Comment réduire son encours client ?

L’encours client désigne l’ensemble des créances qu’une entreprise détient sur ses clients à un instant donné. Il regroupe les factures échues, non échues et à émettre, diminuées des acomptes déjà perçus. Cet indicateur, inscrit à l’actif circulant du bilan, conditionne directement le besoin en fonds de roulement (BFR) et, par extension, la capacité de l’entreprise à honorer ses propres engagements.

Réduire son encours client ne se limite pas à relancer les factures impayées. Il s’agit d’un pilotage global qui commence bien avant l’émission de la première facture et qui mobilise aussi bien les équipes commerciales que la direction financière. 

Cet article présente 4 leviers opérationnels pour y parvenir : la prévention contractuelle en amont, la segmentation de l’encours par priorité d’encaissement, l’automatisation des relances, et le pilotage par les indicateurs financiers clés.

Réduire son encours client commence avant la facturation : les bonnes pratiques contractuelles

Plusieurs bonnes pratiques peuvent vous aider à réduire l’encours client :

• avoir des conditions générales précises, 
• vérifier la solvabilité du client,
• et négocier les délais de paiement en amont.

Avoir des conditions générales précises

La maîtrise de l’encours client débute dès la phase contractuelle avec des conditions générales de vente (CGV) précises et opposables. Elles doivent intégrer des clauses de paiement claires : 

• délais de règlement, 
• pénalités de retard calculées sur la base du taux directeur de la BCE majoré de 10 points, 
• l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros prévue par l’article D. 441-5 du Code de commerce,
• et la clause de réserve de propriété, lorsqu’elle est applicable.

Vérifier la solvabilité du client

Il est aussi important de vérifier la solvabilité du client dès le début de la collaboration. Plusieurs sources permettent d’évaluer le risque : 

• la cotation Banque de France, 
• les données Infogreffe, 
• ou encore les scores fournis par des prestataires spécialisés tels qu’Altares ou Creditsafe. 

Cette analyse initiale permet de calibrer les conditions de paiement en fonction du profil de risque réel du client.

Négocier les délais de paiement en amont

Pour finir, il est pertinent de négocier les délais de paiement en amont et de proposer un escompte pour paiement anticipé. Par exemple, accorder une remise de 1 % pour un règlement à 10 jours au lieu de 30 incite le client à payer plus rapidement sans dégrader la relation commerciale. 

La standardisation des devis et des bons de commande contribue également à limiter les litiges susceptibles de bloquer les règlements.

Segmenter son encours client pour prioriser les encaissements à fort impact

La balance âgée constitue l’outil de pilotage central pour segmenter l’encours client. Elle présente l’ensemble des créances clients par tranche d’ancienneté :

• 0 à 30 jours, 
• 31 à 60 jours, 
• 61 à 90 jours, 
• et au-delà de 90 jours.

Elle permet d’identifier rapidement les situations qui nécessitent une action prioritaire. Une créance de plus de 90 jours, par exemple, présente un risque de non-recouvrement nettement plus élevé qu’une facture récente et justifie une intervention immédiate.

Estimer le niveau d’urgence de l’échéance

Tous les clients en retard de paiement ne méritent pas le même niveau d’urgence. Un scoring interne, fondé sur le montant de la créance, l’ancienneté de la relation et l’historique de paiement, permet de hiérarchiser les actions de recouvrement. Cette priorisation évite de disperser les efforts des équipes sur des montants marginaux au détriment de créances à fort enjeu. 

Établir une matrice d’actions adaptée à chaque client

Il est également utile d’établir une matrice d’actions adaptée au profil de chaque client. Un client stratégique, porteur d’un volume d’affaires important, appelle une approche relationnelle et progressive. À l’inverse, un client ponctuel à faible valeur peut faire l’objet d’une procédure plus directe et formalisée. 

Des outils de credit management tels que CashOnTime permettent d’automatiser cette segmentation et de déclencher les actions appropriées en fonction du profil identifié.

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Automatiser les relances pour réduire son encours client sans alourdir la charge des équipes

Un cycle de relance structuré repose sur 4 étapes clés, chacune associée à un ton et un canal adaptés :

1. la relance de pré-échéance (J-5 avant la date d’échéance) qui prend la forme d’un rappel courtois par e-mail,
2. le rappel amiable (J+5 après échéance) qui confirme le retard et invite le client à régulariser sa situation, 
3. la relance formelle (J+15) qui adopte un ton plus ferme, éventuellement par courrier ou appel téléphonique,
4. et la mise en demeure (J+30) qui constitue le dernier recours amiable avant l’engagement d’une procédure contentieuse.

