| Qu’est-ce que le recouvrement de créances ? | Le recouvrement de créance correspond à un ensemble de démarches réalisées par un créancier afin d’obtenir le règlement d’une facture impayée auprès de son débiteur. |
| Pourquoi faut-il gérer ses créances clients ? | Avoir une bonne gestion des créances de son entreprise est indispensable pour une bonne gestionnaire financière, notamment de la trésorerie. |
| Quelles sont les techniques de recouvrement ? | Il existe deux grands types de techniques de recouvrement : le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire. |
| Quelles sont les créances pouvant faire l’objet d’un recouvrement ? | Pour pouvoir entamer une procédure de recouvrement, la créance doit être certaine, liquide et exigible. |
Le recouvrement des créances occupe une place particulière dans la gestion financière de l’entreprise. En effet, il en va de sa stabilité financière, et plus particulièrement de la maîtrise de sa trésorerie, d’avoir une gestion des créances efficace. Pour cela, il est indispensable de suivre les performances de sa stratégie de recouvrement. L’analyse des KPI s’avère être une étape incontournable de la gestion du poste clients. C’est pourquoi, nous vous proposons de découvrir quels sont les indicateurs essentiels au suivi du recouvrement des créances, ainsi que les outils et les bonnes pratiques à adopter.
Les fondamentaux du recouvrement de créances
Avant de voir en détail les indicateurs clés à suivre pour le recouvrement des créances de votre entreprise, il est indispensable de bien avoir en tête toutes les étapes du processus de recouvrement. À savoir :
- l’identification des factures au retard ;
- la réalisation de la première relance client que ce soit par téléphone, par mail ou encore par courrier simple ;
- l’envoi à votre client d’une mise en demeure en courrier recommandé avec accusé de réception ;
- la décision d’orienter le dossier en recouvrement judiciaire en l’absence de réponse du client ;
- l’ouverture d’une procédure de recouvrement de créances judiciaire en fonction de la situation (injonction de payer, recouvrement des petites créances, référé-provision, …).
Il est, en effet, indispensable de bien suivre toutes ces étapes, afin d’optimiser le recouvrement des créances. Les factures impayées par les clients ont un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise puisque les rentrées d’argent prévues ne sont pas effectives. Dès lors, des décalages de trésorerie sont à craindre, ce qui peut conduire à des tensions de trésorerie importantes pouvant parfois mener à la cessation des paiements.
De plus, il est très important d’avoir un bon process de recouvrement pour éviter tout risque de prescription des créances. Cela empêcherait l’entreprise d’entamer des poursuites à l’encontre du débiteur pour cause de créance éteinte aux yeux de la loi.
Enfin, avoir un processus de recouvrement efficace et bien construit permet de préserver la relation commerciale avec les clients, même en cas de difficulté.
Au regard de ces éléments, la gestion des créances est un incontournable pour une entreprise. Elle doit être en mesure d’évaluer la performance de son recouvrement et d’en identifier les points forts et les points faibles, afin de mettre en place les actions correctives, le cas échéant. Pour réaliser cette analyse, il est essentiel de se référer à certains KPI.
Les KPI clés pour le recouvrement de créances
Les principaux indicateurs à suivre pour évaluer une bonne gestion du poste clients sont :
- le délai moyen de paiement (DSO) ;
- la balance âgée ;
- les prévisions d’encaissements ;
- le Collection Effectiveness Index (CEI) ;
- le taux de récupération ;
- le taux de litiges ;
- l’indice de vie moyenne des créances ;
- le coût du recouvrement par créance.
Délai Moyen de Paiement (DMP) ou DSO en anglais
Le délai moyen de paiement (DMP) aussi connu sous le nom de DSO pour Day Sales Outstanding est un indicateur essentiel en gestion des créances. En effet, il permet d’évaluer le nombre de jours qui s’écoulent en moyenne entre la date d’émission de la facture et son règlement.
Par conséquent, le DSO comprend aussi bien les factures payées dans le délai imparti que les factures au retard. Connaître le délai moyen de paiement au sein de son entreprise permet ainsi d’estimer le besoin en fonds de roulement (BFR) de l’entreprise. En effet, plus le DSO est important, plus l’entreprise risque d’avoir besoin d’avance en trésorerie pour régler ses propres charges, et inversement. C’est pourquoi l’objectif est de réduire au maximum ce délai moyen de paiement, et si possible. Pour y parvenir, vous pouvez notamment prévoir des délais de paiement contractuels plus courts.
Pour calculer le délai moyen de paiement, vous pouvez utiliser l’une des formules de calcul du DSO suivantes :
- formule de calcul du DSO avec la méthode comptable : créances clients TTC d’une période / chiffre d’affaires TTC de la même période X nombre de jours de la période
- formule de calcul du DSO avec la méthode par épuisement : encours client TTC – chiffre d’affaires TTC du mois M – chiffre d’affaires TTC du mois M-1… jusqu’à épuisement du solde client
La balance âgée
La balance âgée est un tableau qui recense l’ensemble des créances clients en retard et qui indique la durée du retard par catégorie :
- retard inférieur à 30 jours ;
- retard compris entre 31 et 60 jours ;
- retard compris entre 61 et 90 jours ;
- retard supérieur à 90 jours.
