Le recouvrement de créances est un aspect essentiel de la gestion financière d’une entreprise. En effet, il s’agit des procédures permettant à un créancier d’obtenir le paiement de ces créances auprès d’un débiteur défaillant. Concrètement, la procédure de recouvrement de créances permet à l’entreprise de ne pas avoir à subir de tensions de trésorerie liées à des retards de paiement, voire de devoir essuyer des pertes importantes. Mettre en place une procédure de recouvrement de créances efficaces préserve donc la santé financière de l’entreprise. Nous vous proposons de découvrir les différentes méthodes et stratégies à mettre en place pour bénéficier des avantages du recouvrement de créances.
Quels sont les différents types de créances ?
Tout d’abord, il est bon de rappeler qu’il existe différents types de créances. En fonction du type de créances, les procédures de recouvrement peuvent différer.
Ainsi, les créances commerciales correspondent aux créances qui lient un créancier et un débiteur qui ont tous les deux la qualité de commerçants. L’établissement d’un écrit est indispensable. Il prend généralement la forme d’une facture ou d’une lettre de change.
Les créances personnelles, quant à elles, sont les dettes contractées par une personne à titre personnel auprès d’une entreprise par exemple. Cette dette peut être contractée pour les besoins de la vie courante ou pour la réalisation d’un projet personnel. Dès lors, elles s’opposent aux dettes professionnelles.
On distingue également les créances fiscales qui se rapportent aux créances que détient l’entreprise sur le Trésor Public. C’est par exemple le cas d’un crédit de TVA ou d’un trop-perçu sur les cotisations sociales ou l’impôt sur les sociétés. Inversement, il est possible que la créance fiscale soit au profit du Trésor Public si c’est l’entreprise qui a une dette fiscale envers lui.
Enfin, les créances bancaires sont les créances détenues par l’établissement bancaire à l’encontre d’un débiteur, l’entreprise. Cela peut correspondre à un dépassement d’autorisation de découvert ou à un emprunt bancaire à court, moyen ou long terme.
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Comment se passe un recouvrement de créances ?
La procédure de recouvrement de créances suit plusieurs étapes :
- l’analyse de la créance ;
- la communication avec le débiteur ;
- la mise en demeure ;
- le recouvrement amiable ;
- le recouvrement judiciaire si besoin ;
- le règlement de la créance.
La première étape pour recouvrir une créance consiste donc à analyser la créance. En effet, pour pouvoir en réclamer le paiement, vous devez vous assurer que la créance est bien certaine, liquide et exigible. Cela signifie notamment, que le délai de paiement octroyé au client est dépassé. La facture est donc au retard.
Lorsque vous constatez un défaut de paiement, il convient en premier lieu de contacter le débiteur. Il est possible que le virement vienne d’être émis ou qu’il s’agisse d’un simple oubli. La relance client peut se faire par téléphone, par mail, par SMS ou par courrier.
À défaut de réponse du débiteur ou s’il ne règle pas la facture suite à la relance, vous pouvez lui adresser une mise en demeure. Ce courrier officiel envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception somme le débiteur de payer dans le délai imparti, généralement 15 jours. Le courrier de mise en demeure précise que s’il ne s’exécute pas, l’entreprise pourra engager une procédure de recouvrement judiciaire, à l’instar d’une procédure d’injonction de payer.
Il est important de noter que la mise en demeure est le point de départ pour le calcul des intérêts de retard dûs par le débiteur.
Plusieurs issues sont alors possibles :
- le débiteur règle dans le délai imparti dans la mise en demeure : le litige est clos ;
- le débiteur ne règle pas dans le délai imparti dans la mise en demeure, mais demande un aménagement de sa dette : une procédure de recouvrement amiable peut alors s’ouvrir soit via un arrangement entre les parties, soit via une procédure officielle telle qu’une conciliation ou un mandat ad hoc ;
- le débiteur reste silencieux ou ne propose pas de solution dans le délai imparti dans la mise en demeure : le créancier peut demander l’ouverture d’une procédure judiciaire de recouvrement de créances, afin d’obtenir un titre exécutoire à l’encontre du débiteur.
