Quelle entreprise n’a jamais dû faire face à des factures impayées ? Du simple oubli aux difficultés financières du client, en passant par le litige client, les raisons d’un impayé peuvent être nombreuses. Mais quelle qu’en soit la cause, les conséquences sont toujours déterminantes pour l’entreprise créancière : tensions de trésorerie importantes du fait du décalage des entrées d’argent, allongement du DSO, risque de pertes financières, mise en jeu de la réputation de l’entreprise, etc.
C’est pourquoi, il est indispensable de mettre en place des actions concrètes pour optimiser son recouvrement de créances et ainsi obtenir le paiement des factures impayées. Parmi les différents leviers à actionner, on trouve la mise en place d’une plateforme de recouvrement de créances.
En tant que DAF ou responsable du recouvrement, vous êtes certainement convaincus des bénéfices de la digitalisation du recouvrement de créances. Cependant, il n’est pas toujours facile de convaincre votre direction d’investir dans un tel outil. Alors quels sont les arguments à mettre en avant pour convaincre sa direction d’adopter une plateforme de recouvrement ? Quels sont les avantages du pilotage par l’analyse de données ? Nous vous donnons toutes les clés pour convaincre votre direction de l’utilité d’une plateforme de recouvrement pour votre entreprise.
Gagner en efficacité dans la relance des impayés
Si votre direction vous demande pourquoi mettre en place une plateforme de recouvrement, le premier argument à avancer est l’efficacité de la procédure de relance des impayés.
En effet, une plateforme de recouvrement est une solution logicielle qui permet de prévoir plusieurs scénarios de relance clients en fonction du segment auquel ces derniers appartiennent. Ainsi, vous pouvez automatiser vos relances. Par exemple, vous pouvez :
- programmer l’envoi d’une relance 7 jours avant la date d’échéance finale de la facture ;
- prévoir l’envoi d’une relance par mail 48 heures après la date d’échéance si la facture n’a pas été réglée ;
- planifier un rappel dans l’agenda du chargé de recouvrement pour réaliser une relance téléphonique à J+2 si la relance par mail n’a pas permis d’obtenir le paiement de la facture ou du moins une réponse ;
- etc.
Ces automatisations augmentent significativement la productivité des personnes chargées du recouvrement de créances. Les étapes à suivre sont claires et les actions les plus simples, notamment celles relevant du recouvrement amiable, se déroulent sans leur intervention. Cela représente un gain de temps considérable. Dès lors, les chargés de recouvrement peuvent se concentrer sur les dossiers les plus complexes et donc être davantage efficaces dans le recouvrement de ces derniers.
D’autre part, la personnalisation des relances clients participe grandement à leur efficacité. L’utilisation d’une plateforme de recouvrement permet non seulement de personnaliser le scénario en fonction du profil du client, c’est-à-dire les étapes à suivre et leur fréquence, mais aussi le contenu des relances. Ainsi, vous augmentez vos chances d’obtenir une réponse favorable, et donc un paiement plus rapide de vos factures en retard.
En outre, les décisions stratégiques, notamment celles relatives à la gestion de la trésorerie, peuvent être prises de manière rapide et efficiente grâce au reporting mis à disposition par la plateforme de recouvrement. Vous avez accès à un tableau de bord personnalisé qui se met à jour en temps réel. Vous êtes donc en mesure d’apprécier la situation de manière globale, et de déterminer les actions à mettre en place pour augmenter vos performances.
Assurer le recouvrement tout en préservant l’image de l’entreprise
L’autre argument non-négligeable à prendre en considération pour décider d’adopter une plateforme de recouvrement concerne la réputation de l’entreprise.
Contrairement à ce que l’on peut croire, le recouvrement de créances n’implique pas nécessairement la rupture de la relation commerciale. Au contraire, l’entreprise a tout intérêt à préserver ses relations avec ses clients, même si elle décide, à terme, de mettre fin à leurs contrats.
C’est pour cela, qu’il est fortement conseillé d’intégrer dans son processus de recouvrement la possibilité de négocier avec les clients. Or, cette phase est souvent délicate. Il est donc préférable de pouvoir s’appuyer sur une plateforme de recouvrement dont les fonctionnalités sont prévues à cet effet. En incluant une phase de négociation dans vos scénarios, quand votre client est ouvert à cette possibilité, vous offre la possibilité de réduire vos litiges et le nombre de dossiers contentieux.
La plateforme de recouvrement peut notamment faciliter la mise en place d’un échéancier de paiements et superviser le bon règlement de chaque échéance. En cas de non-règlement, une alerte est adressée au chargé de recouvrement pour qu’il puisse prendre le relais. Simple et efficace, cette option est très appréciée des clients et des équipes en interne.
De même, pour faciliter le parcours client et limiter les obstacles au bon paiement de vos factures, vous pouvez proposer à vos clients une solution de paiement en ligne. Effectivement, un logiciel de recouvrement comme CashOnTime offre la possibilité de relier votre plateforme de recouvrement à un système de paiement en ligne (Stripe). Ainsi, vos clients peuvent effectuer le paiement de leurs factures, y compris celles en retard en quelques secondes par carte bancaire.
Toutes ces dispositions incluses dans une plateforme de recouvrement permettent à l’entreprise d’avoir un recouvrement efficace sans mettre en cause son image.
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Réaliser des économies significatives
Dernier argument de taille pour convaincre votre direction de déployer une plateforme de recouvrement, la réalisation d’économies significatives.
Effectivement, la mise en place d’une plateforme de recouvrement permet de :
- favoriser l’encaissement à bonne date d’un maximum de facture ;
- réduire le DSO ;
- limiter les coûts liés au recouvrement manuel ;
- optimiser la gestion de la trésorerie.
De plus, l’utilisation d’une plateforme de recouvrement permet d’anticiper le risque et donc de pouvoir agir en amont de la date d’échéance pour réduire les risques d’impayés.
Ainsi, le nombre de factures impayées et les encours clients en retard sont limités. De plus, lorsqu’un impayé survient toutes les mesures sont prises pour le maîtriser et ainsi réduire ses répercussions sur la santé financière de l’entreprise.
Conclusion
Comme pour toute décision stratégique, l’implication de la direction de l’entreprise est essentielle pour réussir la mise en place d’une plateforme de recouvrement de manière efficace. Pour convaincre celle-ci d’adopter une plateforme de recouvrement adaptée à vos besoins, vous pouvez mettre en avant trois axes majeurs : l’efficacité, la préservation de l’image de l’entreprise et la réalisation d’économies. La direction de votre entreprise devrait être sensible à ces arguments concrets et rationnels.
Vous êtes convaincus des intérêts d’une solution de recouvrement pour votre entreprise et souhaitez convaincre votre direction d’adopter ce type de plateforme ? En plus des arguments présentés dans cet article, vous pouvez montrer à votre direction nos témoignages vidéos.
