous tourner vers les mêmes solutions techniques pour digitaliser le poste clients. Certains logiciels de recouvrement comme CashOnTime s’adaptent à vos besoins en proposant un large panel de fonctionnalités faciles à prendre en main. En voici quelques exemples :
- relances et recouvrement de créances ;
- litiges et déductions ;
- crédit et risque client ;
- lettrage comptable ;
- portail client ;
- paiement en ligne ;
- pilotage du poste clients ;
- gestion collaborative ;
- etc.
La mise en place des outils de gestion du poste clients
Ensuite, la digitalisation du recouvrement implique de mettre en place les outils sélectionnés au sein de l’entreprise. Cela passe principalement par l’installation et la configuration du logiciel en fonction des pratiques de l’entreprise.
La formation des équipes et la gestion du changement
Enfin, pour tirer le meilleur parti de la digitalisation du poste clients, il est indispensable de prévoir la formation des équipes. Directeurs, managers et collaborateurs doivent être inclus dans cette démarche. Chacun doit apprendre à utiliser l’outil en fonction de son métier et de ses besoins. Un suivi sur la prise en main de la plateforme de recouvrement est également conseillé, afin de s’assurer que chacun parvient à prendre en main l’outil au quotidien.
Vous souhaitez en savoir plus sur la digitalisation de votre poste clients ?
Quelles sont les principales solutions technologiques ?
Pour procéder à la digitalisation du poste clients, les principales solutions technologiques sont :
- les logiciels de gestion de la relation client (solution CRM) qui permettent notamment à l’équipe commerciale de suivre l’état d’avancée des dossiers comme les encours ;
- les plateformes de facturation électronique qui permettent d’établir les factures en quelques clics, de les envoyer par mail et de suivre leur paiement ;
- le lettrage des encaissements clients qui facilite grandement le rapprochement des écritures comptables et l’identification des impayés ;
- l’automatisation des relances clients, afin de réduire les impayés.
Quelles sont les bonnes pratiques pour une digitalisation réussie ?
Pour optimiser la digitalisation du poste clients, il est opportun d’adopter certaines bonnes pratiques parmi lesquelles nous pouvons citer l’implication des parties prenantes dès le début du projet. Comme nous avons pu le voir, il est préférable d’inclure les collaborateurs qui vont être amenés à utiliser l’outil à chaque étape du projet. Cela va permettre de choisir le meilleur logiciel de recouvrement en fonction de leurs besoins, mais aussi de faciliter la conduite du changement et l’adoption de l’outil au quotidien.
D’autre part, il est important de personnaliser les solutions en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. C’est cette adaptabilité de l’outil à vos besoins qui va vous permettre de réellement optimiser vos processus de recouvrement pour les rendre les plus efficaces possibles.
En outre, la question de la sécurité des données clients n’est pas à négliger. Veiller à adopter un outil qui respecte les normes en matière de gestion des données personnelles et compatible avec vos autres logiciels.
Enfin, la réussite de la digitalisation du poste clients repose sur l’analyse des performances. Il est essentiel de pouvoir suivre les indicateurs clés à travers des tableaux de bord mis à jour en temps réel. Ainsi, vous êtes à même d’ajuster les stratégies et les processus.
Conclusion
La digitalisation du poste clients peut être considérée comme un véritable levier de compétitivité tant son déploiement offre d’avantages. En effet, sur des marchés toujours plus concurrentiels où tout évolue très vite, il est impératif de pouvoir se reposer sur des solutions fiables et performantes.