Quels sont les étapes du recouvrement ?
| Étapes | Description |
| Identification des factures impayées | Détection rapide des factures échues non réglées pour agir rapidement |
| Communication avec le débiteur | Contact initial par téléphone, mail, SMS ou courrier pour relancer le paiement |
| Envoi de lettres de relance | Formalisation écrite de la demande de paiement |
| Mise en demeure formelle | Lettre recommandée sommant le débiteur de payer sous un délai précis |
| Recours à des voies légales | Procédure judiciaire (injonction ou assignation en paiement) en cas d’échec des relances amiables |
L’identification des créances impayées
La première étape de la procédure de recouvrement est l’identification des créances impayées. Il est très important de détecter rapidement les factures échues non réglées, afin d’être réactif dans la gestion de l’impayé. Cela permet de réduire efficacement le délai de paiement de la facture au retard.
La communication avec le débiteur
Une fois l’impayé identifié, il convient de prendre contact avec le débiteur, votre client. À ce stade, il est important de préserver la relation commerciale. En effet, l’impayé peut être dû à un simple oubli pouvant être corrigé rapidement. Pour cela, il est préférable d’adopter un ton cordial tout en restant ferme sur la nécessité de régulariser la situation dans vos livres. Cela vaut que vous communiquiez par téléphone ou par mail.
L’envoi de lettres de relance
Les lettres de relance peuvent être envoyées par courrier postal ou par courrier électronique au client. Il s’agit de formaliser par écrit la demande faite au débiteur de payer la facture en situation d’impayé. Il convient alors de rappeler :
- le numéro de la facture ;
- la date d’envoi ;
- le délai de paiement prévu initialement ;
- le montant à régler à l’entreprise.
La mise en demeure formelle
La mise en demeure est un courrier adressé à la société débitrice, par le créancier, par lettre recommandée avec accusé de réception. L’envoi de la mise en demeure fait courir le calcul des intérêts et pénalités de retard. Ce courrier enjoint au débiteur de régler sa dette auprès du créancier dans un délai généralement fixé à 15 jours. À défaut, le dossier pourra être confié à un commissaire de justice (anciennement appelé huissier de justice) ou un avocat pour obtenir le règlement dû.
Le recours à des voies légales si nécessaire
Enfin, si la mise en demeure reste infructueuse, il est possible pour la société de recourir au recouvrement forcé (injonction ou assignation en paiement).
Quelles sont les techniques de recouvrement ?
Il existe de multiples techniques de recouvrement. En fonction de l’étape de la procédure de recouvrement de créances à laquelle se trouve le dossier, vous pourrez utiliser une technique de recouvrement amiable ou une technique de recouvrement judiciaire. Les principales méthodes sont :
- l’utilisation d’un logiciel de recouvrement ;
- le suivi de la balance âgée ;
- l’utilisation de lettres de relance ;
- relance téléphonique ;
- la communication par e-mail pour faciliter le suivi écrit ;
- le recouvrement à l’amiable ;
- le recouvrement judiciaire ;
- le recours à un avocat spécialisé ;
- le recours à une agence de recouvrement
- la négociation de plan de remboursement.
L’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances
Le logiciel de recouvrement est un outil très efficace pour optimiser le recouvrement de ses créances. En effet, en pratique, un outil de recouvrement permet de :
- détecter automatiquement les factures impayées ;
- envoyer des lettres de relances à ses clients grâce aux automatisations ;
- procéder au lettrage comptable, s’ils sont dotés de cette fonctionnalité.
C’est notamment le cas du logiciel CashOnTime qui est une solution complète, éditée par DIMO Software, qui structure la gestion du poste clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances. Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de cette plateforme. Cela permet de faire gagner du temps aux équipes qui peuvent consacrer leur temps aux dossiers les plus complexes. De plus, cela rend le processus de recouvrement plus fiable et plus réactif.
