L’échéancier de paiement est un accord amiable pour le recouvrement de créances impayées qui permet de reporter tout ou partie du paiement d’une facture à plus tard. Le plus souvent, l’échéancier de paiement permet de prévoir des paiements réguliers (mensuels, trimestriels ou annuels) pour apurer la dette. Offrir cette possibilité à un client en situation d’impayé peut être une véritable opportunité pour l’entreprise. En effet, cela peut lui permettre de réduire le risque de pertes, de maîtriser sa trésorerie, et éventuellement de préserver ses relations commerciales avec le client en difficulté. Explications.
Qu’est-ce qu’un échéancier de paiement ?
Un échéancier de paiement est un accord entre une entreprise créditrice et son client débiteur qui n’est pas en mesure de régler la facture arrivée à échéance. L’entreprise convient alors avec son client d’un plan de paiement qui permet d’étaler les règlements dans le temps. L’échéancier de paiement mentionne notamment la durée, les dates d’échéance, le montant des échéances, le montant restant dû.
Il s’agit donc d’une solution de recouvrement amiable des créances clients qui peut être mise en place à la demande du client ou à l’initiative de l’entreprise. Dans tous les cas, les parties sont libres d’accepter ou non cet accord.
En outre, l’échéancier de paiement est à distinguer du plan d’apurement qui concerne uniquement les loyers. De plus, le fonctionnement du plan d’apurement est relativement différent puisque le débiteur doit régler les échéances du plan en plus du loyer du mois en cours.
Pourquoi mettre en place un échéancier de paiement ?
Mettre en place un échéancier de paiement présente plusieurs avantages, y compris pour l’entreprise créditrice.
Tout d’abord, l’échéancier de paiement est une solution efficace pour réduire les passages en pertes. En acceptant d’étaler les paiements dans le temps, l’entreprise s’assure d’obtenir son paiement même si cela prend plus de temps. De plus, cela permet de préserver les relations commerciales avec son client. Cela est d’autant plus important en cas de difficultés passagères.
D’autre part, convenir d’un échéancier de paiement permet de faciliter le suivi des paiements et leur anticipation. L’accord précise le montant des paiements et les dates d’échéance ce qui permet de gérer efficacement le suivi du dossier ainsi que la trésorerie et la gestion comptable. L’entreprise sait exactement ce qu’elle va percevoir et quand et peut agir rapidement en cas de non-respect de l’échéancier de paiement. D’ailleurs en cas de défaillance de paiement suite à la mise en place d’un échéancier, l’entreprise peut effectuer une relance client et envoyer une mise en demeure avant de dénoncer l’échéancier et d’initier une procédure de recouvrement judiciaire.
Quand mettre en place un échéancier de paiement ?
L’échéancier de paiement s’avère être une bonne solution lorsque le client rencontre des difficultés passagères, notamment si vous souhaitez poursuivre vos relations commerciales par la suite. Dans ce cas, vous pouvez décider d’attendre la fin de l’apurement de la dette pour conclure de nouveaux contrats, ou réduire les délais de paiement pour les prochaines transactions.
La réussite d’un échéancier de paiement repose sur la communication et un compromis cohérent entre les attentes de l’entreprise qui souhaite récupérer le montant de sa facture le plus vite possible, et la situation financière de son client. Il convient alors de concilier les deux, afin d’éviter de convenir d’un plan de paiement que le débiteur sera incapable de tenir.
Comment établir un échéancier de paiement efficace ?
L’élaboration d’un échéancier de paiement
La loi ne prévoit pas de formalisme spécifique pour l’élaboration d’un échéancier de paiement. Toutefois, pour des raisons pratiques et de preuve, il est recommandé d’établir un accord écrit signé par les deux parties.
En pratique, plus le contenu de l’accord est clair et précis, plus les chances qu’il soit respecté sont grandes. En effet, cela limite les risques d’interprétations divergentes, et donc les litiges quant à son application. Ainsi, le contenu d’un échéancier de paiement comprend généralement :
- l’identité et les coordonnées des parties ;
- la nature de l’impayé ;
- les références et dates des factures concernées ;
- le montant total dû ;
- la durée de l’échéancier ;
- la date de paiement des échéances ;
- le montant des échéances ;
- le montant restant dû après chaque paiement d’échéance ;
- les modes de paiement acceptés ;
- la date ;
- la signature des parties.
Concernant la durée de l’échéancier de paiement, il est important de s’assurer qu’elle n’excède pas le délai de prescription. Ainsi, en cas de défaut de paiement, l’entreprise pourra intenter une action de recouvrement judiciaire.
Les bonnes pratiques pour établir un échéancier de paiement
Pour que l’échéancier de paiement soit le plus efficace possible, il est conseillé d’adopter les bonnes pratiques suivantes :
- prévoir un premier comptant, même s’il porte sur une petite somme pour prouver la bonne foi du débiteur ;
- adapter la durée de l’échéancier aux réelles possibilités du débiteur ;
- inclure des clauses permettant de prononcer la déchéance du terme de l’échéancier en cas d’impayé et d’absence de régularisation sous 15 jours après mise en demeure. Cela permet de pouvoir exiger le paiement total et immédiat du montant restant dû en cas de nouveau défaut de paiement ;
- prévoir un suivi précis des paiements.
L’échéancier de paiement et la gestion des créances
L’échéancier de paiement joue donc un rôle crucial dans la gestion des créances clients. Il permet d’établir un nouvel ordonnancement des paiements. Il s’agit d’un levier efficace pour réduire les impayés, et les éventuels passages à pertes. Accepter sa mise en place peut donc être utile à l’entreprise pour préserver sa trésorerie et sa santé financière même si cela vient allonger les délais de paiement et donc son Days Sales Outstanding (DSO). C’est pourquoi, afin d’éviter tout allongement supplémentaire des délais de paiement et l’accroissement des impayés, un suivi précis des paiements et des relances s’avère indispensable.
Conclusion
Établir un échéancier de paiement bien structuré permet de limiter les risques d’impayés, de préserver la trésorerie et les relations commerciales avec le client en difficulté. Par conséquent, même si cela prend plus de temps pour récupérer les sommes dues, l’échéancier de paiement est une solution efficace pour maîtriser la trésorerie de l’entreprise et stabiliser sa situation financière. Pour une mise en place efficace et un suivi optimal, l’adoption d’un logiciel de recouvrement est fortement recommandée.
