Le lettrage comptable est une opération qui vise à associer les écritures comptables d’une facture et de son règlement, permettant ainsi de vérifier le bon paiement des factures et de détecter d’éventuels retards ou erreurs. Concrètement, il s’agit d’affecter un code unique, souvent une lettre ou une combinaison de lettres, aux écritures correspondant aux débits et crédits liés à une transaction. Cette technique facilite le suivi des règlements, en distinguant les écritures lettrées, représentant les factures payées, de celles non lettrées, qui indiquent les factures en attente. Le lettrage peut être effectué manuellement ou de manière automatisée, et il contribue à la préparation de la clôture comptable en assurant la cohérence des comptes clients et fournisseurs.
Vous découvrirez dans cet article les 6 tâches les plus chronophages du lettrage manuel et nous vous présenterons comment optimiser ces tâches et ainsi renforcer l’efficacité de votre équipe mais aussi de la gestion comptable.
Identification du donneur d’ordre
Une des étapes du processus de lettrage comptable consiste à identifier le donneur d’ordre, mais cette étape peut s’avérer particulièrement gourmande en temps, surtout lorsque les informations requises ne sont pas clairement indiquées dans les paiements ou si celles-ci s’avèrent être incomplètes ou ambiguës.
Face à un paiement reçu sans mention explicite du donneur d’ordre, les comptables se retrouvent souvent à devoir mener des recherches approfondies pour identifier celui-ci. Les équipes comptables se retrouvent à devoir consulter diverses sources, telles que les factures émises, les communications avec les clients, ou même à les contacter directement afin de clarifier les informations. Le temps passé à la réalisation de cette opération est du temps en moins consacré par vos équipes à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Afin d’optimiser cette tâche, il est possible d’utiliser un logiciel de lettrage comptable automatique. Ces outils s’appuient sur l’intelligence artificielle et sont capables d’automatiser le lettrage comptable en associant automatiquement les paiements aux donneurs d’ordre en se basant sur des critères personnalisables.
De plus, ces outils sont capables d’apprendre des habitudes de paiement de vos clients, améliorant ainsi la précision et la rapidité de l’identification du donneur d’ordre. Un logiciel comme CashOnTime, permet une détection et une identification automatiques des donneurs d’ordre, réduisant ainsi le temps nécessaire à votre équipe pour effectuer cette opération.
Analyse et rapprochement manuel des factures et des paiements
Le rapprochement manuel des factures et de leurs paiements représente un travail indispensable dans la gestion comptable d’une entreprise, bien que celui-ci puisse s’avérer chronophage et fastidieux.
Ce travail nécessite de rapprocher les factures émises ou reçues aux paiements correspondants, en s’assurant que chaque transaction est correctement enregistrée et attribuée. Lorsqu’il est fait manuellement ce rapprochement requiert plusieurs étapes, telles que la récupération des données de facturation, l’examen des relevés bancaires, et la saisie manuelle des informations pour établir les correspondances entre les factures et les paiements.
Cette tâche est effectuée manuellement dans de nombreuses entreprises et nécessite un certain niveau d’exigence car elle requiert une attention minutieuse afin d’éviter de potentielles erreurs de saisie ou des rapprochements incorrects.
Le risque d’erreur est élevé, en particulier lorsque les informations sont incomplètes ou peu claires. Par exemple, si sur une facture donnée le numéro de commande ou le donneur d’ordre n’est pas mentionné explicitement, le comptable doit alors procéder à des recherches additionnelles pour identifier la transaction associée. Cela augmente non seulement le temps nécessaire au rapprochement mais augmente également le risque d’erreurs humaines, pouvant impacter significativement l’exactitude des comptes et la gestion de la trésorerie.
Les situations complexes, comme les paiements partiels ou les règlements de multiples factures en une seule opération, rendent le processus d’autant plus délicat et sujet aux erreurs.