Le suivi de la balance âgée
La balance âgée clients est un document comptable qui fournit une vision exhaustive des créances clients échues et à échoir, afin de suivre précisément les flux de trésorerie. Elle permet par conséquent, d’identifier les créances impayées. Vous pouvez les classer par nombre de jours de retard ou par montant d’impayé. La balance âgée est donc une technique de recouvrement qui facilite l’identification des impayés et la mise en place rapide des actions de recouvrement nécessaires.
L’utilisation de lettres de relance
La lettre de relance permet de formaliser davantage la demande de paiement de la facture impayée. Cela facilite la preuve si le litige doit être porté devant le juge ultérieurement.
Elle peut être envoyée par courrier électronique ou par courrier postal simple.
Le contenu est simple et cordial. Il s’agit de rappeler au client le retard de paiement et de lui demander d’y remédier dans les meilleurs délais.
Là encore, le but de la démarche est de préserver la relation commerciale. Toutefois, il est possible de préciser dans la lettre de relance, qu’en l’absence de paiement de la facture en retard de paiement, aucune nouvelle commande ne pourra être passée.
L’entreprise créancière peut adresser une ou deux lettres de relance si besoin. Au-delà, si le débiteur n’a toujours pas exécuté son obligation de paiement, il est nécessaire de lui adresser une mise en demeure.
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Relances téléphoniques
Les relances téléphoniques sont certainement le moyen le plus simple et le plus rapide pour contacter un client dont la facture est au retard.
La relance téléphonique permet de maintenir la communication et de préserver la relation commerciale, notamment dans un premier temps. En effet, lors de la toute première relance, le créancier ne connaît pas les causes du retard. Il est donc nécessaire d’avoir toutes les informations pour décider des actions à mener par la suite.
Or, un simple appel téléphonique peut suffire pour pallier un oubli ou à un retard de traitement par la comptabilité.
La communication par e-mail pour faciliter le suivi écrit
Même si les appels téléphoniques peuvent s’avérer utiles, ils ne permettent pas de tracer les échanges. C’est pourquoi, la communication par e-mail est une technique de recouvrement courante. Les échanges par mail sont par écrit et datés. Ils peuvent donc servir de preuve en cas de besoin. Ils ont également l’avantage d’être perçus comme moins formels qu’un courrier postal, ce qui permet de ménager la relation commerciale dans le cadre d’un recouvrement amiable.
Le recouvrement à l’amiable
Le recouvrement à l’amiable désigne l’ensemble des techniques de recouvrement n’impliquant pas l’intervention d’un juge. Il s’agit de trouver un commun accord pour recouvrir les impayés. Cela comprend donc :
- les relances téléphoniques ;
- les lettres de relance ;
- la mise en demeure.
Mais aussi les procédures de recouvrement plus encadrées comme le mandat ad hoc ou la conciliation.
Le recouvrement judiciaire
En cas d’échec des techniques de recouvrement amiable, le dossier peut être transmis à un juge. En fonction du montant sur lequel porte le litige, la procédure de recouvrement varie :
- Injonction de payer jusqu’à 4 000 € ;
- Assignation en paiement au-delà de 4 000 €.
Il est préférable de se faire accompagner par un professionnel du droit. Les règles à respecter sont nombreuses et très précises, à l’instar des règles établies par le Code de procédure civile.
Recours à un avocat spécialisé
Il est également possible de confier la procédure de recouvrement de créances à un avocat spécialisé.
Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les créances dont le montant est important, notamment lorsque la communication avec le client débiteur semble interrompue.
L’avocat spécialisé en recouvrement de créances est à même de négocier et de formaliser un accord, mais aussi d’adresser une mise en demeure, d’engager une procédure d’injonction de payer ou encore d’assigner en paiement le débiteur.
Le recours à une agence de recouvrement
Il est possible de confier la procédure de recouvrement à une agence de recouvrement.
