Échéance de paiement : définition, calcul et optimisation

L’échéance de paiement correspond à la date limite de paiement d’une facture. Elle intervient donc à l’expiration du délai de paiement précisé sur la facture. Cette date joue un rôle déterminant dans les transactions commerciales. En effet, elle permet d’encadrer les relations entre votre entreprise et ses clients en précisant la date butoir pour régler les montants dus. Ce n’est que passé cette date, et l’absence de paiement que la facture est considérée en retard de paiement. Et d’autre part, convenir d’une échéance de paiement relativement lointaine est souvent apprécié des clients qui y voient un geste commercial.

 

En outre, connaître la date d’échéance des factures permet de gérer le poste client et d’en tenir compte pour la gestion de la trésorerie. L’entreprise sait que les flux entrants peuvent n’arriver qu’à cette date. Elle doit donc avoir les fonds nécessaires pour régler ses propres factures d’ici là. Dès lors, une bonne gestion des échéances de paiement a des conséquences directes sur la santé financière d’une entreprise.

La date d’échéance par définition est la date maximale à laquelle la facture doit être payée. Cette échéance de paiement détermine donc le moment où la facture devient exigible, et peut donc faire l’objet d’une procédure de recouvrement en cas d’absence de paiement à bonne date.

Mentionner la date d’échéance de paiement sur les factures est indispensable tant pour le client que pour le fournisseur ou le prestataire de services.

Du point de vue du client, connaître l’échéance de paiement lui permet de savoir jusqu’à quelle date il peut payer sans craindre de pénalité. Il peut même être récompensé en cas de paiement anticipé si l’escompte est applicable au contrat. Cela lui permet également de savoir à quel moment il va enregistrer un flux sortant dans sa trésorerie. Il peut donc anticiper pour gérer au mieux sa trésorerie. Il a même la possibilité de négocier en amont des délais de paiement qui s’alignent sur son cycle de vente, afin de réduire les tensions de trésorerie.

Du point de vue du fournisseur ou du prestataire de services, connaître la date d’échéance est tout aussi important. Il a alors la faculté d’anticiper les flux entrants en trésorerie, mais aussi de positionner des alertes en cas d’impayé pour lancer rapidement la procédure de recouvrement, et réduire ainsi le risque client. Par conséquent, cela facilite la planification de la trésorerie.

Pour faciliter ce pilotage, certaines entreprises choisissent de mettre en place un échéancier de paiement, qui centralise l’ensemble des échéances prévues pour chaque client ou commande. Cet outil permet non seulement d’avoir une vision claire des encaissements attendus sur une période donnée, mais aussi d’anticiper d’éventuels décalages de trésorerie. Grâce à un échéancier structuré, il devient plus simple de planifier les relances, d’ajuster les conditions de paiement si besoin, et d’améliorer la communication entre les équipes comptables et commerciales. Il s’agit donc d’un véritable levier de sécurisation des flux financiers.

En outre, la négociation des délais de paiement fait partie des tractations commerciales qui peuvent valoriser un client fidèle ou au contraire sanctionner un client qui enregistre souvent des retards de paiement.

Le délai de paiement et les modalités de calcul de la date d’échéance doivent être précisés dans le contrat et/ou le devis signé par le client.

Pour les transactions entre professionnels, vous pouvez déterminer l’échéance de paiement qui vous convient, ainsi qu’à votre client. Toutefois, vous devez respecter les limitations imposées par la loi. Ainsi, il n’est pas possible de prévoir un délai de paiement supérieur à 60 jours ou 45 jours fin de mois. De plus, plusieurs méthodes de calcul peuvent être utilisées. Explications.

Bon à savoir : si le dernier jour du délai est un jour férié, un samedi ou un dimanche, alors le délai expire à la fin du jour ouvrable suivant.

Échéance de paiement : le calcul en nombre de jours nets

C’est le cas où l’échéance de paiement est exprimée en jours. Par exemple : 15, 30, 45 ou 60 jours. Le point de départ du calcul de l’échéance de paiement est la date d’émission de la facture.

Il est également possible de prévoir une échéance de paiement à date fixe. Par exemple : le 10 ou le 15 du mois. Dans ce cas, peu importe le nombre de jours qui s’écoule, le paiement est dû à la date fixée. Ainsi, qu’une facture soit émise le 20 février ou le 5 mars, elle doit être réglée le 10 mars suivant.

Enfin, il est possible de déterminer une échéance de paiement à X jours fin de mois. Par exemple : 30 ou 45 jours fin de mois.

