Facture échue : définition, calcul et optimisation

Une facture échue est une facture dont le délai accordé pour le paiement est arrivé à son terme. Si à la date d’échéance de paiement, la facture demeure impayée, elle devient une créance client exigible. Or, une facture échue impayée vient directement impacter la trésorerie de l’entreprise. En effet, la rentrée d’argent prévue à une certaine date n’a pas eu lieu ce qui peut créer des décalages et tensions de trésorerie.

En parallèle, la question de la gestion des factures échues impayées nécessite de faire preuve de tacte, afin de préserver la relation avec le client. Pour lier efficacité dans le recouvrement des factures échues, et maintien de la relation commerciale, il faut non seulement connaître les leviers d’une bonne relance client, mais aussi maîtriser les bonnes pratiques et les outils en matière de suivi des paiements.

Qu’est-ce qu’une facture échue ?

Une facture échue est une facture dont la date d’échéance de paiement est dépassée, et dont le paiement n’a pas été réceptionné.

En pratique, les entreprises peuvent émettre des factures à régler comptant ou négocier avec leurs clients des délais de paiement allant de 15 à 60 jours maximum. Pendant que ce délai n’est pas écoulé, la facture est due par le client, mais elle n’est pas exigible. Ce n’est qu’une fois la date d’échéance passée, que l’entreprise peut exiger le paiement auprès de son client. C’est à ce moment-là que la facture devient un impayé.

D’ailleurs, on distingue généralement la facture échue de la facture en retard. La facture échue a une date de paiement dépassée, mais un délai de grâce s’applique. Il s’agit d’un délai de tolérance de quelques jours qui vise à éviter de relancer le client trop tôt, alors que le paiement peut être en cours. De son côté, la facture en retard est une facture échue dont la date de paiement est suffisamment dépassée pour que l’on considère que le retard justifie de procéder à une relance client.

Au regard de ces définitions, on entrevoit facilement les conséquences financières que peut engendrer une multiplication des factures échues non réglées ou une mauvaise gestion des créances clients.

Pourquoi est-il important de gérer les factures échues ?

Dans le cadre de sa gestion financière, et plus particulièrement de sa trésorerie, l’entreprise prévoit les rentrées d’argent en fonction des montants et des dates de paiement des factures émises. Or, si les factures échues sont payées en retard, cela peut entraîner des décalages de trésorerie pouvant conduire à des tensions importantes. L’entreprise peut alors avoir du mal à régler ses propres factures du fait d’un manque de liquidité sur les comptes. Si ce phénomène vient à se répéter pour des montants trop conséquents, cela peut même mener l’entreprise à la cessation des paiements.

Par conséquent, il est indispensable que l’entreprise ait une bonne gestion des factures échues, afin d’avoir une visibilité financière la plus précise possible, et d’assurer sa stabilité financière.

D’autre part, gérer correctement les factures échues permet de préserver des relations saines avec ses clients. En posant un cadre clair, accepté par tous, et en ayant un processus de relance bien conduit, vous faites en sorte de maintenir la relation commerciale dans de bonnes conditions, tout en obtenant vos paiements.

De plus, cela représente un gain de temps et d’efficacité conséquent pour les équipes financières et commerciales.

Comment recouvrer une facture échue ?

Lorsque vous détectez une facture échue, il est important de réagir rapidement. Plus tôt vous lancez le processus de suivi et éventuellement de relance, plus vous augmentez vos chances d’obtenir le paiement. C’est aussi un excellent moyen de réduire le délai moyen de paiement des factures (DSO). Toutefois, il est important de ne pas relancer le client trop tôt, car il est possible que le virement soit en cours par exemple, et cela pourrait le vexer d’être relancé “sans raison”. Par conséquent, il est important d’adopter le bon timing, mais aussi le bon ton pour réaliser des relances efficaces tant d’un point de vue financier que commercial. C’est pourquoi, la mise en place d’un plan de relance structuré et hiérarchisé en fonction du profil du client, du montant en jeu et du nombre de jours de retards est fortement recommandé. Pour maximiser vos chances de réussite en phase de relance client, vous pouvez également varier les canaux de communication. Par exemple, une relance téléphonique ou par mail peut suffire dans un premier temps. Une relance par courrier peut être utile en l’absence de réaction du client.

