{"id":65708,"date":"2023-02-01T11:01:03","date_gmt":"2023-02-01T10:01:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/?p=65708"},"modified":"2024-10-22T11:51:31","modified_gmt":"2024-10-22T09:51:31","slug":"pyrex-gestion-de-cuentas-por-cobrar","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/clientes\/pyrex-gestion-de-cuentas-por-cobrar\/","title":{"rendered":"Pyrex mejora su gesti\u00f3n de cobros con la plataforma CashOnTime"},"content":{"rendered":"<blockquote><p>Empezamos con un 40-45% de letras. Ahora llegamos al 70%, con picos del 90-95%.<\/p><\/blockquote>\n<h2>International Cookware, sociedad matriz de Pyrex y Duralex<\/h2>\n<p>International Cookware (ventas: 2021 millones de euros, 420 empleados, unas 30 personas en oficinas extranjeras) es un holding que gestiona esencialmente dos marcas muy conocidas por el p\u00fablico franc\u00e9s: Pyrex y Duralex. Tambi\u00e9n tiene filiales inglesas, espa\u00f1olas e italianas.<\/p>\n<p>El departamento de contabilidad de la sede de Ch\u00e2teauroux se encarga de todos los aspectos relacionados con el cobro, el control de cr\u00e9ditos y los recordatorios.<\/p>\n<p>Albert Msihid, RAF, dirige la unidad de Cobros. En una sesi\u00f3n web con Fanny Rondet, Directora Comercial de DIMO Software, nos habla del problema de agilidad al que ha tenido que hacer frente y de c\u00f3mo la plataforma CashOnTime -desplegada en todas las filiales y en la empresa principal Pyrex- le ha ayudado a aumentar el rendimiento.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>\u00bfDesea ver el testimonio de International Cookware?<\/strong><\/p>\n\n<div class=\"ast-oembed-container \" style=\"height: 100%;\"><iframe title=\"CashOnTime - Digitaliser le processus order-to-cash - T\u00e9moignage de la soci\u00e9t\u00e9 Cookware International (1)\" src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/video\/833290420?h=a5ef26a1e6&amp;dnt=1&amp;app_id=122963\" width=\"500\" height=\"281\" frameborder=\"0\" allow=\"autoplay; fullscreen; picture-in-picture; clipboard-write\"><\/iframe><\/div>\n<h2>Registro lento de los cobros<\/h2>\n<p>El departamento del Sr. Msihid (compuesto originalmente por 4 personas) utilizaba un software basado en IBM AS400, que carec\u00eda de agilidad para el registro de los cobros, la reclamaci\u00f3n y el seguimiento de las cuentas por cobrar.<br>\nAntes de implantar CashOnTime, el departamento de cobros procesaba :<\/p>\n<ul>\n<li>Cobros todas las ma\u00f1anas a la recepci\u00f3n de los extractos bancarios para la <a href=\"\/es\/letra-contable-automatizada\/\">contabilizaci\u00f3n<\/a> manual, l\u00ednea por l\u00ednea, de las cuentas a cobrar (casi 4 horas\/d\u00eda).<\/li>\n<li>Reclamaciones y <a href=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/articulos\/cobro-de-deudas\/\">cobros<\/a> todas las tardes.<\/li>\n<li>Cada miembro del personal ten\u00eda una cartera asignada, pero era capaz de gestionar todos los cobros.<\/li>\n<\/ul>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-66209 aligncenter\" src=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/la-chronophagie-des-enregistrements-d-encaissements.jpg\" alt=\"chronophagie enregistrements encaissements\" width=\"1024\" height=\"683\" srcset=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/la-chronophagie-des-enregistrements-d-encaissements.jpg 1024w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/la-chronophagie-des-enregistrements-d-encaissements-360x240.jpg 360w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/la-chronophagie-des-enregistrements-d-encaissements-710x474.jpg 710w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/p>\n<h2>Principales limitaciones organizativas<\/h2>\n<p>Seg\u00fan el Sr. Msihid, se necesitaba una herramienta flexible y rentable para agilizar la fase de inscripci\u00f3n y, al mismo tiempo, hacer el proceso m\u00e1s fiable y evitar errores de reserva, dado que no era posible la contrataci\u00f3n. Adem\u00e1s, desde hace 4 a\u00f1os, el departamento gestiona directamente la GMS (Grande et Moyenne Surface), tarea que antes externalizaba. Sin embargo, la gesti\u00f3n de las grandes cuentas es un asunto complejo: puede haber un pagador para 25 c\u00f3digos de cliente, o un solo cliente puede pagar m\u00e1s de 100 facturas, y as\u00ed sucesivamente. El tiempo diario perdido en tareas de escaso valor a\u00f1adido era considerable.