L’agence de recouvrement est un prestataire qui est lié à l’entreprise créancière par une convention qui précise selon l’article R214-3 du Code des procédures civiles :
- le fondement et le montant des sommes dues, avec l’indication distincte des différents éléments de la ou des créances à recouvrer sur le débiteur ;
- les conditions et les modalités de la garantie donnée au créancier contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile encourue en raison de l’activité de recouvrement des créances ;
- les conditions de détermination de la rémunération à la charge du créancier ;
- les conditions de reversement des fonds encaissés pour le compte du créancier.
C’est alors l’agence de recouvrement qui s’occupe d’envoyer les lettres de relance et les mises en demeure si nécessaire.
En contrepartie, l’agence de recouvrement perçoit une commission sous la forme d’un pourcentage de la somme recouvrée par ses soins.
La négociation de plans de remboursement
Parmi les méthodes de recouvrement, nous pouvons également citer la négociation des plans de remboursement. Il s’agit ici de mettre en place un plan d’apurement de la créance en fonction des capacités financières du débiteur. Cela nécessite de trouver un commun accord sur l’échéancier pouvant être appliqué. Il est important de formaliser ce plan d’apurement par écrit. Ainsi, en cas de non-respect de la part du débiteur, le créancier pourra le dénoncer et reprendre les actions de recouvrement amiable ou judiciaire.
Le suivi du plan d’apurement nécessite un soin particulier. Là encore, une solution de recouvrement peut vous aider à suivre le règlement des différentes échéances de manière simple et efficace.
Les bonnes pratiques pour un recouvrement de créances efficace
Afin d’éviter et d’optimiser votre processus de recouvrement de créances en interne, nous vous conseillons d’adopter les bonnes pratiques suivantes :
- surveiller le comportement de paiement des clients ;
- suivre régulièrement les comptes clients ;
- avoir une facturation claire et précise ;
- établir des délais de paiement ;
- mettre en place d’une politique de recouvrement ;
- utiliser un logiciel de recouvrement de créances.
Surveiller le comportement de paiement des clients
Le meilleur moyen d’éviter les impayés reste de maîtriser le risque client dès la phase de négociation des contrats. Cela passe par une surveillance des comportements de paiement des clients avant même qu’ils ne signent avec votre entreprise.
En pratique, il s’agit de s’assurer de la solvabilité de vos futurs clients.
Pour cela, vous pouvez consulter diverses sources d’information. Les principales sources comprennent les rapports de solvabilité fournis par des agences spécialisées, les références commerciales provenant d’autres entreprises, les recherches en ligne pour trouver des commentaires ou des litiges, les registres publics tels que la base Sirene, le Bodacc et le registre national des entreprises (RNE), ainsi que les réseaux professionnels et les échanges d’informations au sein de votre industrie. En combinant ces sources, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble sur l’historique de paiement, la solvabilité et la réputation financière d’un client potentiel, vous permettant ainsi d’évaluer le risque associé à une relation commerciale.
Dans ce cadre, il est également important de mentionner les connecteurs intégrés aux logiciels de recouvrement, qui permettent d’établir une connexion avec des fournisseurs d’informations financières et des assureurs crédit afin d’accéder en temps réel à des données actualisées sur la solvabilité des clients. Cela renforce la surveillance du comportement de paiement, facilite l’évaluation des risques et aide à prendre des décisions informées lors de l’établissement de relations commerciales.
Suivre régulièrement les comptes clients
Assurer un suivi régulier des comptes clients est un très bon réflexe en matière de recouvrement.
En effet, cela permet de détecter rapidement les retards, et donc de pouvoir réagir dans les meilleurs délais, et ainsi éviter que la situation ne se dégrade.
C’est aussi très utile pour analyser le comportement des clients quant au paiement de leurs factures. Par exemple, un client donné a-t-il tendance à toujours payer au dernier jour du délai imparti ou est-il systématiquement en retard de paiement ?
Ce suivi va donc vous aider à ajuster les délais de paiement à accorder à chaque client, mais aussi inciter vos équipes à être particulièrement vigilantes sur certains profils, notamment pour la prise de nouvelles commandes.
