La digitalisation du recouvrement des créances est devenue un indispensable pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur processus de recouvrement des créances clients. En effet, la digitalisation de ce processus permet non seulement d’accélérer le processus de recouvrement, de réduire les coûts qui y sont attachés, mais aussi d’anticiper les risques et d’améliorer la communication avec les clients débiteurs. Découvrez plus en détail les enjeux et les bénéfices de la digitalisation du recouvrement des créances.
Contexte du recouvrement
La gestion du risque client, et par conséquent, du processus de recouvrement de créances représente un enjeu majeur dans toutes les entreprises. En effet, de l’efficacité du processus dépend de :
- la trésorerie de l’entreprise (gestion des flux entrants) ;
- la gestion financière et comptable de l’entreprise (pertes éventuelles et charges liées au recouvrement) ;
- la réputation de l’entreprise, et la préservation de ses relations commerciales avec les clients débiteurs.
Par conséquent, l’optimisation du recouvrement des créances ne se résout pas seulement avec la mise en place d’un process orienté principalement vers le juridique, et les solutions offertes par la loi pour obtenir le paiement des impayés. C’est toute une stratégie qu’il convient de mettre en place. Cela inclut la rédaction d’une politique de recouvrement claire et une sensibilisation des équipes à la culture cash.
De plus, les méthodes de recouvrement évoluent, afin de faciliter les actions des chargés de recouvrement et la prise de décisions stratégiques par le directeur financier et administratif (DAF). L’une des évolutions majeures est la digitalisation du recouvrement des créances qui repose notamment sur l’automatisation des actions, et la mise à disposition de tableaux de bord mis à jour en temps réel.
La question se pose alors pour les entreprises de poursuivre avec un recouvrement manuel ou d’emprunter la voie du recouvrement automatique. C’est pourquoi, la question des avantages de la digitalisation dans le recouvrement des créances se doit d’être étudiée.
Quels sont les avantages de la digitalisation du recouvrement de créances ?
Le premier avantage de la digitalisation du recouvrement des créances est la possibilité d’automatiser la relance de ses clients. En effet, cette nouvelle approche permet de paramétrer l’envoi de relances après l’écoulement d’un certain délai suite à l’arrivée à échéance d’une facture. Or, plus vous êtes réactifs en cas de retard, plus vous augmentez vos chances d’obtenir le paiement de votre facture dans un délai court. Idéal donc pour optimiser votre DSO.
De plus, vous avez également la possibilité de programmer des rappels quelques jours avant l’arrivée à échéance de la facture pour que vos clients n’oublient pas d’effectuer le paiement. Un formidable atout pour réduire les risques de retard de paiement.
D’autre part, la digitalisation du recouvrement permet de suivre les performances en temps réel. Grâce aux tableaux de bord, vous pouvez consulter facilement et rapidement les KPI, c’est-à-dire les indicateurs de performance clés de votre recouvrement. DSO, taux de recouvrement, taux de litiges, etc. Tout est à portée de clic. Cela vous permet d’accéder à des données fiables, afin de prendre les décisions nécessaires pour ajuster la politique de recouvrement, et mettre en place les actions correctives si besoin.
De même, grâce à la digitalisation du recouvrement des créances, vous avez la possibilité d’analyser le comportement de paiement de vos clients, de manière globale et individuelle. Vous pouvez ainsi identifier des schémas, des profils clients et donc segmenter votre portefeuille client en vue de personnaliser les conditions de paiement (notamment les délais octroyés) et les éventuelles relances en cas de retard.
C’est aussi l’occasion de mettre en place une plateforme de paiement en ligne pour faciliter le paiement des factures par les clients. L’expérience client est un point à ne pas négliger lors de l’optimisation de ce processus car celle-ci contribue à maintenir une bonne relation avec vos clients. En effet, en supprimant les points de friction qui peuvent conduire le client à retarder son paiement, vous augmentez vos chances de voir les factures payées en temps et en heure. Vous facilitez également le paiement des factures en retard.
En outre, l’adoption d’une telle démarche facilite la collaboration entre les différentes équipes au sein de l’entreprise. Commerciaux, comptables, et chargés de recouvrement, tous ont accès aux informations à jour dont ils ont besoin et peuvent échanger sur la meilleure stratégie à adopter pour chaque client.
Le logiciel de recouvrement pour digitaliser ses processus
L’outil principal de la digitalisation du recouvrement de créances est sans nul doute le logiciel de recouvrement. En effet, cet outil digital est un véritable atout pour l’optimisation du processus de recouvrement. Il offre de nombreux avantages.
Tout d’abord, un logiciel de recouvrement comme CashOnTime offre de nombreuses fonctionnalités comme :
- l’automatisation de la relance de vos clients ;
- la segmentation des profils clients ;
- des tableaux de bord personnalisables ;
- le lettrage comptable ;
- le suivi des litiges ;
- etc.
Il permet également de proposer le paiement en ligne pour faciliter le paiement des factures par vos clients. Par ailleurs, il peut se connecter avec les risques assurances.
Par conséquent, la mise en place d’un logiciel de recouvrement est idéale pour se concentrer sur la gestion des créances et des litiges et ainsi améliorer sa trésorerie et les performances de l’entreprise en la matière.
Quelles sont les bonnes pratiques pour une digitalisation réussie ?
Enfin, pour que la mise en œuvre de la digitalisation du recouvrement des créances au sein de l’entreprise soit réussie, il convient de veiller à :
- analyser vos besoins au préalable, afin d’opter pour la meilleure solution pour vous ;
- qualifier vos datas, pour fiabiliser votre processus ;
- impliquer la direction des systèmes d’information (DSI) pour s’assurer de la compatibilité de la solution retenue avec les solutions déjà en place ;
- impliquer les utilisateurs finaux puisque ce sont eux qui devront utiliser le logiciel de recouvrement au quotidien ;
- former les équipes pour faciliter la prise en main de l’outil et leur permettre d’en tirer le meilleur parti.
Conclusion
Digitaliser le recouvrement des créances permet de gagner du temps et d’optimiser le processus de recouvrement. Concrètement, la mise en place d’un logiciel de recouvrement vous permet de mieux maîtriser l’ensemble du processus de l’envoi des relances à la gestion des litiges en passant par l’analyse de la performance de votre recouvrement. Tout ceci, afin de favoriser la gestion du poste client et d’améliorer la trésorerie de l’entreprise.
