Nous avons travaillé sur notre stratégie de relance, et les agents de recouvrement sont désormais drivés dans leur mission.
Le leader de l’information professionnelle
Groupe de presse français, Le Moniteur est spécialisé dans l’information cross media à destination des professionnels de la construction, des collectivités locales et du secteur public. Chaque mois, il compte plus de 2 400 000 internautes, 1 225 000 lecteurs et 7 000 participants à divers événements.
Leader de l’information à destination des professionnels, Le Moniteur dispose d’une offre variée :
- Presse (20 publications, 150 journalistes)
- Services numériques (20 sites web, avis d’appels d’offres, offres d’emploi…)
- Autres services (conférences, clubs métiers, 6 salons annuels, formations…).
En 2014, le groupe compte 550 collaborateurs et 125 millions d’euros de chiffre d’affaires.
Une solution de recouvrement à renouveler
Le Moniteur recense environ 3 000 comptes clients dont 40% du secteur public (organisations relevant de la fonction d’Etat, de la fonction territoriale ou hospitalière) et 60% du secteur privé (PME, grands comptes…).
Deux équipes sont chargées de s’assurer du paiement des nombreuses factures émises par le groupe (la facture moyenne s’élevant à 3 000€). Une équipe de 4 personnes se charge du premier niveau de relance. Si l’impayé perdure, une deuxième équipe prend le relai pour la phase précontentieux (mise en demeure et mise au contentieux).
En 2012, le logiciel de recouvrement utilisé par Le Moniteur n’est plus maintenu et celui-ci doit rapidement trouver une nouvelle solution adaptée à ses besoins.
Le choix CashOnTime Collection et DIMO Software
« Nos critères de choix de notre nouvelle solution de recouvrement étaient clairement identifiés », explique Julien Raynaud, Adjoint au Directeur Financier. « Celle-ci devait être adaptée à la volumétrie du groupe et à notre méthodologie. D’autre part, elle devait faire preuve de souplesse aussi bien concernant son fonctionnement que pour l’accès à l’outil », ajoute-t-il.
« Nous avons choisi la solution CashOnTime Collection qui remplissait ces conditions et qui s’est avérée très compétitive »
« De plus, nous connaissions déjà la disponibilité et la proximité des équipes DIMO Software puisque nous sommes clients Cashontime Allocation (générateur d’écritures comptables). Aussi, nous avons décidé de renouveler notre confiance à ces mêmes équipes pour l’outil de recouvrement et suivi de créances » ajoute M. Raynaud.
CashOnTime Collection, un outil structurant
Au quotidien, Le Moniteur apprécie la souplesse de la solution qui lui permet de structurer son recouvrement de créances de manière précise et de disposer d’une information fiable sur les comptes clients.
Julien Raynaud souligne la souplesse de la solution à différents points de vue :
- son fonctionnement : Le Moniteur a trouvé en CashOnTime Collection, une solution qui s’adapte à sa méthodologie de recouvrement de créances en combinant les relances téléphoniques, emails et papier (lettres de relance). Ainsi, plusieurs scénarii de relance sont mis en place et personnalisés en fonction des clients et des prestations facturées.
- son accessibilité : grâce à une offre SaaS, CashOnTime Collection est facilement accessible via un simple navigateur internet. Les collaborateurs de la société Le Moniteur peuvent ainsi accéder très facilement à l’outil, qu’ils soient en télétravail, en déplacement, dans une agence du groupe…
D’autre part, avec CashOnTime Collection, Le Moniteur bénéficie d’une solution structurante : « nous avons travaillé sur notre stratégie de relance, et les agents de recouvrement sont désormais drivés dans leur mission » explique Julien Raynaud. Ces derniers sont attachés à un portefeuille de comptes clients et, quotidiennement, ils disposent d’un flux de tâches à honorer et de mails à traiter. Chaque jour, les lettres de relance sont générées par CashOnTime Collection et mises au courrier. Le traitement des litiges est dispatché entre les différentes équipes en fonction de l’objet du litige (commercial, administration des ventes…).
Grâce à une qualification des contacts dans CashOnTime Collection, Le Moniteur bénéficie d’une information beaucoup plus qualitative.
Pour l’Adjoint au Directeur Financier, un des bénéfices essentiels de CashOnTime Collection est le monitoring de la balance clients et des encours. Il dispose ainsi d’une bonne visibilité sur les comptes clients soldés et non soldés.
L’accompagnement DIMO Software
Tout au long du projet CashOnTime Collection, et encore aujourd’hui, Le Moniteur a apprécié le travail en binôme avec les équipes DIMO Software. « Nous devons souligner la disponibilité et la qualité d’écoute de DIMO Software qui nous accompagne au quotidien dans nos demandes d’évolution de la solution auprès de l’éditeur » conclut Julien Raynaud.
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