Chaque transaction doit être examinée avec soin par les équipes comptables pour confirmer que les montants, les dates, et les références soient corrects, ce qui représente un défi supplémentaire, notamment pour les entreprises qui reçoivent un volume élevé de transactions.
L’automatisation du lettrage comptable peut permettre de gagner du temps dans la réalisation de cette tâche. Ces outils d’automatisation permettent d’effectuer le rapprochement des factures et des paiements en suivant des règles de correspondance prédéfinies. Les logiciels de lettrage comptable automatique offrent la possibilité de configurer des règles de correspondance basées sur des algorithmes, permettant un rapprochement automatique et simplifié des factures avec les paiements correspondants. Ces outils diminuent de manière considérable le temps nécessaires pour effectuer ce rapprochement, tout en supprimant les erreurs humaines.
La société Athome reçoit environ 200 000 factures par an ce qui occupait une équipe de 3 personnes quasiment 100 % de leur temps pour le lettrage. Découvrez comment l’automatisation du lettrage comptable a permis à cette société de gagner un temps considérable.
Gestion des écarts et des erreurs de lettrage comptable
La gestion des écarts et des erreurs dans le lettrage comptable est une tâche essentielle mais souvent complexe et chronophage. Ces écarts, causés par des erreurs de saisie, des différences de montants ou des ajustements tels que des remises, doivent être identifiés et corrigés manuellement. Cela implique une comparaison minutieuse entre factures et paiements, en tenant compte des ajustements éventuels, ce qui peut rapidement devenir délicat, notamment pour les entreprises traitant un grand volume de transactions.
Les erreurs de lettrage comptable peuvent avoir des impacts importants sur les rapports financiers et la gestion de la trésorerie. Des écarts non résolus peuvent entraîner des incohérences dans les comptes, ce qui peut affecter la fiabilité des bilans et des états de résultats. Il est donc indispensable de disposer de mécanismes efficaces pour détecter et corriger ces écarts de manière rapide et précise.
Pour optimiser cette tâche chronophage, l’utilisation de systèmes d’alerte automatique et de suggestions d’ajustements peut être très bénéfique. Les logiciels de lettrage comptable automatique peuvent détecter automatiquement les écarts entre les factures et les paiements et générer des états listant les paiements sur lesquels une intervention humaine est nécessaire. Vous pouvez paramétrer dans la solution de lettrage comptable les cas particuliers auxquels vous faites face (écart dû à un report sur compte client, écart d’arrondi …) de sorte à pouvoir lettrer manuellement les lettrages avec écarts, rendant ainsi la gestion des écarts beaucoup plus simple et rapide pour les équipes.
Suivi manuel des paiements et gestion d’un grand volume de factures
La gestion manuelle des paiements pour un grand volume de factures représente une tâche délicate. La difficulté s’accroît considérablement lorsque l’on doit lettrer des centaines, voire des milliers de factures pour un seul règlement, rendant l’identification des combinaisons de lettrage adéquates particulièrement complexe voir casi impossible.
Il est nécessaire d’examiner soigneusement chaque facture pour s’assurer que les paiements reçus correspondent exactement aux montants facturés. Cette vérification, qui peut s’avérer fastidieuse et sujette à des erreurs, est compliquée du fait de la nécessité de repérer les écarts dans un grand volume de transactions. Les déductions, notes de débit, remises, et autres ajustements doivent être identifiés et gérés avec précision.
À titre d’exemple, si un client règle une facture en appliquant une déduction, il est indispensable d’identifier cette information avec exactitude pour maintenir la cohérence des comptes. Cette gestion manuelle, en plus d’être chronophage, est également source d’erreurs potentielles, pouvant affecter la gestion de la trésorerie.
Pour améliorer l’efficacité de cette tâche, des logiciels de lettrage comptable automatique, comme CashOnTime, sont en capacité de traiter automatiquement les avis de paiement envoyés au préalable par les Clients. L’interprétation de ces avis de paiement permet de réserver les factures annoncées et n’ayant aucun écart et de mettre en exergue les lignes en anomalie (déduction, note de débit, différence de montant). Le gain de temps sur ces virements extrêmement chronophage est considérable.
