Le recouvrement de vos créances manuel présente de nombreuses limites. Non seulement, il rend le processus de recouvrement particulièrement chronophage, mais en plus, il allonge les délais de traitement. Et ce n’est là que quelques exemples des inconvénients du traitement manuel du recouvrement de créances.
Or, cela revêt une grande importante puisque la gestion du recouvrement a des conséquences directes sur les rentrées d’argent attendues par l’entreprise, et donc sa trésorerie. C’est alors que le recouvrement automatisé, à l’aide d’un logiciel de recouvrement, s’avère être la solution pour un processus de recouvrement optimisé. Explications.
Quels sont les défis du recouvrement de créances manuel ?
Le recouvrement de créances manuel confronte l’entreprise et ses collaborateurs a de nombreux défis.
Tout d’abord, le recouvrement manuel des créances clients en retard impacte négativement la productivité des équipes et réduit l’efficacité des actions menées. En effet, devoir traiter manuellement chaque dossier de recouvrement nécessite d’importantes ressources humaines. Les collaborateurs doivent effectuer de nombreuses micro-tâches pour recueillir les informations, réaliser les bonnes actions de recouvrement au bon moment, et suivre les dossiers. Cela prend énormément de temps.
D’autre part, ce traitement manuel du recouvrement est à l’origine d’erreurs dans le suivi des factures et des relances. Par exemple, un collaborateur peut relancer un client qui a déjà régularisé sa situation. Or, cela peut nuire à la relation commerciale, le client se sentant offensé. Autre exemple, le dépassement du délai de prescription qui conduit au passage en pertes du montant de la facture devenue irrécouvrable.
En outre, pour les équipes chargées de recouvrer les impayés, il est difficile de prioriser les actions de recouvrement.
Mais, le recouvrement de créances manuel présente également des limites importantes pour la direction de l’entreprise. Le dirigeant, le DAF ou encore le comptable manquent de visibilité sur l’état des créances. Ils n’ont pas accès à des données mises à jour en temps réel et n’ont pas de tableau de bord synthétique présentant les indicateurs clés comme le DSO. Par conséquent, cela complexifie la prise de décisions stratégiques.
Enfin, le traitement manuel du processus de recouvrement engendre des difficultés pour coordonner les actions avec les autres services. Rappelons que la gestion des impayés ne concerne pas uniquement les comptables et les chargés de recouvrement. C’est un sujet qui intéresse également le service commercial.
Quel est l’impact des retards de paiement sur la trésorerie ?
Au-delà des conséquences organisationnelles de la gestion manuelle du processus de recouvrement de créances, il existe des conséquences importantes pour la trésorerie de l’entreprise.
Avoir des factures impayées implique pour l’entreprise un retard dans les flux entrants attendus. Or, cela peut entraîner des décalages de trésorerie conséquents menant à une réduction des liquidités disponibles pour réaliser les opérations courantes et les investissements. Si la situation perdure, une défaillance de paiement conduisant à la cessation des paiements peut même être crainte.
De plus, une trésorerie moins saine augmente la dépendance aux financements externes. L’entreprise se voit contrainte de recourir à des financements à court terme souvent coûteux (augmentation du découvert autorisé, affacturage, etc.).
Et, ces tensions de trésorerie peuvent aussi engendrer une dégradation des relations avec les fournisseurs et les partenaires si l’entreprise tarde à les régler par manque de trésorerie, par exemple.
Quels sont les bénéfices du recouvrement automatisé des créances ?
L’automatisation du recouvrement de créances offre de nombreux avantages.
Tout d’abord, l’adoption d’un outil pour automatiser le recouvrement de créances permet de centraliser efficacement les données. Tout est au même endroit, renseigné de manière fiable et en liant avec votre logiciel de facturation. C’est également, ce qui permet d’avoir des données mises à jour en temps réel pour éviter les relances inappropriées, et favoriser les prises de décision éclairées.
Le recouvrement automatisé des créances permet également d’accroître la traçabilité des actions de recouvrement. Vous pouvez consulter l’historique des actions et identifier facilement la prochaine étape. Gain de temps et efficacité assuré. Les délais de traitement sont réduits pour augmenter vos chances d’obtenir un paiement rapidement.
L’automatisation du recouvrement de créances permet aussi de prévoir plus efficacement les encaissements. Par exemple, l’IA a la capacité d’analyser le comportement des payeurs et de prévoir les encaissements avec une plus grande précision. C’est donc une solution efficace pour prévenir les retards et le traiter plus efficacement.
Concrètement, cela passe par la mise en place d’un logiciel de recouvrement adapté à vos besoins.
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Conclusion
Les processus de recouvrement manuels ne sont pas optimaux. Ils manquent de fiabilité, rendent les actions de recouvrement chronophages et peuvent causer des tensions de trésorerie. Au contraire, en passant à un processus automatisé pour le recouvrement de vos créances, vous bénéficiez d’un outil fiable, mis à jour en temps réel qui permet d’avoir un vision claire et précise des factures impayées, et des actions en cours. C’est la solution idéale pour l’optimisation de votre trésorerie et l’amélioration des relations clients.