<\/p>\n<p>\u00abTodas las ma\u00f1anas, envi\u00e1bamos previamente cada cobro a todas nuestras cuentas bancarias. Dependiendo del volumen, esto representaba unos veinte cobros al d\u00eda. Algunos clientes pagaban entre 30 y 50 facturas. Tambi\u00e9n hay un patr\u00f3n estacional en la recepci\u00f3n de efectivo, con picos sobre todo a principios y finales de mes. Tambi\u00e9n est\u00e1bamos un poco desbordados por la gesti\u00f3n del negocio de los supermercados.<\/p>\n<h2>La soluci\u00f3n de rotulaci\u00f3n autom\u00e1tica de cobros \u00abCashOnTime Allocation\u00bb, una continuaci\u00f3n l\u00f3gica<\/h2>\n<p>\u00abDescubrimos CashOnTime Allocation cuando est\u00e1bamos instalando otra soluci\u00f3n para los asientos contables. Los procesos, que consum\u00edan mucho tiempo, nos imped\u00edan llevar a cabo de forma eficaz los procedimientos de recordatorio, realizar an\u00e1lisis y producir informaci\u00f3n \u00fatil para la gesti\u00f3n de la tesorer\u00eda. Pasamos por un factor: cuanto m\u00e1s facturamos, m\u00e1s nos pagan nuestros clientes, menos deducciones tenemos a nivel de factor y m\u00e1s efectivo tenemos\u00bb, explica el Sr. Msihid.<\/p>\n<h2>Mantener buenas relaciones con los clientes<\/h2>\n<p>La actualizaci\u00f3n directa de las cuentas de los clientes evita la necesidad de volver a comprobar las facturas para posibles recordatorios. Tambi\u00e9n evita problemas comerciales delicados, como reclamar varias veces a un cliente por varias facturas diferentes que puede haber pagado. CashOnTime Allocation permite disponer de la informaci\u00f3n de forma inmediata. El servicio tambi\u00e9n utiliza CashOnTime Collection para los recordatorios por la tarde. \u00abEstamos al corriente directamente de los cobros. Nuestros recordatorios est\u00e1n en l\u00ednea con la cuenta del cliente, que a su vez est\u00e1 al d\u00eda\u00bb, se\u00f1ala el Sr. Msihid.<\/p>\n<p>La m\u00e1xima de DIMO Software: \u00abUna buena letra hace una buena <a href=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/articulos\/recordatorio-para-clientes\/\">reclamaci\u00f3n<\/a>, o una buena reclamaci\u00f3n hace una buena letra\u00bb. En efecto, es muy dif\u00edcil reclamar a un cliente importante diez facturas cuando no se ha registrado el cobro de la ma\u00f1ana. Se produce un efecto de bola de nieve en los comerciales a los que el cliente se queja m\u00e1s tarde. Hemos observado una notable mejora gracias a la frescura de los datos\u00bb, afirma Msihid.<img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-66203\" style=\"font-size: 16px; font-style: inherit; font-weight: inherit; color: var(--noirpur); font-family: DIMOCenturyGothic, sans-serif;\" src=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/conserver-une-bonne-relation-client.jpg\" alt=\"conserver relation client\" width=\"1024\" height=\"683\" srcset=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/conserver-une-bonne-relation-client.jpg 1024w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/conserver-une-bonne-relation-client-360x240.jpg 360w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/conserver-une-bonne-relation-client-710x474.jpg 710w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/p>\n<h2>Implantaci\u00f3n de una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n de cobros: comentarios y consejos<\/h2>\n<h3>La fase de dise\u00f1o<\/h3>\n<p>La fase inicial de dise\u00f1o re\u00fane al cliente y al proveedor de servicios para definir los requisitos funcionales, el negocio, las discrepancias encontradas, c\u00f3mo gestionarlas, definir el grado de automatizaci\u00f3n, identificar reglas espec\u00edficas, y as\u00ed definir c\u00f3mo se van a configurar las interfaces.