L’automatisation de ce cycle génère un gain opérationnel significatif. Imaginez un collaborateur qui gère manuellement plusieurs centaines de relances par mois ! Il peut plutôt en automatiser une grande majorité et se concentrer sur les dossiers complexes ou litigieux. Le temps ainsi libéré est réaffecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la négociation d’échéanciers ou la résolution de litiges bloquants.

Avec CashOnTime vous pouvez créer vos propres scénarios de relance automatique en fonction de la typologie de votre client.

 

Pour cela, il peut s’appuyer sur un un logiciel de relance qui inclut :

• la gestion de scénarios multi-canaux (e-mail, SMS, courrier), 
• la personnalisation des messages en fonction du profil client, 
• l’intégration avec l’ERP de l’entreprise, 
• et un tableau de bord de suivi en temps réel. 

Dans les premières phases de relance, nous vous conseillons de rester orienté « service client » pour préserver la relation commerciale. Un message trop agressif dès le premier retard risque de compromettre la fidélisation sans accélérer le paiement.

Relance manuelle vs relance automatisée : comparaison

Critère	Relance manuelle	Relance automatisée
Traitement des relances	Comparaison manuelle facture par facture	Déclenchement automatique selon scénario
Fiabilité	Risques d’oublis et d’erreurs	Exhaustivité et régularité garanties
Temps mobilisé	Processus chronophage	Gain de temps significatif
Suivi	Souvent en retard, peu centralisé	Temps réel, tableau de bord partagé
Personnalisation	Difficile à grande échelle	Messages adaptés par profil client

Piloter son encours client grâce aux indicateurs financiers clés

Pour piloter son encours client, plusieurs indicateurs financiers sont très utiles :

• le DSO,
• un tableau de bord de credit management,
• et la gestion du client risque.

Le DSO (Days Sales Outstanding)

Le DSO (Days Sales Outstanding), ou délai moyen de paiement des clients, est l’indicateur de référence pour mesurer la performance du poste clients . 

DSO = (encours client/chiffre d’affaires TTC de la période) x multiplié par le nombre de jours de cette période. 

Un DSO de 45 jours signifie qu’en moyenne, l’entreprise attend 45 jours entre l’émission d’une facture et l’encaissement du paiement correspondant. Plus le DSO est élevé, plus la trésorerie est mobilisée et plus le BFR augmente. Pour améliorer son DSO, il est nécessaire de combiner prévention contractuelle, rigueur dans le suivi des relances et automatisation des processus.

Un tableau de bord de credit management

Au-delà du DSO, un tableau de bord de credit management efficace intègre plusieurs indicateurs complémentaires : 

• le ratio encours échu sur encours total qui mesure la part de l’encours en retard de paiement,
• le taux de litiges bloquants qui identifie les créances gelées pour cause de contestation,
• et le taux de recouvrement à 30, 60 et 90 jours, qui évalue la capacité de l’entreprise à transformer ses créances en liquidités dans des délais maîtrisés.

La gestion du risque client

Enfin, la gestion du risque client gagne à être analysée conjointement avec le DPO (Days Payable Outstanding), c’est-à-dire le délai moyen de règlement des fournisseurs. L’écart entre le DSO et le DPO détermine en grande partie le BFR de l’entreprise. 

Lorsque le DSO est significativement supérieur au DPO, l’entreprise finance structurellement le crédit accordé à ses clients. Réduire cet écart, en accélérant les encaissements ou en négociant des délais fournisseurs plus favorables, constitue un levier direct d’amélioration de la trésorerie.

La réduction de l’encours client repose sur 3 piliers interdépendants : 

1. la prévention contractuelle, 
2. le pilotage actif des créances,
3. et l’utilisation d’outils adaptés. 

Aucun de ces leviers ne produit de résultats durables s’il est actionné de manière isolée. C’est leur combinaison, inscrite dans un processus continu, qui permet de sécuriser durablement la trésorerie de l’entreprise.

Parmi les actions à retour sur investissement le plus rapide, l’automatisation des relances et la segmentation de la balance âgée se distinguent. Elles permettent de réduire immédiatement le volume de créances échues tout en libérant du temps pour les équipes financières. Le pilotage par les indicateurs clés (DSO, taux de recouvrement, ratio d’encours échu) offre ensuite la visibilité nécessaire pour ajuster la stratégie dans la durée et ancrer une véritable culture du cash au sein de l’entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation des relances et souhaitez découvrir notre solution de recouvrement ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos réflexions.

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