Le lettrage comptable des comptes clients et des comptes fournisseurs consiste à attribuer un code unique, généralement composé de lettres et de chiffres, à une facture et aux différents règlements s’y rapportant. En pratique, il s’agit de faire le lien entre la facture et les règlements. Cela est particulièrement utile pour identifier facilement les factures impayées, mais aussi pour connaître le restant dû sur les factures payées en plusieurs fois. Lettrer les comptes permet également de gagner du temps au moment de la préparation du bilan comptable à la clôture de l’exercice.
Cependant, le lettrage comptable peut s’avérer être un exercice fastidieux quand il est réalisé à la main. C’est pourquoi, l’utilisation d’un logiciel de lettrage comptable est très avantageux. Alors si vous vous demandez comment un logiciel de lettrage comptable peut simplifier le processus de lettrage, voici les principaux avantages d’un logiciel de lettrage comptable.
Avantage n°1 du logiciel de lettrage comptable : facilite le rapprochement des opérations
Tout d’abord, utiliser un logiciel de lettrage comptable permet de rapprocher plus facilement les écritures comptables relatives à l’édition de la facture d’une part, et aux différents paiements d’autre part. En effet, grâce à l’automatisation du lettrage, c’est le logiciel qui s’occupe du rapprochement des différentes écritures comptables. Les collaborateurs du service comptable n’ont plus besoin de passer des heures à comparer les livres.
De même, l’utilisation d’un logiciel de lettrage comptable présente l’avantage de faire gagner beaucoup de temps aux équipes en ce qui concerne la vérification et la correction des opérations.
De plus, cela permet d’identifier rapidement les écarts et les erreurs. Dès lors, il est possible de contacter les clients pour leur demander une correction ou le règlement des factures restantes.
Par conséquent, le logiciel de lettrage comptable est aussi un outil précieux pour le recouvrement de créances puisqu’il permet de réagir sans délai en ayant toutes les informations à jour à disposition.
Avantage n°2 du logiciel de lettrage comptable : améliore la précision des données
Le logiciel de lettrage comptable est également avantageux en matière de fiabilité. Ainsi, l’algorithme du logiciel est non seulement en mesure de faire le lettrage des comptes tiers, mais aussi d’identifier les doublons. Cela évite de constater des écarts dont la cause peut être difficile à comprendre au milieu de centaines d’écritures comptables. Le logiciel de lettrage comptable permet également de réduire les erreurs humaines. Effectivement, puisque la saisie ne se fait plus manuellement, les risques d’erreur de frappe et autres sont fortement réduits.
Enfin, le logiciel met à jour les informations de façon régulière. Dès lors, le service comptable et/ou le service recouvrement ont à leur disposition des données fiables et peuvent s’appuyer dessus pour identifier les factures pour lesquels réaliser des relances. Cela permet d’éviter des relances inutiles qui peuvent être mal accueillies par les clients et donc nuire à la relation commerciale.
Par conséquent, l’utilisation d’un logiciel de lettrage comptable permet d’améliorer la fiabilité des informations financières de l’entreprise, et de fait, facilite les prises de décisions stratégiques. Cela est d’autant plus vrai avec un logiciel de recouvrement de créances et de lettrage comptable comme CashOnTime, où l’intelligence artificielle (IA) est au service de vos besoins spécifiques. En effet, le logiciel de lettrage :
- s’adapte en permanence à vos besoins spécifiques ;
- apprend des lettrages passés ;
- apprend des habitudes des clients.
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La fiabilité du lettrage s’en trouve fortement accrue. Et pour les lettrages les plus complexes, un arbitrage peut être demandé par le logiciel aux équipes en place. Dans ce cas, plusieurs combinaisons de lettrage leur sont proposées. C’est ce que l’on appelle le lettrage manuel intelligent.
Avantage n°3 du logiciel de lettrage comptable : optimise la gestion de trésorerie
Un autre avantage du logiciel de lettrage comptable réside dans le fait qu’il permet d’optimiser la gestion de la trésorerie de l’entreprise. Utiliser un logiciel de lettrage permet de suivre de manière très précise les encaissements et les décaissements puisqu’il réalise aussi bien le lettrage des comptes clients que le lettrage des comptes fournisseurs. Il est alors très facile de connaître le niveau de trésorerie de l’entreprise, et d’anticiper les flux de trésorerie de manière fiable. Par exemple, il est possible de faire un prévisionnel des flux à partir des avis de virement. Il s’agit ici de recourir au rapprochement automatique de l’annonce. Il est alors possible de pré-comptabiliser les factures à réception de l’avis de virement. Ainsi, à l’arrivée du virement, aucune intervention n’est nécessaire.
D’autre part, le logiciel de lettrage comptable met en évidence les retards de paiement et les créances non recouvrées. Or, on sait que faire preuve de réactivité est une clé du succès des procédures de recouvrement amiable. Plus tôt on identifie l’impayé, plus tôt on peut solutionner le problème et récupérer les sommes dues.
Pour finir, le logiciel de lettrage comptable s’avère être un véritable atout pendant les pics d’activité qui nécessitent de traiter d’importants volumes de données comptables sur une courte période. C’est notamment le cas pour les clôtures mensuelles ou la clôture de l’exercice comptable.
Avantage n°4 du logiciel de lettrage comptable : simplifie la préparation des rapports financiers
Le dernier avantage du logiciel de lettrage comptable est la simplification de la préparation des rapports financiers. Ce type de logiciel permet de générer automatiquement les états financiers. Il est également possible de consulter les tableaux de bord pour suivre facilement les postes comptables tiers (clients et fournisseurs). Par ailleurs, un logiciel de lettrage comptable offre la possibilité d’aller plus loin en réalisant une analyse approfondie des données financières si cela est nécessaire.
Conclusion
L’utilisation d’un logiciel de lettrage comptable offre de nombreux avantages comme :
- l’automatisation du processus de rapprochement des opérations pour un gain de temps et une meilleure efficacité ;
- l’amélioration de la précision des données comptables grâce à l’intelligence artificielle et l’élimination des erreurs humaines ;
- l’optimisation de la gestion de trésorerie en prévoyant les flux de trésorerie, identifiant les retards de paiement et anticipant les avis de virements ;
- la simplification de la préparation des rapports financiers avec une génération automatisée des états financiers et une analyse plus approfondie des données.
Par conséquent, recourir à un logiciel de lettrage comptable revêt une importance stratégique pour l’entreprise. D’une part, il s’agit d’un outil essentiel pour assurer des clôtures mensuelles fluides et gérer efficacement les pics d’activité avec de gros volumes.
D’autre part, il s’agit d’un partenaire de confiance pour garantir des informations financières fiables et éclairer les prises de décisions.
De plus, de manière générale, utiliser un logiciel de lettrage comptable a un impact positif sur les performances globales de l’entreprise. Cela permet aux équipes comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en renforçant la compétitivité de l’entreprise grâce à une meilleure gestion financière. Ce type de logiciel offre à la fois des avantages à court, à moyen et à long terme pour l’entreprise que ce soit en termes d’efficacité, de productivité ou encore de fiabilité. Dès lors, les entreprises ont tout intérêt à adopter un logiciel de lettrage comptable.
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