Les créances clients impayées doivent faire l’objet d’un traitement rapide, efficace et qui préserve la relation client. Il est donc indispensable de trouver un juste équilibre entre les intérêts financiers et les intérêts commerciaux de l’entreprise. Or, identifier les factures en retard, établir un ordre de priorité, envoyer les relances et les mises en demeure, suivre les paiements, etc. demandent énormément de temps aux équipes.
De plus, ce traitement manuel est à l’origine de nombreuses erreurs humaines. Dès lors, le recouvrement traditionnel, dit manuel, engendre de véritables coûts cachés pour l’entreprise que ce soit en termes de temps ou d’argent. Or, c’est la trésorerie de l’entreprise qui en pâtit. Le recouvrement de créances manuel fait perdre de nombreuses opportunités à l’entreprise concernant la gestion de ses finances. On vous explique donc pourquoi le recouvrement de créances manuel vous coûte plus cher qu’il n’y paraît, et on vous propose des solutions concrètes.
Quels sont les coûts cachés du recouvrement de créances manuel ?
Le premier coût caché du recouvrement de créances fait manuellement est sans conteste le temps. Cela comprend d’une part, le temps nécessaire pour former les équipes aux techniques de recouvrement, et d’autre part, le temps consacré à la gestion des impayés. Or, ces tâches peuvent s’avérer extrêmement chronophage pour les collaborateurs qui doivent :
- identifier les factures impayées ;
- se baser sur la balance âgée pour définir les priorités ;
- réaliser les relances téléphoniques ;
- rédiger et envoyer les relances par mails et courriers, notamment calculer les intérêts de retard et les pénalités ;
- rédiger et envoyer les mises en demeure en mettant à jour les décomptes des sommes dues ;
- suivre les dossiers de manière régulière pour enregistrer les paiements ou les orienter en recouvrement judiciaire ;
- fournir les pièces nécessaires (contrats, devis, bons de commande, factures, relance, mise en demeure, etc) ;
- suivre l’avancement du recouvrement par le commissaire de justice ;
- etc.
Autre inconvénient majeur du recouvrement d’impayés réalisé manuellement, les frais. Il s’agit notamment des frais de formation des équipes, ainsi que des frais de communication tels que les communications téléphoniques et les envois de courriers postaux, notamment en recommandés.
Par conséquent, le recouvrement de créances manuel a des conséquences négatives directes sur la productivité au sein de l’entreprise.
L’inefficacité du recouvrement de créances traditionnel
Le recouvrement de créances traditionnel, qui se matérialise généralement par un tableur Excel de suivi, connaît de nombreuses limites.
Tout d’abord, ce type de processus de recouvrement de créances ne permet pas d’avoir un suivi systématiques des dossiers avec par exemple des alertes pour relancer le client, transmettre le dossier au commissaire de justice ou à une société de recouvrement. Il ne permet pas non plus d’avoir une visibilité sur l’état des créances.
Cela a également des conséquences sur la gestion financière de l’entreprise. Le dirigeant, le DAF et le comptable ne disposent pas d’outils d’analyse leur permettant de connaître l’état des créances clients. Sans compter que les données ne sont pas mises à jour en temps réel. Cette absence de tableau de bord rend particulièrement difficile la gestion de la trésorerie et l’optimisation du processus de recouvrement.
De plus, cette méthode manuelle ne permet pas de gérer efficacement un grand volume de créances. Elle est également à l’origine d’erreurs dans le traitement des créances qui pourraient être évitées.
Outre le manque d’efficacité du recouvrement de créances manuel, celui-ci a également un fort impact sur la trésorerie de l’entreprise.
Quel est l’impact du recouvrement de créances manuel sur la trésorerie ?
L’absence d’optimisation du processus de recouvrement et d’outil adapté a plusieurs conséquences sur la trésorerie de l’entreprise.
Ainsi, le traitement des impayés étant plus long, les rentrées d’argent prévues tardent à se concrétiser. Cela peut engendrer des tensions de trésorerie non négligeables.
Cela complexifie également la prévisibilité des flux de trésorerie et peut mener à la prise de décisions coûteuses pour l’entreprise. Par exemple, le dirigeant pour recourir à des solutions de financement à court terme qui s’avèrent généralement coûteuses, alors que cela est évitable.
D’autre part, les décalages de trésorerie peuvent réduire le fonds de roulement et accroître le besoin en fonds de roulement (BFR), et ainsi limiter les perspectives de développement de l’entreprise.
Quels sont les avantages d’un recouvrement de créances automatisé ?
Pour pallier aux limites du recouvrement de créances manuel, vous pouvez vous tourner vers une solution de recouvrement automatisée. L’utilisation d’un logiciel de recouvrement vous permet en effet d’automatiser le processus de recouvrement afin de :
- réduire le temps consacré au recouvrement par les équipes ;
- avoir un meilleur suivi et une gestion précise des créances en temps réel ;
- faciliter la priorisation des actions de recouvrement ;
- améliorer le taux de recouvrement ;
- aboutir à une standardisation et une optimisation du processus de recouvrement ;
- analyser des données pour une meilleure prise de décision ;
- bénéficier d’une meilleure coordination avec les autres services de l’entreprise.
Conclusion
Le recouvrement de créances manuel engendre des coûts cachés importants en termes de temps et d’argent. Au contraire, l’automatisation du processus permet d’optimiser le recouvrement et de réduire les coûts. Or, un recouvrement de créances efficace a pour conséquence directe d’améliorer la trésorerie et la productivité. En outre, il est important d’adopter des solutions modernes pour rester compétitif sur votre marché.