Il est important de noter que la relance client n’est pas imposée par la loi dans le cadre d’une procédure de recouvrement amiable. Cependant, cette étape s’avère en pratique quasiment incontournable. D’une part, elle permet de garder le lien avec le client et d’autre part, cela permet d’éviter d’engager des frais inutiles si le client a simplement oublié de payer, ou envoyé le chèque en attente de réception par exemple.

En cas d’échec des relances, et si vous envisagez de lancer une procédure de recouvrement judiciaire, il est alors nécessaire d’envoyer une mise en demeure en bonne et due forme. Il s’agit d’un courrier recommandé avec accusé de réception qui rappelle ses obligations de paiement à votre client. Il fait référence à la facture impayée en mentionnant son numéro, le montant, la date de paiement initiale, etc. La mise en demeure permet de lancer le calcul des intérêts et des pénalités de retard. Un délai raisonnable doit être laissé au client pour régulariser sa situation. Généralement, le délai accordé est de 15 jours.
À défaut de régularisation dans le délai imparti, l’affaire peut être portée devant le tribunal via différentes procédures judiciaires allant de l’injonction de payer à l’assignation en paiement.

En outre, la réussite du processus de recouvrement de la facture échue impayée repose sur la collaboration du service comptable et du service commercial.

Quelles sont les bonnes pratiques pour gérer efficacement une facture échue ?

La première chose à faire pour gérer efficacement une facture échue est de se référer à la politique de recouvrement de l’entreprise. Celle-ci doit prévoir un processus interne clair faisant état des actions de suivi, des délais à respecter, des priorités à suivre et des différentes relances à effectuer.

Ensuite, il est important de former les équipes comptables, mais aussi les équipes commerciales aux procédures de relance client et de recouvrement. Cela participe grandement à maintenir la communication avec le client, et à préserver la relation, tout en obtenant le paiement dans les meilleurs délais.

Une autre bonne pratique pour gérer efficacement les factures échues consiste à adopter un logiciel de recouvrement qui va vous permettre de :

• centraliser les informations et piloter le suivi des factures et des impayés ;
• recevoir des alertes automatiques pour réagir dans le bon timing et éviter les oublis ;
• automatiser les relances pour gagner du temps et fiabiliser le processus ;
• accéder à des tableaux de bord complets mis à jour en temps réel pour un pilotage précis ;
• analyser les reportings pour suivre les résultats et pouvoir ajuster la stratégie financière en conséquence.

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Conclusion

La gestion des factures échues occupent une place centrale dans la gestion financière de l’entreprise. Avoir une gestion efficace des factures échues permet non seulement d’optimiser la trésorerie, mais aussi d’améliorer l’organisation interne et de maintenir une relation client saine. Il est donc important de bien comprendre toutes les étapes à suivre, mais aussi d’adopter les bons réflexes comme l’anticipation, la communication et l’automatisation. La mise en place d’outils adaptés, à l’instar d’un logiciel de recouvrement comme CashOnTime est un vrai plus pour gagner en efficacité et en sérénité.

FAQ

Qu’est-ce qu’une dette échue ?

Une dette échue est une dette que vous devez régler, car l’échéance de paiement est arrivée à son terme. En pratique, la facture est due immédiatement.

Que signifie « factures échues non réglées » ?

Une facture échue non réglée est une facture dont la date d’échéance est arrivée à son terme ou dépassée, mais qui n’est pas encore réglée par le client. Concrètement, il s’agit d’une facture impayée dont vous pouvez exiger le paiement en lançant une procédure de recouvrement de créances si nécessaire.

Quelle est la différence entre un paiement échu et un paiement à échoir ?

Un paiement à échoir est un paiement effectué en avance. Par exemple, vous réglez le loyer pour le mois à venir. Un paiement échu est un paiement réalisé une fois le mois écoulé ou la prestation réalisée. Par exemple, vous payez votre abonnement pour le mois écoulé.

Quel est le délai de prescription pour une facture impayée ?

Le délai de prescription pour une facture impayée est de 2 ans si le client est un particulier, et de 5 ans si le client est un professionnel.