Adopter une plateforme de recouvrement est un véritable atout pour l’entreprise pour que celle-ci obtienne le paiement de ses factures. En effet, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement permet aux personnes en charge du recouvrement de créances d’identifier facilement les factures impayées, de suivre les actions réalisées et d’orienter les dossiers vers la procédure la plus adaptée. C’est également un outil précieux pour le DAF, car une plateforme de recouvrement adaptée à ses besoins lui permet d’avoir une vision globale sur la gestion poste clients à travers différents indicateurs. L’accès à un tableau de bord mis à jour en temps réel lui permet ainsi de prendre les décisions stratégiques qui s’imposent pour une bonne gestion de la trésorerie notamment. Toutefois, pour profiter pleinement des avantages d’une plateforme de recouvrement, il convient d’éviter certaines erreurs. Voici donc les 6 erreurs à éviter lors de l’adoption d’une plateforme de recouvrement.
Erreur n°1 : sous-estimer l’importance de la qualité des données
Si vous souhaitez mettre en place une plateforme de recouvrement pour optimiser la stratégie de recouvrement de votre entreprise, la première erreur à éviter est de sous-estimer l’importance de la qualité des données.
La présence de données erronées ou l’absence de certaines informations peut donc nuire à l’utilisation de la plateforme de manière optimale.
En effet, de la qualité des données renseignées au sein de votre plateforme de recouvrement dépend le bon déploiement des différents scénarios et la bonne analyse des résultats.
Il est donc indispensable de fiabiliser votre base de données en amont.
Erreur n°2 : ignorer l’analyse des besoins spécifiques
Lorsque vous choisissez votre plateforme de recouvrement, il est nécessaire de réaliser au préalable une sorte de cahier des charges. La rédaction de ce document, même sommaire, permet d’établir une liste de vos besoins spécifiques en matière de recouvrement de créances.
En fonction de la taille de l’entreprise, de la typologie de votre portefeuille clients, de votre organisation interne, mais aussi de vos objectifs, la liste des fonctionnalités et des options à privilégier ne sera pas la même.
Par exemple, il ne sert à rien d’avoir un grand nombre de scénarios plus ou moins complexes pour les relances automatiques si vous n’avez qu’un ou deux cas de figure à traiter en pratique. L’objectif n’est pas de monter une “usine à gaz”, mais de rendre votre processus de recouvrement performant et donc simple et efficace pour obtenir le paiement des factures non payées de la part de vos clients.
D’autre part, la plateforme de recouvrement doit être en mesure de s’adapter aux évolutions à venir au sein de l’entreprise. Par conséquent, les possibilités d’évolution ne doivent pas être trop restreintes.
Erreur n°3 : sous-estimer l’importance de la personnalisation
Au-delà des besoins spécifiques à votre entreprise, la plateforme de recouvrement doit également être en mesure de personnaliser vos actions de recouvrement.
Cette personnalisation de la plateforme de recouvrement représente un enjeu important à deux niveaux.
Tout d’abord, la plateforme de paiement doit s’adapter aux évolutions technologiques du marché. Par exemple, elle doit comprendre des connecteurs API qui permettent de créer un véritable écosystème entre différents outils. Cela comprend notamment la possibilité d’envoyer des courriers recommandés électroniques (ERE/AR 24) ou bien de se connecter à un système de paiement des factures en ligne comme Stripe.
D’autre part, la personnalisation de la plateforme de recouvrement doit également inclure la possibilité de personnaliser :
- les tableaux de bord en fonction du profil utilisateur ;
- les indicateurs clé de performance (KPI) suivi ;
- les scénarios de relance client ;
- le contenu des courriers de relance en fonction de la segmentation des clients ;
- etc.
À défaut, vous risquez d’avoir une plateforme de recouvrement rigide qui ne vous permet pas de mettre en place un processus optimal qui répond également aux enjeux de satisfaction client.
Erreur n°4 : ne pas définir clairement les objectifs
Une autre erreur à éviter lors de l’adoption d’une plateforme de recouvrement réside dans le manque de clarté des objectifs.
Si vous ne prenez pas le temps de définir clairement ces objectifs, vous prenez le risque de prendre des décisions inadaptées et de ne pas allouer correctement vos ressources.
Pour avoir un process de recouvrement efficace, et pouvoir paramétrer correctement votre logiciel de recouvrement, vous devez avoir défini des objectifs clairs pour votre recouvrement. À titre d’exemple, votre objectif principal peut être d’atteindre un certain DSO ou un certain taux de recouvrement.
Erreur n°5 : ne pas impliquer les utilisateurs finaux et la DSI
Une erreur commune lors de l’adoption d’une plateforme de recouvrement consiste à limiter la prise de décision au niveau des dirigeants. Or, le meilleur moyen de choisir le logiciel de recouvrement le plus adapté aux besoins de l’entreprise est d’interroger les managers et les équipes qui auront à l’utiliser au quotidien.
Cela vous permet de vous assurer que la solution retenue est bien adaptée à vos besoins spécifiques. De plus, l’implication des équipes dès le début du projet va faciliter la mise en place de l’outil d’un point de vue opérationnel.
De même, il est essentiel de se rapprocher de la DSI pour vérifier que la plateforme de recouvrement envisagée est bien compatible avec les systèmes déjà en place au sein de l’entreprise.
Erreur n°6 : négliger la formation des équipes
La dernière erreur à éviter lors de l’adoption d’une plateforme de recouvrement est de négliger la formation des équipes.
Il est essentiel de faciliter la transition et la prise en main de ce nouvel outil de travail, afin d’en tirer le meilleur parti. Si les équipes ne sont pas formées, la solution sera inefficace en pratique.
C’est pourquoi, il est important de prévoir une phase de formation et d’adaptation pour que chacun puisse s’approprier la plateforme de recouvrement et l’utiliser de la meilleure façon possible. C’est ce qui va permettre à l’entreprise de rentabiliser son investissement de manière optimale.
Conclusion
L’adoption d’une plateforme de recouvrement est une étape importante de l’optimisation du processus de recouvrement des factures impayées d’une entreprise. C’est pour cela qu’il est indispensable d’éviter certaines erreurs, comme :
- sous-estimer l’importance de la qualité des données ;
- ignorer l’analyse des besoins spécifiques ;
- sous-estimer l’importance de la personnalisation des relances ;
- ne pas définir clairement les objectifs ;
- ne pas impliquer les utilisateurs finaux et la DSI ;
- négliger la formation des équipes.
Effectivement, le choix d’une plateforme de recouvrement accessible et adaptable est la condition sine qua non pour profiter des avantages économiques offerts par une plateforme de recouvrement bien choisie et bien utilisée.
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