Logiciel de recouvrement vs ERP vs Excel : que choisir ?

La gestion du recouvrement au sein d’une entreprise est souvent vue comme une activité délicate, car elle mêle à la fois des enjeux financiers et commerciaux.

D’une part, il est indispensable pour l’entreprise de s’assurer que les flux entrants d’argent arrivent à bonne date pour éviter les décalages de trésorerie pouvant nuire à sa santé financière et rendre difficile le paiement de ses propres factures fournisseurs. D’autre part, elle cherche à préserver la relation avec son client. Il faut donc mettre en place une politique et une procédure de recouvrement des créances qui soient efficaces et respectueuses de la relation commerciale.

Pour y parvenir, l’adoption d’un outil de recouvrement performant s’avère très utile. En effet, ce type de solution permet d’accélérer le paiement des factures, et donc de réduire le DSO, et ainsi d’améliorer la trésorerie. Reste à savoir quelle solution est la plus adaptée à vos besoins. Entre un logiciel de recouvrement, un ERP et un simple Excel : lequel choisir ? On vous aide à faire votre choix avec notre comparatif complet.

Logiciel de recouvrement de créances : la solution dédiée et automatisée

Le logiciel de recouvrement est certainement la solution la plus complète et la plus poussée pour obtenir le paiement de vos créances clients dans les meilleurs délais.

En effet, le logiciel de recouvrement est une solution entièrement pensée pour optimiser le processus de recouvrement au sein de votre entreprise. Pour cela, le logiciel de recouvrement est dotée de nombreuses fonctionnalités particulièrement intéressantes comme :

• des alertes en cas de factures impayées pour éviter les oublis ;
• l’automatisation des relances avec le déclenchement de scénarios écrits au préalable en fonction du profil client, du montant de l’impayé et de la durée du retard ;
• le suivi des encaissements, y compris lors de la mise en place d’échéancier de paiement ;
• la mise à jour en temps réel des informations pour éviter les erreurs, et les doublons ;
• les tableaux de bord qui permettent de connaître exactement la situation et donc de prendre les décisions appropriées pour la gestion de la trésorerie de l’entreprise ;
• la gestion des litiges clients, qui peuvent être un motif d’impayé ;
• etc.

Un autre avantage du logiciel de recouvrement est qu’il peut intégrer les ERP et autres outils comptables déjà en place au sein de l’entreprise. La compatibilité entre les outils, et leur connexion, permet de faciliter l’échange de données, mais aussi de mettre à jour les informations en temps réel de part et d’autre.

De plus, le logiciel de recouvrement est utilisé aussi bien par les équipes comptables et financières que par les équipes commerciales. Cette collaboration des équipes permet d’assurer un suivi efficace et personnalisé des dossiers en facilitant le maintien du contact avec le client. De plus, cela permet d’ajuster les délais de paiement appliqués spécifiquement au client, en les réduisant, lorsqu’il multiplie les impayés.

Par conséquent, utiliser un logiciel de recouvrement offre un important gain de temps pour les collaborateurs. C’est aussi un levier très efficace pour agir rapidement et réduire les délais de paiement suite à une facture impayée grâce à l’automatisation du recouvrement. Le logiciel de recouvrement permet également d’avoir une visibilité accrue des flux entrants.

En somme, le logiciel de recouvrement est une solution qui a un impact positif sur la trésorerie de l’entreprise, ainsi que sur la relation client.

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ERP : une solution globale mais généraliste pour le recouvrement

Un logiciel ERP est par définition un logiciel de planification des ressources d’entreprise. Il s’agit donc d’une solution globale qui vise à centraliser l’ensemble des processus de gestion de l’entreprise. Cela va de la gestion comptable, aux ressources humaines en passant par la logistique.

Dès lors, certains logiciels ERP incluent des modules de gestion des factures et de suivi des encaissements. Cependant, les fonctionnalités en termes de recouvrement de créances restent limitées. Par exemple, vous ne recevez pas de notification pour vous avertir qu’une facture échue est impayée, vous n’avez la possibilité de personnaliser vos relances ni de les automatiser. De même, vous n’avez pas accès à un tableau de bord complet et mis à jour en temps réel.

C’est pourquoi recourir à un logiciel ERP pour le recouvrement de créances peut être une solution envisageable pour les entreprises souhaitant une approche intégrée de leur gestion. Par exemple, c’est une solution qui peut s’avérer pertinente pour les entreprises déjà équipées de ce type de logiciel. Cependant, ce ne sera pas suffisant pour mettre en place une procédure de recouvrement avancée, comme il est possible de le faire avec un logiciel de recouvrement.

