L’automatisation du lettrage comptable permet de réduire considérablement le temps consacré au rapprochement des écritures. Cependant, l’automatisation n’exclut pas l’intervention humaine lorsque des cas de lettrage présentent un niveau de complexité élevé.
Lorsque le rapprochement peut être identifié avec suffisamment de certitude, CashOnTime automatise le traitement sans intervention humaine. En revanche, certains cas plus complexes peuvent faire apparaître plusieurs combinaisons de lettrage possibles. Dans ces cas précis, CashOnTime fait appel à l’expertise du comptable.
Grâce à l’intelligence artificielle, CashOnTime analyse alors les différentes possibilités de lettrage et propose à l’utilisateur plusieurs scénarios. Le collaborateur conserve la décision finale et sélectionne la proposition qui lui paraît la plus pertinente.
Cette complémentarité entre automatisation, intelligence artificielle et expertise humaine permet de traiter efficacement les opérations courantes sans perdre la maîtrise des cas qui nécessitent un véritable arbitrage.
Mais elle soulève aussi une question : que se passe-t-il lorsqu’un collaborateur chargé de ces traitements est absent ?
Congés, arrêt maladie ou indisponibilité ponctuelle : l’activité comptable, elle, continue. Pour éviter qu’une absence ne perturbe la prise en charge des événements nécessitant une intervention, CashOnTime évolue avec une nouvelle fonctionnalité de gestion des absences et de répartition des événements.
Une absence ne doit pas interrompre le processus de lettrage
Un collaborateur de l’équipe comptable est chargé d’une partie des événements nécessitant un arbitrage. Si le collaborateur concerné est en congés ou indisponible, il faut que cette situation soit prise en compte dans l’organisation du traitement.
C’est pour cela que la gestion des absences vous permet de renseigner les périodes d’indisponibilité de vos collaborateurs et d’en tenir compte dans les règles de répartition des évènements à traiter dans le but d’assurer une continuité dans le processus de lettrage.
Comment déclarer l’absence d’un utilisateur ?
Depuis l’espace Profils/Utilisateurs, accédez à la fonctionnalité de gestion des absences.
Vous pouvez alors enregistrer une nouvelle absence en renseignant :
- l’utilisateur concerné ;
- la date de début de son absence ;
- la date de fin de son absence.
Une fois enregistrée, cette période d’indisponibilité peut être prise en compte dans la répartition des événements.
Vous pouvez ainsi anticiper les congés et autres indisponibilités sans avoir à revoir manuellement votre organisation à chaque absence.
Adaptez automatiquement la répartition des événements
Lorsqu’un collaborateur est absent, les événements qui lui sont habituellement attribués peuvent être répartis entre un ou plusieurs utilisateurs disponibles.
CashOnTime prend ainsi en compte la disponibilité de vos collaborateurs afin d’adapter la distribution des événements et d’assurer leur prise en charge pendant la période d’absence.
Les situations nécessitant une intervention humaine peuvent ainsi continuer à être traitées sans modifier manuellement l’organisation à chaque indisponibilité.
Conservez vos règles de répartition par tiers
L’organisation du lettrage peut également dépendre des tiers suivis par chaque collaborateur.
L’option « Activer la répartition par Tiers » permet de tenir compte de cette logique lors de la redistribution des événements.
Vous pouvez ainsi concilier automatisation du lettrage, assistance par l’IA, expertise comptable et organisation de vos équipes, y compris lorsqu’un utilisateur est temporairement indisponible.
Découvrez la fonctionnalité en vidéo
Découvrez dans cette démonstration interactive comment :
- enregistrer l’absence d’un utilisateur ;
- définir sa période d’indisponibilité ;
- paramétrer la répartition des événements ;
- adapter cette répartition en fonction des utilisateurs disponibles ;
- gérer la répartition par tiers.
Votre lettrage automatique s’adapte à la disponibilité de vos équipes
Avec la gestion des absences, CashOnTime adapte la répartition des événements à la disponibilité réelle de vos collaborateurs.
Vous assurez ainsi la continuité du processus de lettrage, tout en conservant l’expertise de vos équipes pour les situations qui nécessitent leur arbitrage.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus.