Suivi manuel des paiements partiels ou retardés
Le suivi manuel des paiements partiels ou retardés représente un défi pour les équipes comptables d’une entreprise, devenant particulièrement complexe et prenant beaucoup de temps. En effet cette tâche nécessite une vérification minutieuse de chaque paiement pour s’assurer qu’il est correctement attribué à la facture concernée, surtout lorsque les clients choisissent de régler en plusieurs paiements ou rencontrent des retards.
Cela exige de passer en revue les relevés bancaires, de comparer les montants perçus aux factures émises et d’ajuster les enregistrements en conséquence. La vérification de chaque paiement partiel pour identifier la facture correspondante peut être particulièrement complexe, surtout lorsqu’il existe de nombreuses factures en attente de paiement.
Ce suivi manuel peut avoir un impact sur la productivité de l’équipe comptable. Pour faire face à ces défis, il peut être judicieux d’adopter une solution automatique de suivi des paiements, permettant d’effectuer des relances automatiques. Des logiciels comme CashOnTime permettent de faciliter le suivi en temps réel des paiements partiels, la génération de notifications de pré-échéance et/ou des promesses de règlement et des relances automatiques, réduisant ainsi le temps requis pour accomplir cette tâche.
Reporting et analyses chronophages
La création de rapports sur l’état du lettrage comptable est essentielle pour une gestion financière efficace. Réalisée manuellement, cette tâche nécessite de collecter et de compiler des données provenant de multiples sources (relevés bancaires, factures, enregistrements comptables), tout en garantissant leur cohérence.
Cette tâche fastidieuse demande un temps conséquent et une attention rigoureuse, notamment pour préparer des bilans et des états financiers précis. De plus, le travail manuel augmente le risque d’erreurs, qui peuvent affecter la fiabilité des comptes et influencer les décisions stratégiques.
Les outils de lettrage comptable intègrent des outils de reporting permettant ainsi de faire gagner un temps important à vos équipes comptables. Ces outils facilitent la génération de rapports en temps réel, en automatisant la collecte et la compilation des données. Ces technologies permettent de réduire le temps nécessaire à la création de rapports, tout en améliorant la précision de ceux-ci et facilitant la prise de décision rapide et éclairée.
Conclusion
Le lettrage manuel en comptabilité est une série d’opérations qui prennent du temps, incluant l’identification de l’émetteur, l’analyse et le rapprochement manuel des factures et des paiements, la gestion des divergences et des erreurs, le suivi des paiements incomplets ou en retard, ainsi que l’élaboration de rapports financiers. Ces activités sont non seulement chronophages mais augmentent également le risque d’erreurs, ce qui peut compromettre la précision de la comptabilité et la gestion de la trésorerie.
L’automatisation du processus de lettrage comptable est donc essentielle pour améliorer l’efficacité de ces tâches.
Les solutions automatisées, comme les logiciels spécialisés, offrent la possibilité de faire correspondre automatiquement les factures et les paiements, d’identifier les écarts, de produire des rapports en temps réel, et de relancer de manière proactive les clients ayant des retards de paiement. Ces outils ne se contentent pas de faire gagner du temps ; ils augmentent également l’efficacité et la précision des processus comptables et permettent d’harmoniser les processus.
En intégrant des solutions automatisées, les équipes comptables peuvent alors se focaliser sur des activités à plus grande valeur ajoutée, comme l’analyse financière et l’élaboration de stratégies de gestion de la trésorerie ou le recouvrement et le suivi des créances.
L’automatisation représente ainsi un pilier fondamental pour booster la productivité et la fiabilité des processus comptables. Il est temps de franchir le pas et de tirer parti des avantages qu’offrent les technologies modernes en matière de lettrage comptable.
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