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Le recouvrement de créances est une activité stratégique pour les entreprises. En effet, il est primordial que le nombre et le montant des factures impayées soient le plus bas possible, afin de ne pas créer de décalage voire de tension de trésorerie. Il en va de la bonne santé financière de l’entreprise, et donc de sa pérennité.
Or, le processus de recouvrement de créances peut s’avérer complexe et chronophage pour les collaborateurs qui doivent le gérer manuellement. Ainsi, il existe 8 signes qui indiquent qu’il est temps pour votre entreprise d’opter pour une automatisation du recouvrement des créances. On vous explique comment les identifier, mais aussi les avantages concrets d’une solution automatisée pour le recouvrement de vos créances.
Pourquoi l’automatisation du recouvrement de créances devient une priorité pour les entreprises ?
L’automatisation du recouvrement de créances s’impose comme un incontournable pour une bonne gestion des créances clients en défaut. En effet, au regard de l’importance du processus de recouvrement de créances pour une entreprise, cette dernière ne peut pas faire l’impasse sur l’optimisation de ses process en la matière.
Les entreprises pour garantir leur pérennité doivent s’assurer de rester compétitives en adoptant des outils adaptés qui favorisent leurs performances tant en matière de ventes que de gestion financière. Or, avec une augmentation importante des créances impayées du fait de la conjoncture économique, les entreprises doivent parfaitement maîtriser leur trésorerie.
De plus, une bonne gestion des impayés est la garantie de réduire significativement les décalages de trésorerie dus aux flux entrants. Cela est d’autant plus important, qu’il est prouvé que la réactivité est la clé d’un recouvrement de créances rapide.
Ces enjeux majeurs pour l’entreprise ne sont donc pas compatibles avec une gestion manuelle du recouvrement des créances qui implique un allongement des délais de traitement, des erreurs, un manque de suivi des dossiers, et l’absence de tableaux de bord mis à jour en temps réel.
Quels sont les signes qu’il est temps de passer à l’automatisation du recouvrement de créances ?
Si vous vous demandez si c’est le bon moment pour votre entreprise de passer à l’automatisation du recouvrement de créances, voici les 8 signes qui doivent vous interpeller :
- une augmentation du volume des créances à traiter ;
- un manque de visibilité sur l’état des créances et un suivi inefficace ;
- des difficultés à prioriser les actions de recouvrement ;
- des retards de paiement récurrents et une gestion complexe des relances ;
- des erreurs fréquentes dans le traitement des créances et des paiements ;
- des difficultés à respecter les délais de recouvrement et à générer des rapports fiables ;
- l’absence de données à jour en temps réel ;
- des problèmes de coordination avec les autres services, notamment avec le service commercial et le DAF.
Quels sont les avantages de l’automatisation du recouvrement de créances ?
Pour remédier à ces problèmes, vous pouvez mettre en place un processus automatisé de recouvrement des créances.
Premièrement, automatiser le recouvrement des créances permet de gagner du temps dans la gestion des dossiers et de gagner en productivité. Un tel processus supprime les tâches chronophages et répétitives, afin de permettre aux équipes de se concentrer sur les actions de recouvrement plus complexes.
Les équipes ont une visibilité en temps réel sur l’état des dossiers, et notamment les paiements enregistrés, ce qui évite les erreurs de relances inappropriées ou les erreurs de calcul du montant total dû par exemple. Par conséquent, l’automatisation du recouvrement de créances participe à l’optimisation de la relation client. Cela est d’autant plus vrai, qu’il est possible de personnaliser les actions de recouvrement en fonction du profil du client. Vous pouvez ainsi prévoir des scénarios différents selon l’encours client, la durée de la relation, etc.
Tout cela participe à une augmentation du taux de recouvrement puisque les relances sont plus efficaces.
D’autre part, l’automatisation du recouvrement de créances facilite la priorisation des actions de recouvrement. Les équipes peuvent identifier facilement les dossiers avec les plus gros impayés ou les factures impayées les plus anciennes. Elles peuvent ainsi réaliser les actions de recouvrement adaptées, afin d’éviter la prescription des factures, et donc des pertes pour l’entreprise.
En outre, automatiser le processus de recouvrement de créances facilite la coordination entre les différents services. Par exemple, le commercial chargé d’un client dont la facture est passée au retard reçoit une notification. Il peut ainsi le contacter pour comprendre les raisons de ce retard de paiement, mais aussi tenir compte de la situation pour la négociation des conditions de paiement du prochain contrat.
Enfin, automatiser le recouvrement des créances permet d’avoir accès à des données mises à jour en temps réel. Le tableau de bord et les indicateurs clés de performances qu’il met en avant sont fiables et reflètent la réalité de l’entreprise à l’instant T. Le DAF comme le dirigeant peuvent alors prendre des décisions adaptées.
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Comment se préparer à l’automatisation du recouvrement ?
Pour faciliter la conduite du changement et la mise en place de l’automatisation du recouvrement, il est conseillé de :
- nommer et construire une équipe projet ;
- évaluer les besoins et les ressources de l’entreprise pour une transition efficace ;
- identifier les solutions disponibles ;
- choisir le logiciel de recouvrement adapté à vos besoins ;
- former l’équipe comptable, ainsi que les commerciaux aux nouveaux outils et processus.
Conclusion
De nombreuses entreprises font face à une recrudescence des impayés et doivent s’adapter à la complexité croissante des relances. L’automatisation de ce processus grâce à un logiciel de recouvrement permet de gagner du temps, d’améliorer la précision des actions, et de suivre les dossiers en temps réel. Toutefois, pour que l’automatisation du recouvrement de créances soit une réussite, il est important de bien se préparer pour implémenter la solution de recouvrement choisie.
