Logiciel de lettrage comptable vs ERP : que choisir ?

Le lettrage comptable est une pratique qui consiste à rapprocher un ou plusieurs paiements avec une facture donnée en attribuant un code unique à chaque facture. Ainsi, chaque entrée d’argent correspondant à cette facture se voit attribuer le même code. Il est alors beaucoup plus aisé de savoir si une facture est payée en totalité ou non, en particulier lorsque l’entreprise traite un volume important d’opérations. La question est alors de savoir s’il est préférable d’utiliser un logiciel de lettrage comptable ou un logiciel ERP. En pratique, un logiciel spécialisé en lettrage comptable permet d’automatiser et de simplifier les opérations de rapprochement des paiements tout en réduisant le temps de traitement et les risques d’erreur.

Pour vous aider à faire votre choix entre un logiciel de lettrage comptable et un ERP, nous vous passons au crible les différences entre ces deux solutions, afin d’identifier les avantages et inconvénients de chacune. Nous partageons également dans cet article les critères de choix à retenir pour prendre la décision la plus adaptée à votre entreprise.

Quels sont les enjeux du lettrage comptable ?

Comme nous l’avons évoqué rapidement plus tôt, le lettrage comptable se définit comme une pratique comptable qui consiste à associer chaque paiement client reçu à la facture correspondante, grâce à une codification des factures et des transactions. Cette opération permet de s’assurer que les comptes clients sont à la fois à jour et exacts.

Pour une entreprise, adopter un processus de lettrage comptable rigoureux est nécessaire, afin d’éviter les erreurs. Il serait en effet dommage de relancer un client qui a déjà réglé sa facture. Cela pourrait être une source d’insatisfaction remettant en cause la relation commerciale. De plus, la fiabilisation des états financiers requiert une attention particulière au moment des clôtures comptables mensuelles et annuelles. Le lettrage comptable facilite grandement le travail des équipes en ces périodes chargées.

Par ailleurs, dans les structures plus conséquentes, le nombre de transactions à traiter et à rapprocher des factures correspondantes peut représenter un très grand volume. Un traitement manuel s’avère non seulement fastidieux et chronophage, mais aussi un facteur d’erreur. Au contraire, en utilisant un logiciel dédié au lettrage comptable vous mettant en œuvre un moyen efficace de traiter le volume d’opérations.

Quelles sont les différences entre un logiciel de lettrage comptable et un ERP ?

Les principales différences entre un logiciel de lettrage comptable et un ERP porte sur les points suivants :

• la portée fonctionnelle ;
• l’automatisation ;
• la flexibilité et la personnalisation ;
• l’interface et le suivi ;
• la visibilité sur les états comptables et financiers.

Portée fonctionnelle : spécialiste vs généraliste

Si l’on veut résumer la première grande différence entre un logiciel de lettrage comptable et un logiciel ERP, on peut dire que l’ERP est le généraliste et le logiciel de lettrage le spécialiste.

En effet, un ERP est par définition une solution logicielle qui intègre de multiples fonctionnalités relatives à divers processus. Cela va de la comptabilité générale en passant le suivant des ventes jusqu’à la gestion des stocks. Ainsi, la plupart des ERP contient une fonctionnalité de lettrage comptable basique.

En revanche, un logiciel de lettrage comptable est une solution dédiée à cette opération. Elle est spécifiquement pensée pour gérer le rapprochement des paiements et des factures. Dès lors, elle offre des fonctionnalités beaucoup plus poussées en la matière.

Une automatisation plus poussée

Justement, parmi les fonctionnalités avancées proposées par un logiciel de lettrage comptable, nous pouvons citer l’automatisation des tâches et actions. Ce type de logiciel est en mesure de reconnaître automatiquement un paiement, même s’il correspond à plusieurs factures ou à un règlement partiel.

Un logiciel ERP, quant à lui, nécessite davantage d’intervention des équipes que ce soit pour le paramétrage des règles simples ou pour la gestion manuelle de certaines opérations.

Différence entre un logiciel de lettrage comptable et un ERP : la flexibilité et la personnalisation
Un ERP a pour objectif de proposer une solution globale de gestion. Par conséquent, il s’adapte plus difficilement aux spécificités de votre organisation. Il est plus rigide dans le traitement des encaissements. Dès qu’un cas particulier se présente, l’intervention d’un collaborateur est nécessaire.

Pour ce qui est des logiciels de lettrage comptable, la plupart permet de configurer des règles de rapprochement assez fines pour prendre en compte les décimales, avoir une tolérance d’écart ou faire correspondre des références multiples par exemple.

Suivi et pilotage : une interface adaptée

L’autre différence importante entre un logiciel de lettrage comptable et un ERP porte sur l’interface de suivi mise à disposition.

Dans un logiciel de lettrage comptable, vous avez accès à un tableau de bord et des reportings spécifiques au suivi du lettrage. Par exemple, les montants non lettrés en temps réel sont mis en avant et la liste des paiements en attente d’affectation est accessible très facilement.

L’interface d’un ERP est pensée de manière beaucoup plus globales. Les informations relatives au lettrage comptable sont noyées dans la masse. Par conséquent, le pilotage du processus de lettrage est plus compliqué, à moins d’ajouter des outils complémentaires.