Cet indicateur est très utile pour suivre le règlement des factures, mais également pour établir les priorités de relance. Plus les créances sont en retard depuis longtemps, plus il devient urgent de réaliser une relance. Afin d’éviter que les créances ne restent trop longtemps au retard sans action, il est possible d’automatiser son recouvrement à l’aide d’un logiciel de recouvrement comme CashOnTime.
Prévisions d’encaissements
Ensuite, pour la gestion des créances, vous devez connaître les prévisions d’encaissements. Il s’agit tout simplement d’anticiper les entrées et les sorties de cash. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur votre connaissance du comportement de paiement de vos clients, ainsi que sur les outils de trésorerie à votre disposition.
Collection Effectiveness Index (CEI)
Le Collection Effectiveness Index (CEI) est l’indice d’efficacité du recouvrement. Comme son nom l’indique, il permet de mesurer les performances de votre processus de recouvrement de créances.
Il s’agit du ratio entre le montant des créances payées et le montant des sommes à recouvrer sur une période donnée.
Un CEI trop bas est le signe qu’il devient essentiel de revoir la politique de recouvrement et éventuellement l’organisation de cette activité au sein de l’entreprise, et ce, afin d’éviter d’importants problèmes de trésorerie.
Taux de récupération
En matière de gestion des créances, la formule du taux de récupération est la suivante :
Taux de recouvrement = ((montant total des sommes à recouvrer en début de mois – montant de ce qu’il reste à recouvrer) / montant total des sommes à recouvrer en début de mois) x 100
On parle également de taux de recouvrement. Un taux de récupération élevé traduit les bonnes performances du processus de recouvrement mis en place. L’objectif est de se rapprocher des 100 %. Au contraire, un taux de recouvrement bas indique la nécessité de revoir l’organisation du recouvrement, et de sensibiliser les équipes à la culture du cash.
Taux de litiges
Le taux de litige correspond au nombre de factures litigieuses par rapport au nombre total des factures éditées sur une période donnée.
Calculer le taux de litiges permet d’avoir une gestion proactive des litiges, et par conséquent, d’optimiser le recouvrement.
L’objectif est alors d’atteindre le taux de litiges le plus bas possible, afin d’assurer la stabilité financière de l’entreprise, mais aussi de préserver la confiance de ses clients.
Indice de vie moyenne des créances
Concernant l’indice de vie moyenne des créances, cet indicateur permet de mesurer la durée moyenne du recouvrement d’une créance. L’entreprise doit chercher à avoir l’indice le plus bas possible, afin de réduire le délai moyen de paiement de ses créances (DSO).
Grâce à cet indicateur, l’entreprise peut optimiser son flux de trésorerie en favorisant des rentrées d’argent plus rapides, y compris en cas de retard. Pour cela, une forte réactivité est indispensable dès la détection d’un retard de paiement.
Coût du recouvrement par créance
Le dernier indicateur clé à suivre pour la gestion des créances est le coût du recouvrement par créance. Il s’agit alors de déterminer combien coûte le processus de recouvrement d’une créance. Cela comprend notamment les frais de personnel, les frais d’actes et éventuellement les frais de justice.
L’analyse des coûts associés au processus de recouvrement doit permettre de vérifier que les actions menées sont rentables pour l’entreprise. En effet, cette dernière doit chercher à réduire les coûts de recouvrement. Pour y parvenir, elle doit favoriser la productivité des équipes chargées du recouvrement des créances. La mise en place d’outils dédiés comme un logiciel de recouvrement peut alors être une solution efficace pour améliorer la performance et l’efficacité du recouvrement.
Outils pour le suivi des KPI
Le logiciel de gestion de créances est un allié de taille pour suivre les indicateurs de performance et optimiser le recouvrement des créances. Effectivement, ce type de logiciel vous permet de profiter des bénéfices de l’automatisation du recouvrement, tel que le gain de temps, la réactivité et la maîtrise des coûts.
D’autre part, un logiciel de recouvrement comme CashOnTime vous donne accès à des tableaux de bord adaptés à vos besoins. Ainsi, vous pouvez suivre très facilement les indicateurs clés de performance, et ce, en temps réel. Vous avez une vision globale des KPI de recouvrement de créances, ce qui vous permet de réagir rapidement et de prendre les décisions stratégiques nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
Bonnes pratiques pour l’optimisation des KPI
Pour finir, afin d’avoir une gestion des créances efficaces, voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- analyser régulièrement les KPI de recouvrement ;
- réaliser les ajustements et les actions correctives nécessaires en fonction des résultats observés ;
- avoir une communication efficace avec les services concernés (comptabilité, chargés de recouvrement et commerciaux).
Conclusion
Une bonne gestion des créances passe par l’analyse des KPI essentiels à savoir : le DSO, la balance âgée, les prévisions d’encaissements, le CEI, le taux de récupération, le taux de litiges, l’indice de vie moyenne des créances et le coût du recouvrement par créance. L’analyse et le suivi des informations fournies par ces KPI sont indispensables pour optimiser la gestion du poste clients.
