| Qu’est-ce que le recouvrement de créances ? | Le recouvrement de créances consiste à déployer un plan d’action, afin d’obtenir le paiement d’une facture impayée. |
| Quelles sont les différentes procédures de recouvrement de créances ? | Le recouvrement de créance peut prendre la forme d’une procédure amiable (relance, mise en demeure, échéancier, conciliation) ou d’une procédure judiciaire (injonction de payer, référé-provision, etc.). |
| Pourquoi avoir une stratégie de recouvrement de créances ? | Avoir une stratégie de recouvrement permet de limiter les risques d’impayés, et de réagir rapidement et efficacement en cas d’impayés. |
| Quel est le délai de prescription pour le recouvrement d’une créance ? | Le délai de prescription pour une facture impayée est de 2 ans si le client est un particulier et de 5 ans si le client est un professionnel. Dans les deux cas, le délai de prescription commence à courir le lendemain de la date d’échéance de la facture. |
Le recouvrement de créances représente un enjeu stratégique et financier pour les entreprises. Anticiper et gérer les impayés, c’est réduire les décalages de trésorerie et éviter les pertes. C’est pourquoi les erreurs commises dans le cadre du recouvrement de créances peuvent entraîner des pertes financières importantes pour l’entreprise. Alors, comment faire un bon recouvrement de créances ? La première chose à faire est d’éviter ces 5 erreurs, afin d’avoir une stratégie de recouvrement efficace et ainsi pouvoir réduire le délai de paiement des factures vous permettant de garantir la bonne santé financière de votre entreprise.
Erreur n°1 : ne pas définir une politique de recouvrement claire
Si vous souhaitez mettre en place une stratégie de recouvrement de créances efficace, vous devez vous assurer d’avoir une politique de recouvrement parfaitement claire.
En effet, l’absence de politique de recouvrement ou une politique de recouvrement mal rédigée entraîne de nombreux risques. Tout d’abord, vous augmentez les risques de non-paiement des factures puisque les conditions et les modalités de paiement sont floues. De plus, si la procédure de paiement à suivre n’est pas édictée au préalable, les personnes en charge du recouvrement risquent d’improviser et donc de commettre des erreurs.
D’autre part, en n’établissant pas une politique de recouvrement claire, vous vous exposez à un risque accru de litiges avec vos clients. Effectivement, les réclamations peuvent rapidement s’accumuler si des pénalités de retard sont appliquées, alors qu’elles ne sont pas expressément stipulées dans le contrat, par exemple.
Et de manière générale, l’absence d’une bonne politique de recouvrement est une source d’erreurs pouvant atteindre la réputation de l’entreprise.
Pour éviter tous ces désagréments, il est donc préférable de rédiger une politique de recouvrement et d’en communiquer clairement les termes dès le début d’une relation commerciale. La transparence est l’une des clés d’une stratégie de recouvrement efficace. En effet, si tous les termes et toutes les conditions de paiement sont parfaitement clairs dès le départ, les risques de factures impayés et de litiges sont fortement limités.
N’hésitez pas à faire participer les équipes commerciales et celles en charge du recouvrement à la rédaction de la politique de recouvrement. Ils pourront ainsi l’enrichir si besoin et mieux l’appliquer par la suite.
Erreur n°2 : manquer de communication avec ses clients
Le manque de communication est une grave erreur en matière de gestion de la facturation et de recouvrement de créances. Il est indispensable que vos clients aient parfaitement des conditions applicables à leur contrat. À défaut, les risques de litiges sont accrus. Un débiteur qui ne comprend pas les frais sur sa facture, est un débiteur mécontent qui ne va pas manquer de vous le faire savoir. Or, la gestion des litiges peut être longue, énergivore et coûteuse pour l’entreprise. À terme, cela peut donc augmenter l’insatisfaction de vos clients de manière plus globale et conduire à une dégradation de la confiance de vos clients.
Alors comment éviter cette erreur en matière de recouvrement de créances ? La meilleure chose à faire est de mettre en place une politique de communication proactive dès le début de la relation avec vos clients. Cela passe notamment par une bonne information par les commerciaux dès l’entrée en relation avec le client, mais aussi un rappel régulier des conditions du contrat. Votre transparence et votre accompagnement seront, sans nul doute, très appréciés par vos clients. C’est ainsi qu’une relation de confiance s’installe sur le long terme.