Avoir une facturation claire et précise
Pour être efficace en cas d’impayé, il faut avoir un système de facturation clair et précis.
Cela implique plusieurs choses :
- avoir des conditions générales de vente bien rédigées et transmises à chaque client ;
- avoir un modèle de facture clair ;
- avoir une procédure de suivi de facturation précise qui permet d’identifier facilement les factures impayées et la procédure en cours.
Établir des délais de paiement
Ensuite, pour limiter les retards de paiement, il est nécessaire d’établir des délais de paiement en fonction du profil risque du client. Ainsi, un nouveau client ou un client qui a déjà eu plusieurs retards aura un délai de paiement plus court, qu’un client fidèle qui règle toujours en temps et en heure ses factures.
De plus, les délais de paiement octroyés aux clients doivent être calibrés en fonction des délais de paiement dont l’entreprise bénéficie auprès de ses propres fournisseurs. Cela permet de réduire le besoin en fonds de roulement et d’assurer un bon niveau de trésorerie à l’entreprise.
Mettre en place d’une politique de recouvrement
La politique de recouvrement est un document écrit qui expose les règles applicables en matière de gestion du poste client et de la facturation. Elle est généralement rédigée par le directeur administratif et financier (DAF), conjointement avec le crédit manager si l’entreprise en a un.
Cette politique doit être mise en application à la fois par les équipes commerciales, notamment pour la négociation des délais clients, et par les équipes comptables pour la facturation et le suivi des paiements.
Elle permet donc de gagner en efficacité et d’impliquer l’ensemble des équipes, afin d’avoir une véritable culture cash.
Utiliser un logiciel de recouvrement de créances
En outre, pour faciliter la gestion des retards de paiement et des impayés, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances est fortement recommandée.
Ce type de logiciel permet de suivre l’état des factures, mais aussi de mettre en place des automatisations, afin que les lettres de relance et les mises en demeure s’envoient automatiquement. Dès lors, les collaborateurs peuvent se concentrer sur les dossiers les plus complexes. Ces fonctionnalités offrent également une valeur ajoutée en termes de surveillance et de gestion des risques. En suivant de près l’état des factures et en automatisant les rappels de paiement, le logiciel permet de détecter rapidement les retards de paiement et d’identifier les clients à risque. Cela permet aux équipes de recouvrement de prendre des mesures proactives pour minimiser les risques de non-paiement et de mettre en place des stratégies adaptées pour récupérer les créances.
De plus, si vous êtes amené à participer à des appels d’offres et à signer des marchés publics, il est nécessaire que votre logiciel de recouvrement soit compatible avec la plateforme Chorus Pro. Ce portail en ligne permet de transmettre vos factures électroniques aux entités étatiques. En connectant votre logiciel de recouvrement à Chorus Pro, vous pouvez suivre en temps réel le statut de vos factures, identifier les créances en attente et les relancer directement à partir du logiciel.
Cela est d’autant plus important, compte tenu des changements de règlementation en cours et applicables à partir de juillet 2024, de choisir une solution de recouvrement capable de se connecter aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou Portail Public de Facturation (PPF). Votre logiciel de recouvrement doit être en mesure de suivre ces évolutions techniques.
Par exemple, CashOnTime est une solution complète, éditée par DIMO Software, qui structure la gestion du poste clients de l’automatisation du traitement des encaissements au recouvrement de créances. Les solutions de credit management, de recouvrement, de litiges et de lettrage sont au cœur de ce logiciel de recouvrement.
Aucune entreprise ne peut faire l’impasse sur le recouvrement de créances, au risque de mettre en péril sa santé financière. C’est pourquoi, les différentes étapes du processus de recouvrement doivent être suivies scrupuleusement. En parallèle, l’adoption de certaines bonnes pratiques, l’entreprise peut non seulement améliorer ses procédures de recouvrement, mais aussi réduire ses pertes et améliorer sa trésorerie.