<\/p>\n<p>\u00abHubo un an\u00e1lisis muy detallado de nuestro sistema contable, nuestros m\u00e9todos de trabajo, nuestras tipolog\u00edas de clientes, nuestros distintos tipos de cobros (cr\u00e9ditos documentarios, anticipos, proforma, etc.). Cuando todav\u00eda no tenemos la factura, la metemos en PNI (pago no alquilable en ausencia de factura). Todas estas especificidades se han integrado y se han realizado varios desarrollos en consecuencia. La calidad de la escucha y la comprensi\u00f3n de los expertos de DIMO Software ha sido excepcional durante esta fase preliminar, crucial para la puesta en producci\u00f3n del sistema\u00bb.<\/p>\n<p>El Sr. Msihid cree que la profunda experiencia de DIMO Software en la fase preliminar es de fiar: \u00abEllos mismos han acumulado experiencia con sus clientes. Comprendieron lo que ya no quer\u00edamos hacer. Necesit\u00e1bamos un sistema que fuera r\u00e1pido, fiable y que se ajustara -s\u00f3lo que mejor- a lo que hac\u00edamos antes.<\/p>\n<h3>Una base con caracter\u00edsticas espec\u00edficas<\/h3>\n<p>\u00abEl desarrollo implic\u00f3 una combinaci\u00f3n de la experiencia de DIMO Software, la experiencia funcional del cliente y sus equipos, y la experiencia t\u00e9cnica del sistema contable ERP. La plataforma CashOnTime no requiere ning\u00fan requisito previo.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignright size-medium wp-image-66211\" src=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/une-base-et-des-specificites-360x240.jpg\" alt=\"une base et des specificites\" width=\"360\" height=\"240\" srcset=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/une-base-et-des-specificites-360x240.jpg 360w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/une-base-et-des-specificites-710x474.jpg 710w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/une-base-et-des-specificites.jpg 937w\" sizes=\"(max-width: 360px) 100vw, 360px\" \/><\/p>\n<p>Se proporciona una base de datos para los formatos de archivo, y ciertos campos son obligatorios. Cuando DIMO Software recupera el repositorio de facturas pendientes, se requiere como m\u00ednimo el n\u00famero de documento, el cliente adjunto y el importe. Los campos personalizables permiten a DIMO Software almacenar los datos del cliente \u00fatiles para identificar al pagador, la persona de contacto con la que hay que volver a ponerse en contacto, organizar los informes de CashOnTime Collection, y cualquier otro criterio que permita a DIMO Software realizar el carteo autom\u00e1tico\u00bb, explica Fanny Rondet.<\/p>\n<p>Si el cliente tiene experiencia interna en sistemas ERP y de contabilidad, los expertos de DIMO Software trabajar\u00e1n con \u00e9l para elaborar las especificaciones. Si el cliente trabaja con un integrador, \u00e9ste participar\u00e1 en el proyecto de implantaci\u00f3n, ya que tendr\u00e1 que abrir cierta informaci\u00f3n.<\/p>\n<h3>Beneficios medibles<\/h3>\n<p>Pyrex despleg\u00f3 primero CashOnTime Allocation y despu\u00e9s CashOnTime Collection. El feedback sobre la plataforma abarca un periodo de 8 a 18 meses.<\/p>\n<ul>\n<li>Ahorro de tiempo considerable (65-70% de asignaci\u00f3n autom\u00e1tica, un ahorro de 1 ETC). \u00abEl proceso de cobro dura normalmente entre 30 y 45 minutos. Esto reduce el estr\u00e9s de la comprobaci\u00f3n sistem\u00e1tica l\u00ednea por l\u00ednea\u00bb, afirma Msihid. En cuanto a la asignaci\u00f3n, CashOnTime se autoenriquece con la experiencia de las rotulaciones anteriores, aumentando as\u00ed el porcentaje de rotulaci\u00f3n. \u00abEmpezamos con un 40-45%. Ahora llegamos al 70%, con picos del 90-95%\u00bb.<\/li>\n<li>Fiabilidad del sistema gracias a los datos actualizados de la cuenta del cliente, que permiten realizar recordatorios peri\u00f3dicos de alta calidad en tiempo real.<\/li>\n<li>Indicadores clave de rendimiento en tiempo real (balance de sumas pendientes de cobro, seguimiento <a href=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/articulos\/dso\/\">de la deuda pendiente de cobro<\/a>, etc.). \u00abPodemos enviar el balance de sumas y saldos al cliente factura por factura. Antes, proces\u00e1bamos el balance de sumas y saldos antiguos manualmente, extrayendo los datos del sistema. Ten\u00edamos que clasificarlos, crear filtros y enviarlos a cada cliente. Ahora, el balance de sumas y saldos se extrae directamente del sistema, cliente por cliente, factura por factura. A petici\u00f3n, podemos enviar una factura, un extracto de cuenta, etc. de forma autom\u00e1tica y directa. No se pierde tiempo.