La visibilité sur les états comptables et financiers

Avoir une visibilité en temps réel sur les encaissements est un réel avantage pour piloter efficacement la trésorerie. La direction financière peut prendre des décisions stratégiques éclairées, négocier des délais avec les fournisseurs et prestataires en conséquence, etc. De même, les équipes en charge du recouvrement des créances impayées peuvent relancer le client sans risque de le froisser s’il a déjà réglé. Couplé à un logiciel de recouvrement, le lettrage comptable devient un véritable levier de pilotage du poste clients, en offrant une vision fiable et en temps réel des factures soldées, partiellement réglées ou en attente de paiement.

En résumé, un logiciel ERP se concentre sur l’ensemble des opérations de l’entreprise. Les fonctionnalités de lettrage sont certes présentes, mais elles peuvent s’avérer complexes à gérer en cas spécificités comme des paiements internationaux, des paiements groupés ou en cas de multi-devises, voire insuffisantes. Un logiciel de lettrage comptable, quant à lui, est spécifiquement conçu pour répondre à vos besoins en la matière et peut s’adapter à votre mode de fonctionnement.

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Grande entreprise : pourquoi avoir recours à un logiciel de lettrage comptable ?

Si votre entreprise traite des milliers de factures et de lignes de paiements chaque mois, le lettrage comptable est loin d’être une opération de confort ou anecdotique. Il s’agit d’une réelle nécessité pour assurer des délais de traitements courts, et une bonne maîtrise de la charge de travail pour les équipes comptables.

D’autre part, de nombreuses entreprises sont présentes sur plusieurs marchés, gèrent plusieurs devises et ce à travers plusieurs filiales et par le biais de divers canaux de paiement. Une telle complexité des encaissements nécessite d’avoir un outil adapté pour gérer correctement chaque opération de manière rapide et fiable. Une solution dédiée au lettrage comptable s’avère alors indispensable.

Cela est d’autant plus important qu’un meilleur lettrage comptable est synonyme d’une meilleure visibilité sur l’état réel des créances clients à un instant T. En tant que dirigeants de grandes entreprises, vous avez besoin de reportings fiables et à jour pour prendre des décisions stratégiques. Or, un logiciel de lettrage garantit que les données de trésorerie et de comptabilité clients sont exactes à tout moment.

Enfin, il faut noter que si votre entreprise est déjà équipée d’un logiciel ERP comme SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, etc., l’intégration d’un logiciel de lettrage comptable n’implique pas forcément de tout changer. Au contraire, vous pouvez choisir une solution dédiée au lettrage comptable compatible avec vos systèmes informatiques en place.

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Logiciel de lettrage comptable ou ERP : comment choisir ?

Finalement comment choisir entre un logiciel de lettrage comptable et un ERP ? Comment savoir quel outil est le plus approprié pour votre entreprise ? Pour faire votre choix plusieurs critères sont à prendre en considération.

Tout d’abord, il faut évaluer le volume de factures et d’encaissements à traiter. Si votre entreprise gère un très grand nombre de transactions chaque mois, l’adoption d’un logiciel de lettrage comptable dédié est fortement recommandée. C’est particulièrement le cas, si le traitement manuel ou avec des fonctionnalités de base commence à montrer ses limites, notamment avec un allongement des délais de traitement ou la multiplication des erreurs.

Ensuite, vous devez lister les fonctionnalités dont vous avez besoin en fonction de votre organisation et des usages sur votre secteur. Ainsi, si vous recevez de nombreux paiements partiels ou au contraire, de nombreux paiements groupés pour plusieurs factures, la solution choisie doit pouvoir traiter simplement ces cas de figure. Vous devez aussi vous demander si vous avez besoin d’avoir des tableaux de bord mis à jour en temps réel, et si l’utilisation de l’IA pour reconnaître les références de paiement peut être un avantage majeur.

Un autre critère à prendre en compte pour choisir entre logiciel de lettrage comptable et ERP est l’infrastructure existante. Vous devez opter pour une solution qui s’intègre parfaitement dans votre système d’information (SI) actuel.

Enfin, quelle que soit la solution choisie, il est nécessaire d’accompagner le changement. Le logiciel doit faciliter le travail de l’équipe et accompagner la croissance de l’entreprise, mais il doit aussi être facile à prendre en main pour fluidifier les processus. Prévoir une période de test, une formation, des ambassadeurs sont autant de bonnes pratiques à envisager pour faciliter la transition.

Conclusion

Le logiciel de lettrage comptable est une solution spécialisée comprend des fonctionnalités poussées pour rapprocher factures et paiements qui vont bien au-delà des capacités d’un ERP, notamment en matière d’automatisation avancée. Ce type de solution est particulièrement recommandé pour les entreprises qui génèrent un fort volume de transaction. En effet, le logiciel de lettrage comptable permet d’accélérer de manière significative le traitement des encaissements tout en assurant la fiabilité des opérations. Il vous offre également une visibilité instantanée sur les paiements reçus et les factures en attente. De son côté, l’ERP reste le cœur du système d’information mais il peut rapidement montrer ses limites en matière de lettrage. L’idéal est donc de combiner les deux solutions, le logiciel de lettrage comptable pour son efficacité opérationnel et l’ERP pour sa gestion globale et la base de données unique.