Deux méthodes de calcul peuvent alors s’appliquer :

• à partir de la fin du mois au cours duquel la facture a été émise, on ajoute le nombre de jours prévu ;
• ou à partir de la fin du mois sur lequel on tombe après avoir ajouté un délai de X jours à la date d’émission de la facture.

Par exemple, si une facture est émise le 15 janvier, dans le premier cas le client a jusqu’au 16 mars pour régler, tandis que dans le second cas, il a jusqu’au 29 février.

Quelle que soit la méthode de calcul retenue, elle doit apparaître clairement dans les documents contractuels (contrat, devis, facture, etc.).

En outre, il est aussi possible de ne prévoir aucun délai de paiement et d’exiger le paiement immédiat à réception de la facture. La date d’échéance est donc la même que la date de facturation.

• Prise en compte des conditions de paiement définies dans le contrat
• Calcul selon les délais de paiement standards (30 jours, 60 jours, etc.)
• Impact des jours fériés et des week-ends sur la date effective d’échéance
• Outils et méthodes pour automatiser le calcul des échéances

Pour certains secteurs d’activité, la loi prévoit des délais de paiement différents. Voici quelques exemples :

• l’échéance de paiement peut être fixée jusqu’à 55 jours fin de mois pour la vente de matériels d’entretien d’espaces verts ;
• l’échéance de paiement peut être jusqu’à 110 jours après la date de facturation pour la vente de matériels agricoles, sauf exceptions ;
• le délai est de 90 jours à partir de la date d’émission de la facture pour le règlement du solde des factures éditées avant l’ouverture de la saison pour la vente d’équipements de sports de glisse sur neige ;
• etc.

Bon à savoir : une fois le délai de paiement déterminé, vous pouvez automatiser le calcul de l’échéance de paiement grâce à votre logiciel de facturation ou votre logiciel de recouvrement. Cela évite les erreurs de calcul et permet de gagner du temps.

Une bonne gestion des échéances de paiement est l’un des clés de l’optimisation de la trésorerie et du risque client. Mais avoir une parfaite maîtrise de la situation, vous pouvez mettre en place plusieurs actions complémentaires.

Tout d’abord, vous pouvez appliquer des échéances de paiement différentes en fonction du profil du client. Par exemple, un client fidèle qui n’a jamais eu de retard de paiement peut bénéficier d’un délai de paiement plus important qu’un nouveau client ou qu’un client qui a déjà eu plusieurs retards. Pour déterminer le profil du client et le risque qu’il représente, vous pouvez établir un scoring et associer à chaque score un délai de paiement envisageable.

D’autre part, la mise en place d’un suivi précis des échéances peut faire une grande différence. En effet, cela permet d’identifier très rapidement les factures impayées et de pouvoir agir de suite. Or, cela s’est vérifié, plus les relances de paiement sont effectuées rapidement, plus elles ont de chance de donner lieu à un paiement rapide.

Pour vous aider dans votre suivi des échéances de paiement, vous pouvez digitaliser votre processus et notamment automatiser certaines actions. Par exemple, vous pouvez programmer des alertes en cas de dépassement de la date d’échéance pour prévoir une relance téléphonique par le commercial ou adresser un mail de relance automatique au client. Cela permet d’optimiser le processus de recouvrement en augmentant grandement son efficacité.

Enfin, la communication avec le service commercial est essentielle pour adapter les échéances de paiement et la politique de recouvrement. Il est aussi très utile d’échanger avec les clients pour s’assurer de prévoir des délais de paiements cohérents avec leur propre fonctionnement.

Pour optimiser la gestion des échéances de paiement, l’intégration d’un logiciel de lettrage comptable et de recouvrement dans votre processus est une solution idéale. Cela vous permet de suivre en temps réel le paiement des factures, de détecter les impayés et de déclencher les scénarios de recouvrement que vous avez préalablement paramétrés.

De même, avoir à disposition un tableau de bord financier est très important pour assurer un suivi efficace et prendre les décisions stratégiques adaptées.

Avoir une bonne gestion des échéances de paiement a non seulement des conséquences sur votre trésorerie, mais aussi sur les relations commerciales avec vos clients et vos fournisseurs. Un suivi rigoureux des échéances de paiement assure une stabilité financière pour votre entreprise. Adopter les bonnes pratiques en la matière et des outils adaptés comme un logiciel de recouvrement permet d’optimiser la gestion des paiements de manière simple et efficace.