<\/li>\n<li>Escalabilidad del sistema: El modo SaaS y las actualizaciones autom\u00e1ticas peri\u00f3dicas le permiten despreocuparse de la log\u00edstica.<\/li>\n<li>El amplio soporte de DIMO Software y su m\u00e1xima capacidad de reacci\u00f3n hacen que la herramienta est\u00e9 en constante evoluci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Gesti\u00f3n de art\u00edculos de clientes: la calidad de la informaci\u00f3n entrante garantiza la fiabilidad del sistema.<\/h2>\n<p>La tasa de automatizaci\u00f3n de las cartas depende de varios factores: los datos almacenados en los ficheros recuperados por CashOnTime (extractos de cuenta), el tratamiento o no de los albaranes de clientes o de los avisos de pago, y la posibilidad o no de desplegar informaci\u00f3n adicional.<\/p>\n<p>El nivel de automatizaci\u00f3n autorizado por el cliente es crucial: CashOnTime Allocation est\u00e1 dise\u00f1ado para dar carta al 100% de los casos\u2026 \u00a1pero no es magia! Sin informaci\u00f3n, sin datos, sin historial, no puede funcionar de forma \u00f3ptima. As\u00ed que se detiene en los l\u00edmites fijados por el cliente. Para Fanny Rondet: \u00abPor ejemplo, se puede configurar el sistema para que facture autom\u00e1ticamente hasta \u201cn\u201d facturas por el mismo importe en la fecha de vencimiento m\u00e1s antigua. Tambi\u00e9n podemos pasar autom\u00e1ticamente las diferencias de c\u00e9ntimos con un umbral de tolerancia determinado. Si el programa tiene la menor duda, no realiza la facturaci\u00f3n autom\u00e1tica. Pero no se detiene, porque hace propuestas al usuario, que arbitra en funci\u00f3n de los \u00edndices de confianza. As\u00ed se ahorra tiempo en el resto del proceso\u00bb.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-66207 size-medium\" src=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/gestion-du-poste-clients-la-qualite-de-l-information-entrante-garantit-la-fiabilite-du-systeme-360x240.jpg\" alt=\"gestion poste clients\" width=\"360\" height=\"240\" srcset=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/gestion-du-poste-clients-la-qualite-de-l-information-entrante-garantit-la-fiabilite-du-systeme-360x240.jpg 360w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/gestion-du-poste-clients-la-qualite-de-l-information-entrante-garantit-la-fiabilite-du-systeme-710x474.jpg 710w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/gestion-du-poste-clients-la-qualite-de-l-information-entrante-garantit-la-fiabilite-du-systeme.jpg 1024w\" sizes=\"(max-width: 360px) 100vw, 360px\" \/><\/p>\n<p>Con CashOnTime Collection, el cliente elabora estrategias de recordatorio. El env\u00edo autom\u00e1tico de cartas se lanza cuando se importan las facturas por la ma\u00f1ana y se reciben los extractos de cuenta. Los datos se introducen en el ERP, CashOnTime Collection se actualiza y se lanza la estrategia de recordatorio (correo electr\u00f3nico, correo postal, acciones). El gestor de cobros puede definir una hora concreta de inicio de la reclamaci\u00f3n, para preservar el tiempo de presentaci\u00f3n de ciertas reclamaciones, de retirada de otras, etc., garantizando as\u00ed la mayor fiabilidad posible de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<h2>Mantener el control del proceso<\/h2>\n<p>\u00abSiempre mantenemos el control de las reclamaciones. Hemos establecido un sistema de preaviso que permite a los clientes saber que en unas horas o d\u00edas recibir\u00e1n un extracto para el pago. Esto elimina la necesidad de reenviar facturas\u00bb, explica Msihid. Muchos clientes de CashOnTime configuran este escenario de recordatorio para enviar informaci\u00f3n, por ejemplo, una vez al mes a trav\u00e9s del extracto de facturaci\u00f3n. En t\u00e9rminos de volumen de procesamiento, el mayor cliente de CashOnTime procesa m\u00e1s de 1 mill\u00f3n de expedientes de clientes. El mayor cliente en t\u00e9rminos de cobros diarios supera los 15.000. Pyrex gestiona 450 clientes recurrentes activos con facturas b\u00e1sicas, teniendo en cuenta que la empresa s\u00f3lo vende a mayoristas o grandes minoristas. En total, la empresa tiene entre 800 y 1.000 clientes b\u00e1sicos.