Erreur n°3 : relancer vos clients trop tard
De nombreuses entreprises ont tendance à relancer trop tard leurs clients par peur de les déranger ou de les contrarier. Or, une relance tardive peut avoir plusieurs conséquences pour votre entreprise :
- des tensions de trésorerie puisque les entrées d’argent prévues ne sont pas effectives ;
- un risque de voir votre créance déclarée irrécouvrable pour cause de prescription et donc des pertes financières pour l’entreprise ;
- une détérioration de la relation avec votre client, d’autant que pressé par le temps, vous risquez de commettre des maladresses.
Au contraire, si vous mettez en place des relances automatiques au bout de quelques jours après la date d’échéance de la facture en cas de non-paiement, vous évitez tous ces risques. Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel de recouvrement de créances, à l’instar de CashOnTime, qui permet d’automatiser la relance de vos clients en cas de non-paiement d’une facture. Vous pourrez ainsi améliorer la santé de votre trésorerie du fait d’un recouvrement de créances plus rapide tout en préservant votre relation commerciale.
Erreur n°4 : négliger la personnalisation dans ses relances
Faire des relances en cas de factures impayées est une bonne chose. Mais pour que celles-ci soient réellement efficaces, nous vous conseillons de personnaliser votre relance.
Si vos relances clients ne sont pas personnalisées, il est fort probable qu’elles manquent de pertinence. Il est donc préférable d’y inclure des éléments de contexte spécifique à votre client, afin de gagner en efficacité dans la récupération des impayés. Cela est d’autant plus vrai que si votre client à tous les éléments en main pour identifier la facture en question, et jauger de la situation, il sera plus facile de procéder à son paiement rapidement.
D’autre part, l’absence de personnalisation dans la relance de ses clients peut entraîner un risque de mécontentement. Une relance standard ou générique peut vite être perçue comme impersonnelle et formelle, et donc froisser votre client. Or, si la créance impayée n’est qu’un oubli, cette situation est à éviter à tout prix.
C’est pourquoi, afin d’éviter de perdre des clients du fait d’une approche du recouvrement jugée trop impersonnelle, il est recommandé de segmenter votre portefeuille client en fonction du profil de chacun. Ainsi, vous pourrez facilement personnaliser vos relances, y compris de manière automatique. C’est l’une des fonctionnalités à rechercher lors de la sélection de votre logiciel de recouvrement de créances. Par exemple, CashOnTime vous offre cette possibilité et vous permet d’optimiser la gestion de vos relances clients.
Erreur n°5 : manquer de suivi dans son recouvrement
Enfin, la dernière erreur à éviter dans votre stratégie de recouvrement de créances est le manque de suivi du recouvrement des factures.
Comme nous avons pu le voir, il est primordial d’envoyer les relances à votre client au bon moment. Néanmoins, la procédure de recouvrement ne s’arrête pas là. Si le client ne répond pas, ne régularise pas sa situation en vos livres ou ne propose pas de solution sérieuse pour y parvenir, il est indispensable de suivre l’avancée du dossier.
Si vous ne mettez pas en place un suivi régulier de votre recouvrement de créances, vous risquez de :
- dépasser les délais de paiement, et donc d’augmenter les risques d’impayés ;
- dépasser les délais pour agir, notamment en justice si nécessaire ;
- ne pas détecter les signes de difficultés financières chez vos clients, et donc de ne pas adapter les conditions de paiement (par exemple, réduction des délais contractuels) ;
- ne pas identifier les tendances dans la performance de votre recouvrement, et accroître les risques financiers et légaux.
Au contraire, si vous mettez en place des tableaux de bord de suivi en temps réel de votre recouvrement, vous serez à même d’apporter toutes les améliorations nécessaires pour favoriser un bon recouvrement de créances.
Par exemple, le logiciel de recouvrement CashOnTime vous donne accès à des tableaux de bord clairs qui regroupent les principaux indicateurs dont vous avez besoin pour prendre des décisions stratégiques comme :
- le DSO (Days Sales Outstanding) ;
- le CEI (Collection Effectiveness index) et sa tendance ;
- le DBT (Days Beyond Term) et sa tendance ;
- la balance âgée ;
- les encours ;
- les prévisions d’encaissements basées sur l’analyse du comportement payeur ;
- les KPI litiges et risque client ;
- les KPI de lettrage automatique.
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Conclusion
Vous connaissez désormais les 5 erreurs à éviter dans votre stratégie de recouvrement de créances. Pour avoir un recouvrement de créances efficace, vous devez donc définir clairement et suivre rigoureusement une procédure de recouvrement. De plus, il est indispensable de traiter chaque client avec respect, de manière personnalisée afin d’éviter les conflits. En cas de difficulté, n’hésitez pas à faire appel à des experts pour garantir une gestion efficace et professionnelle de votre recouvrement de créances.