Excel : la solution manuelle pour les petites structures

L’autre solution possible pour gérer le recouvrement des créances clients est de créer un tableur Excel. C’est d’ailleurs une solution qui reste souvent utilisée au sein des petites entreprises pour le suivi des relances et des encaissements. Cela s’explique probablement par le fait qu’Excel est un logiciel courant, déjà bien connu des équipes et qu’il permet de créer un tableau de suivi personnalisé en fonction des besoins de l’entreprise. Le format tableur offre également une grande flexibilité.

Cependant, l’utilisation d’Excel pour la gestion du recouvrement de créances connaît aussi de nombreuses limites. Tout d’abord, cette solution peut manquer de fiabilité. Tout est fait manuellement, et cela peut être une source d’erreur importante. Il existe également un risque de perte de données en cas de mauvaise manipulation ou de problème sur les serveurs informatiques de l’entreprise.

De plus, du fait de l’absence d’automatisation, les tâches sont souvent répétitives pour les collaborateurs, alors qu’ils pourraient allouer leur temps aux relances clients et aux dossiers les plus complexes. En outre, Excel ne permet pas de partager facilement les informations entre les équipes financières et commerciales. Il n’est pas possible de travailler à plusieurs, en même temps, sur le même tableau.

Excel peut donc être une solution de recouvrement de créances pour les petites structures qui ont de factures et de paiements à suivre. Néanmoins, dès que le volume d’informations à traiter augmentent, il s’avère indispensable de recourir à une solution automatisée, à l’instar d’un logiciel de recouvrement.

Logiciel de recouvrement de créances, ERP ou Excel : comment faire le bon choix ?

Pour choisir la solution la plus adaptée au recouvrement des créances au sein de votre entreprise entre un ERP, Excel et un logiciel de recouvrement, plusieurs critères sont à prendre en compte. Par exemple, il faut prendre en considération la taille de l’entreprise, sa maturité, le volume de factures et de paiements à suivre, ainsi que le taux d’impayés et le délai moyen de paiement (DSO).

Solution	Avantages	Limites
Logiciel de recouvrement	Automatisation des relances, suivi temps réel, collaboration entre équipes, intégration ERP	Coût de licence, temps d’intégration initial
ERP	Centralisation des données, cohérence globale du système	Peu de fonctionnalités de recouvrement, personnalisation limitée
Excel	Gratuit, flexible, facile à mettre en place	Risque d’erreurs, pas d’automatisation, collaboration limitée

Comme nous avons pu le voir précédemment, l’automatisation du recouvrement est un véritable levier en termes de performance du recouvrement. Et cela est d’autant plus vrai lorsque l’entreprise doit gérer un grand nombre d’informations et réaliser de nombreuses actions de suivi. Elle permet de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d’erreur.

En outre, avec un logiciel de recouvrement, vous bénéficiez d’une réelle visibilité sur les paiements à venir, encaissés ou en retard. Vous avez accès à des tableaux de bord facilitant le pilotage financier de l’entreprise, et les équipes financières comme les équipes commerciales peuvent y avoir accès.

Dès lors, le logiciel de recouvrement de créances est souvent le choix optimal pour les entreprises souhaitant professionnaliser leur processus et accélérer leurs encaissements.

Si vous envisagez d’adopter la solution du logiciel de recouvrement, vous devez d’une part prendre en compte les fonctionnalités mises à votre disposition, et d’autre part, vous assurer de la comptabilité de la solution avec vos autres logiciels, et de l’évolutivité en fonction de vos besoins.

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Conclusion

Pour faire le bon choix entre logiciel de recouvrement, ERP et logiciel de recouvrement, il convient de faire le point sur les besoins de l’entreprise présents et à venir, et sur son niveau de maturité. Excel ou un ERP peuvent s’avérer suffisants pour les entreprises de petites tailles et gérant un faible volume de factures. En revanche, un logiciel de recouvrement s’avère particulièrement utile pour les entreprises qui veulent véritablement piloter le recouvrement de leurs créances, et avoir une meilleure maîtrise de leur trésorerie.

FAQ

C’est quoi un logiciel de GRC ?

Un logiciel GRC est un logiciel de gestion de la relation client. On parle également de CRM qui est l’acronyme anglophone.

Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de facturation ?

Tous les professionnels assujettis à la TVA ont l’obligation d’avoir un logiciel de facturation. Ils ne peuvent donc pas utiliser Excel pour faire leurs factures.

Est-ce légal d’envoyer une facture par mail ?

Oui, il est tout à fait possible d’envoyer une facture par mail. D’ailleurs, la dématérialisation des factures va devenir une obligation d’ici le 1er septembre 2027 pour toutes les entreprises BtoB.

Quel est le délai de prescription d’une facture ?

Le délai de prescription d’une facture dépend de la typologie de clients. Pour les clients particuliers, le délai est de 2 ans, tandis que pour les clients professionnels, il est de 5 ans.