<\/p>\n<h2>Unas palabras sobre las acciones de seguimiento entre cobradores y comerciales<\/h2>\n<p>CashOnTime contribuye a desarrollar una \u00ab<a href=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/articulos\/cultura-de-caja\/\">cultura de caja<\/a>\u00bb al permitir a los comerciales conectarse en tiempo real. Su grado de implicaci\u00f3n en la cadena de cobro difiere de un perfil a otro: un comercial, por ejemplo, se conecta a la ficha del cliente para conocer las \u00faltimas acciones de recordatorio antes de una cita. Algunas entidades no dan acceso a la plataforma. En cambio, recurren a los comerciales para resolver los litigios. \u00abCuando el gestor de cobros crea un litigio (error de facturaci\u00f3n en un art\u00edculo), el comercial es informado por correo electr\u00f3nico en el flujo de validaci\u00f3n predefinido. Con un solo clic, es dirigido a la p\u00e1gina de litigios de CashOnTime, donde puede comentar, aprobar o rechazar el litigio del cliente y adjuntar documentos. En este caso, el comercial es un colaborador en el proceso de resoluci\u00f3n del litigio\u00bb, explica Fanny Rondet.<\/p>\n<p>CashOnTime Collection cuenta con un \u00abchatter\u00bb, un foro de debate donde los usuarios pueden hacer preguntas en tiempo real. Esto aleja a los usuarios de la mensajer\u00eda y ampl\u00eda el alcance de la informaci\u00f3n. En ausencia de un comercial, un empleado puede consultar un hist\u00f3rico de discusiones. En ausencia de un gestor de cobros, se pueden reasignar carteras. En cambio, un responsable comercial puede seguir a sus equipos a trav\u00e9s de un cuadro de mandos de bienvenida, y consultar los importes pendientes en las distintas carteras, los plazos de pago de los clientes y las extracciones de KPI (litigios por motivo, visualizaci\u00f3n de los impagados frente a las ventas, etc.).<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-66213 size-full\" src=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/un-mot-sur-les-actions-de-suivi-entre-les-charges-de-recouvrement-et-les-commerciaux.jpg\" alt=\"actions suivi entre charges recouvrement et commerciaux\" width=\"1024\" height=\"683\" srcset=\"https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/un-mot-sur-les-actions-de-suivi-entre-les-charges-de-recouvrement-et-les-commerciaux.jpg 1024w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/un-mot-sur-les-actions-de-suivi-entre-les-charges-de-recouvrement-et-les-commerciaux-360x240.jpg 360w, https:\/\/www.cashontime.com\/es\/wp-content\/uploads\/un-mot-sur-les-actions-de-suivi-entre-les-charges-de-recouvrement-et-les-commerciaux-710x474.jpg 710w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/p>\n<h2>Impulsar el seguimiento del rendimiento<\/h2>\n<p>El men\u00fa \u00abPilotaje\u00bb de Asignaci\u00f3n le permite seguir el rendimiento de las cartas en sus distintas fases: lo que aporta en cifras, porcentajes e importes. Tambi\u00e9n hay un desglose de los cobros por empresa, cuenta bancaria, divisa, etc. Se pueden identificar las desviaciones y los procesos internos entre filiales.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, podemos recuperar los compromisos contractuales de los clientes en las interfaces. \u00abEsta es la base sobre la que elaboramos el ratio de previsi\u00f3n de cobros, la entrada de efectivo entre los compromisos contractuales frente a los h\u00e1bitos de pago observados. Estos compromisos de los clientes se recuperan en forma de informaci\u00f3n almacenada en campos a trav\u00e9s de las interfaces establecidas entre los distintos sistemas ERP y CashOnTime\u00bb, concluye Fanny Rondet.<\/p>\n\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Empezamos con un 40-45% de letras. Ahora llegamos al 70%, con picos del 90-95%. 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